數字化技術在房地產檔案管理中的應用

文/龍口市檔案局　王耀波

數字化技術在房地產檔案管理中的應用

文/龍口市檔案局王耀波

本文分析了房地產檔案管理的特點，數字化技術在房地產檔案管理中的應用，提高資料利用率。

數字化技術；房地產檔案；應用

隨著經濟的逐步發展，高新技術在現實生活中的利用越來越廣泛。數字化技術作為現階段重點使用的技術之一，在諸多行業得到了普遍的應用。從目前的行業發展來看，房地產行業發展迅速，而且呈現出持續發展的態勢，在這樣的環境下，做好房地產檔案的管理，可以為行業健康發展提供有利的參考依據。由于房地產檔案具有數量多、規模大的特點，所以在檔案管理中積極地進行數字化技術的應用，可以有效地提升檔案管理質量。本文就數字化技術在房地產檔案管理中的應用進行分析，旨在強化認識，提高技術利用率，進而提升管理的效率。

一、房地產檔案管理的特點

（一）專業性和項目性。房地產檔案管理有自己的特點，突出表現在專業性和項目性上。就專業性而言，因為房地產檔案是在房地產的管理活動中形成的具有真實性的歷史資料，其產生的基礎是房地產特定的專業活動，所以其具有較強的專業性。就項目性而言，因為房地產的建設是以項目為區分的，所以檔案資料也是按照項目內容進行建立，因此，在檔案管理的時候，便會按照項目來進行。簡而言之，房地產檔案的產生具有專業性和項目性，所以在管理中也要重視這兩個特性。

（二）分散性和集中性。房地產檔案管理除了具有專業性和項目性的特點外，還擁有分散性和集中性的特點。就房地產開發而言，由于項目需要完成不同的工作，而每一項工作都具有差異性，所以對于不同工作的資料要進行分散管理，這就造成了管理的分散性特點。另一方面，雖然項目有不同的環節劃分，但是整體上具有統一性，所以在管理當中，項目資料需要進行集中保管。這也就形成了房地產檔案管理集中性的特點。簡言之，分散和集中的結合，使得檔案管理更具效率性。

二、數字化技術在房地產檔案管理中的應用

（一）在檔案檢索和查詢中的應用。數字化技術在房地產檔案管理中的應用價值巨大，首先體現在檔案檢索和查詢中。傳統的房地產檔案在進行檢索和查詢的時候，需要按照“問題”或者是“事由”來進行檔案位置的確定，然后再進行進一步的查詢。在利用了數字化技術之后，可以在數據庫中進行檔案資料的直接檢索，這就避免了檢索步驟的繁復化，使得檢索效率有了顯著的提升。另外，利用數字化技術，還可以打破時間和空間的限制，這就使得房地產檔案的檢索和查詢可以隨時隨地地進行，此種管理方式無疑會提高檔案的利用效率和價值。

（二）在系統權限設置方面的應用。數字化技術在房地產檔案管理過程中，在系統權限的設置方面也有著積極應用。在房地產檔案的數字化體系建設中，為了保證信息資料的完善性、全面性以及保密性，需要在系統中進行一定的安全權限設置。數字化技術能夠清楚地將檔案管理的環節進行劃分，然后在環節連接處進行權限設置，這樣，整個系統的環節性更加的明顯，安全性也得到了相應的提升。

（三）在檔案統計工作中的應用。數字化技術在房地產檔案管理中的另一個突出應用便是在統計工作中的應用。目前，由于信息技術和網絡技術的普遍利用，房地產檔案不僅會以文本的形式存在，更會以電子形式存在，利用數字化技術，可以在最短的時間內對電子檔案信息進行分類和編排，這會提升檔案統計工作的效率，而且這種數字化手段的應用，成功地解決了人工檔案在存儲和管理上的不便。傳統的紙質檔案容易受到各方面因素的影響而造成毀壞，比如腐爛或者火災等，這些毀壞會造成檔案統計的不完善，而利用數字化技術，可以將檔案資料壓縮成數字信息，進而進行保存，這樣，檔案的完整性和全面性都會得到保障，檔案統計的質量和效率也會提升。簡而言之，利用數字化技術，可以進一步加強房地產檔案統計工作的全面性，從而實現質量化和效率化。

（四）在檔案分析中的應用。數字化技術在房地產檔案管理中的最后一個突出應用體現在檔案分析中。檔案分析是檔案管理的重要內容，利用數字化技術，可以迅速地將電子檔案進行分類和整理，從而提取出有效的信息為管理效果的提升服務。利用數字化技術，檔案分析的效率會明顯提升，檔案管理的質量也會顯著加強。在進行檔案管理的時候，要想使得檔案的價值得到最大化的發揮，那么就必須進行檔案分析。數字化技術利用信息的手段，對檔案資料進行重新的分析和組合，這樣，檔案的價值便會得到提升，其利用的效果也會加強。

三、結語

隨著房地產市場的持續發展，房地產檔案的數量持續增加。數量繁多的檔案資料給有效地管理帶來的一定的困難，而管理難度的增加又會造成檔案資料利用價值的降低，所以積極地利用新技術促進房地產檔案的管理，提升其利用價值具有重要的意義。數字化技術是近年來發展起來的高新技術，在管理中具有突出的作用，利用數字化技術對房地產檔案進行管理，可以更加科學地掌控檔案資料，從而提高資料利用率，這對于檔案管理的價值提升而言意義重大。

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