教育教學(xué)檔案管理和利用

文/吉林省白城市洮北區(qū)第三幼兒園　趙麗輝

教育教學(xué)檔案管理和利用

文/吉林省白城市洮北區(qū)第三幼兒園趙麗輝

教育教學(xué)檔案真實(shí)反映了學(xué)校的教學(xué)管理情況，為研究學(xué)校教學(xué)、教育規(guī)律提供了寶貴的第一手資料。但在實(shí)際工作中，教育教學(xué)檔案存在一些問(wèn)題需要得到進(jìn)一步改善。通過(guò)規(guī)范檔案管理，以及科學(xué)化的利用手段可以使這些問(wèn)題得到改善，同時(shí)進(jìn)一步發(fā)揮教育教學(xué)檔案在教育工作中的價(jià)值和意義。

教育教學(xué)檔案；管理；利用

學(xué)校的核心在于教學(xué)，而教育教學(xué)檔案在各類學(xué)校的教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)中都占據(jù)重要的地位和作用。教育教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)水平和質(zhì)量的重要指標(biāo)，也是提供未來(lái)教學(xué)參考的寶貴資源。隨著教育改革的推進(jìn)和教學(xué)評(píng)估的發(fā)展，更加凸顯出了教育教學(xué)檔案管理和利用的重要性。但從教育檔案的本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，其真正的價(jià)值在于利用，只有在實(shí)際的教學(xué)過(guò)程中有效利用這些檔案資料才能真正體現(xiàn)其價(jià)值，這要求檔案管理人員不斷提高自己的思想意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案意義和重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)積極探索更新更現(xiàn)代的管理與使用之道，以期充分發(fā)揮教育教學(xué)檔案的價(jià)值和意義。

一、教育教學(xué)檔案的定義和分類

教育教學(xué)檔案指的是在學(xué)校的教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)中形成的文字、影像等具有保存價(jià)值的各類文件資料。這類資料對(duì)未來(lái)的教學(xué)工作和研究具有重要的意義和參考價(jià)值，其中真實(shí)記錄了學(xué)校教學(xué)實(shí)踐的方法、途徑和效果。

根據(jù)國(guó)家相關(guān)部門(mén)對(duì)學(xué)校檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，教學(xué)檔案可以分為三類：第一類是教學(xué)工作檔案，其中包括培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)大綱和計(jì)劃、教學(xué)工作的管理規(guī)章、教學(xué)改革的各類文件、各類實(shí)習(xí)材料等、各類考試試卷和成績(jī)等、畢業(yè)設(shè)計(jì)等內(nèi)容。第二類是教師業(yè)務(wù)檔案，其中包括師資培養(yǎng)計(jì)劃、教師工作業(yè)務(wù)考核表、教師工作量統(tǒng)計(jì)表、培訓(xùn)計(jì)劃情況、晉升職稱材料等內(nèi)容。第三類是學(xué)生管理檔案，其中包括名冊(cè)、成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)材料、證書(shū)存根、獎(jiǎng)勵(lì)材料等，以及畢業(yè)生去向和質(zhì)量調(diào)查報(bào)告等內(nèi)容。

二、學(xué)校教育教學(xué)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題及對(duì)策

長(zhǎng)期以來(lái)，教育教學(xué)檔案還是存在著一些被忽視的問(wèn)題值得我們改進(jìn)。例如相關(guān)人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠；沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行妥善規(guī)范地管理；忽視科學(xué)的檔案管理方法，同時(shí)忽視了檔案的開(kāi)發(fā)和利用。為了進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案在教學(xué)工作中的巨大價(jià)值，我們可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)：

（一）保證教育教學(xué)檔案的完整和規(guī)范。這是開(kāi)發(fā)利用檔案資源的前提和基礎(chǔ)，根據(jù)其他研究者的看法我們可以采納“三納入和四同步”的建議，“三納入”即“納入教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)管理制度和各級(jí)管理人員的崗位職責(zé)，作為教官人員的考核標(biāo)準(zhǔn)”，“四同步”即“下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件資料歸檔同步，檢查教學(xué)工作與教學(xué)文件材料的歸檔同步，評(píng)審鑒定教學(xué)成果與驗(yàn)收檔案材料同步，畢業(yè)或晉升與檔案部門(mén)出具歸檔證明同步”。

同時(shí)在學(xué)校教學(xué)與檔案管理工作中加大宣傳力度，增強(qiáng)各位工作人員的檔案管理意識(shí)，這樣可以讓廣大教育工作者認(rèn)清教育教學(xué)檔案的意義和價(jià)值。

在此基礎(chǔ)上，學(xué)校必須嚴(yán)格按照相關(guān)部門(mén)制定的檔案管理辦法進(jìn)行整理歸檔工作。首先統(tǒng)一編號(hào)，對(duì)檔案進(jìn)行排架和入庫(kù)。其次是要針對(duì)檔案信息的收集工作進(jìn)行及時(shí)反饋和收集。相關(guān)部門(mén)要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等形式為廣大師生提供及時(shí)的教育教學(xué)檔案信息的情況，同時(shí)針對(duì)反饋也要及時(shí)作出調(diào)整和改進(jìn)工作。

（二）用科學(xué)方法開(kāi)發(fā)利用。需要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案資料開(kāi)發(fā)利用重要性的強(qiáng)調(diào)。從近幾年學(xué)校教育教學(xué)檔案實(shí)踐活動(dòng)來(lái)看，相關(guān)文件中缺乏具體規(guī)則的指導(dǎo)使得學(xué)校檔案管理人員無(wú)章可循，同時(shí)由于任課老師課業(yè)繁忙，同時(shí)對(duì)教學(xué)檔案的使用和重要性抱有一定的誤解，擔(dān)心自己的教學(xué)材料存檔會(huì)引發(fā)泄密等行為，造出教學(xué)檔案歸檔率不高。據(jù)此，學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范檔案部門(mén)的工作，規(guī)定好教學(xué)檔案資料的歸檔范圍，以保證教學(xué)檔案的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。

需要定期針對(duì)不同檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定工作。根據(jù)《文書(shū)檔案保管期限表》的指導(dǎo)，檔案的保管期限可以分為短期、長(zhǎng)期和永久三種類型。但原有的保管期限表無(wú)法滿足當(dāng)下對(duì)檔案使用的需要，所以在實(shí)際工作中更應(yīng)該嚴(yán)格掌握檔案的質(zhì)量，根據(jù)學(xué)校的具體情況靈活修改補(bǔ)充相關(guān)條目。

需要認(rèn)真做好教學(xué)檔案的收集和整理。相關(guān)工作人員要認(rèn)真發(fā)掘教學(xué)檔案的內(nèi)容并進(jìn)行分析、研究和加工、編制，及時(shí)準(zhǔn)確地將此類檔案提供給有需要的機(jī)構(gòu)和個(gè)人使用。同時(shí)需要注意此類檔案材料的系統(tǒng)性和時(shí)效性。

為了增加檔案資源的使用率，需要及時(shí)了解使用者的情況。相關(guān)檔案管理人員可以及時(shí)了解檔案需求的動(dòng)向，了解使用者對(duì)檔案使用情況的評(píng)價(jià)，同時(shí)與時(shí)俱進(jìn)主動(dòng)為使用者提供更加方便快捷的服務(wù)，以求提高檔案的使用效率。

同時(shí)要善于使用科學(xué)化的檔案管理手段和方法，開(kāi)展多元化的利用途徑。逐步實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用，探索建立現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并不斷完善使用手段，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的輔助立卷、編制、統(tǒng)計(jì)和歸檔的網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)這些舉措，可以匯集各種教學(xué)資源，方便學(xué)校各級(jí)師生及時(shí)查閱和提取使用，這也加強(qiáng)了學(xué)生和未來(lái)步入社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，起到了很好的教育目的。

三、結(jié)束語(yǔ)

教育教學(xué)檔案在學(xué)校教育和教學(xué)改革中占據(jù)著重要的地位，但同時(shí)也存在眾多的亟待解決的問(wèn)題。這需要檔案管理人員進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思路，針對(duì)問(wèn)題提出有價(jià)值的具體解決方法，同時(shí)加強(qiáng)自身建設(shè)，充分合理地利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法和程序進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的調(diào)整和改進(jìn)，進(jìn)一步發(fā)揮教育教學(xué)檔案的巨大價(jià)值。

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