政府辦公自動化現(xiàn)存問題及發(fā)展趨勢研究

文/青島第二中學　王啟迅

政府辦公自動化現(xiàn)存問題及發(fā)展趨勢研究

文/青島第二中學王啟迅

本文以當前政府辦公自動化的三個特點為切入點，分析了政府辦公自動化中現(xiàn)存的問題，包括平臺建設標準不統(tǒng)一、移動辦公應用進展緩慢、對涉密內容識別能力有限等，從而引出對于政府辦公自動化未來標準化、移動化和智能化的發(fā)展趨勢。

政府辦公自動化；辦公系統(tǒng)平臺

計算機的誕生讓人們對數(shù)據(jù)的處理變得更為高效，21世紀以來互聯(lián)網的飛速發(fā)展，讓信息的傳遞更加便捷?，F(xiàn)如今，網絡已經成為科學研究、行政辦公、教育學習等各類工作生活中不可或缺的環(huán)境支撐，加上軟件研發(fā)能力的快速提高，辦公自動化也在這些年里得到了前所未有的發(fā)展。政府作為公共管理者，自然順應時代的潮流，通過政府辦公自動化的建立和推廣，大大提高了政務辦公效率，節(jié)約了辦公成本，減輕了政府機關人員的工作負擔，政府管理效能得以放大，可以說，政府辦公自動化是建立節(jié)約型、高效型政府的必要技術保障。

一、概述

辦公自動化（Office Automatic）簡稱OA，是上世紀60年代提出的概念，一般是指利用通信技術、計算機網絡技術以及辦公管理方法，將人們辦公的部分業(yè)務活動經由辦公人員以外的其他各種先進辦公設備，并由辦公人員和這些辦公設備共同構成一個人機信息處理系統(tǒng)，從而完成相應任務的一個連續(xù)過程。政府辦公自動化就是借助OA系統(tǒng)，為領導決策和機關辦公提供自動化信息服務。我國政府辦公自動化起步于1992年，國務院辦公廳提出了在全國政府系統(tǒng)推行辦公自動化，自此，我國政府系統(tǒng)進入辦公自動化的變革時代。

在自動化模式下的政府辦公系統(tǒng)，主要是以上級政府、下屬部門、國有企業(yè)以及村（居）委或者村（市）民為服務對象進行的。在相對比較復雜的公文中，為了保證信息上傳、下發(fā)的順利或者是向上級辦公的高效性，提高工作效率，就需要通過辦公自動化來逐步實現(xiàn)無紙化辦公，這樣公文的傳輸速度被大幅提高，而且在辦公自動化系統(tǒng)中，通過移動辦公、遠程辦公等形式，能夠第一時間安排本人或領導的工作日程和處理收發(fā)文等行政辦公任務。

二、政府辦公自動化的應用特點

隨著信息時代的到來，政府部門的工作量和信息處理量都在不斷增加，對辦公自動化的依賴程度逐漸增多，因此辦公自動化系統(tǒng)的應用也越來越受到政府部門的重視。辦公自動化技術和政府部門辦公職能不斷地整合，應用的技術也在快速發(fā)展，使得辦公自動化由最初的數(shù)據(jù)處理逐步轉變?yōu)樾畔⑻幚淼钠脚_，而且從信息處理轉向了知識處理。隨著辦公自動化的發(fā)展蔓延，越來越多的黨政機關工作人員開始使用并依賴于辦公自動化系統(tǒng)，從最初的機關辦公室人員，逐步延伸至中層管理人員再到上級領導，辦公自動化為黨政機關全體工作人員帶來了信息共享和高速傳遞的便利，應用至今，其三個特點被越發(fā)凸顯放大：

（一）信息共享性。政府辦公自動化對信息的利用由最初簡單的電子郵件、群郵件發(fā)展到Web的構建應用，再到PC終端和移動終端，形成了辦公數(shù)據(jù)庫，黨政機關工作人員能夠借助多種方式獲取、存儲和加工利用辦公數(shù)據(jù)信息，最終實現(xiàn)信息資源的高度共享。

（二）網絡協(xié)同性。政府辦公自動化系統(tǒng)在使用中從單機作業(yè)發(fā)展到網絡協(xié)同作業(yè)，可以讓多臺計算機終端分別在Internet和Intranet兩種環(huán)境中同時根據(jù)不同的工作需求進行各自的自動化辦公，方便了日常辦公中公文的收發(fā)、信息的調度以及召開網絡會議等活動。

（三）平臺互動性。通過對OA系統(tǒng)的不斷補充完善和升級擴容，在政府辦公系統(tǒng)的大平臺之下，逐漸出現(xiàn)了以各個部門為單元，以部門內的科室為單位的辦公子平臺，每個子平臺既可以形成獨立的辦公系統(tǒng)，也能夠與其他子平臺、上級平臺互聯(lián)互通，有效加強了各部門間以及各單位內部的數(shù)據(jù)共享和信息交流，使政府部門之間的運作更加協(xié)調統(tǒng)一。

三、政府辦公自動化中存在的問題

這些年來，政府辦公自動化系統(tǒng)的建設與黨政機關工作人員的辦公習慣其實一直在相互適應，系統(tǒng)要不斷滿足人員的辦公要求，人員也要不斷學習如何更好地使用系統(tǒng)，在這個過程中難免會出現(xiàn)不協(xié)調的情況，加上時代的不斷更新，無論是科學技術還是人們的生活工作習慣，都在快速變化著，因此政府辦公自動化發(fā)展至今也遇到一些問題，主要表現(xiàn)在：

（一）平臺建設標準不統(tǒng)一。我國各級黨政機關對辦公自動化平臺的開發(fā)應用存在很大差異，比如各省廳內部都有獨立的行政辦公基礎平臺，能夠實現(xiàn)對省級機關單位、各市（縣）部分部門之間的跨單位間事務處理，但由于部分發(fā)達地市對本級平臺進行了獨立開發(fā)和應用，辦公平臺逐漸被分散管理，而且缺少統(tǒng)一的標準和規(guī)范，各平臺間難以相互兼容和開放，從而出現(xiàn)部分單位需要在多個平臺上同時辦公，既影響了辦公效率，又增加了系統(tǒng)維護成本。

（二）移動辦公應用進展緩慢。雖然辦公自動化發(fā)展至今已經為政府部門日常辦公帶來了極大的便利，但仍舊限制于計算機終端的操作，在遠程辦公、移動辦公方面還不能滿足工作人員的需求，尤其是當領導干部或工作人員外出、開會時，移動辦公能力的不足就會凸顯。移動辦公發(fā)展的滯后，其實并非技術因素，主要是基于對保密安全的考慮，現(xiàn)有移動終端基本都是依賴于互聯(lián)網，但政府辦公系統(tǒng)卻要求必須與互聯(lián)網物理隔離，這個矛盾是阻礙移動辦公發(fā)展的最大障礙，因此即便有些地區(qū)開發(fā)并使用了政府移動辦公APP，但由于各種安全因素不能在某些品牌的移動終端使用，覆蓋面必然難以擴大。

（三）對涉密內容識別能力有限。目前我國大部分的政府辦公自動化平臺都是非涉密內部辦公系統(tǒng)，所以涉密內容都一律禁止上傳至此類平臺中，而現(xiàn)有的對涉密內容的識別方式除了對個別極關鍵字眼的檢索識別外，大多是基于對帶有“密”字標識的文件進行檢索識別，無法對文件內容是否涉密進行精準識別。也就是說，假如有工作人員主動違規(guī)操作，將密級文件去掉“密”字標識，僅把文件內容上傳至系統(tǒng)平臺，卻無法被識別，將導致泄密事故發(fā)生。因此，現(xiàn)有辦公自動化平臺還需要更高級別的智能化改進，提高對涉密內容的識別能力。

四、政府辦公自動化未來發(fā)展趨勢

政府辦公自動化畢竟是基于科學技術發(fā)展的產物，因此其未來發(fā)展趨勢，也必定會跟隨于整個時代的發(fā)展步伐。根據(jù)之前對于其存在問題的分析，也基本可以梳理出政府辦公自動化未來的發(fā)展趨勢，主要表現(xiàn)在：

（一）標準化。在現(xiàn)有大大小小的各級政府辦公自動化平臺基礎上，將有一個能夠覆蓋全國范圍、能夠同時進行橫向縱向信息傳遞的母平臺，并建立統(tǒng)一的兼容標準來整合各級子平臺，在此條件下，給予地方政府和各級部門充分的自主研發(fā)和操作空間，能夠根據(jù)各自不同的工作特點和需要，設置個性化功能，以保證在能夠實現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門處理事務的基礎上依然不影響內部辦公的高效性。

（二）移動化。隨著技術的發(fā)展，保密安全與互聯(lián)網之間的矛盾必然能夠得到解決，可以是單純通過技術手段保證移動設備在連入互聯(lián)網狀態(tài)下的保密安全，也可以是在繼續(xù)保持與互聯(lián)網物理隔離的狀態(tài)下通過豐富密鑰介質種類來引入全新的移動設備，比如將指紋識別、聲音識別或手勢識別等方式融入政府辦公系統(tǒng)專用移動設備中，還能有效防范設備丟失被侵入等問題。

（三）智能化。這無疑是未來政府辦公自動化發(fā)展中最具挑戰(zhàn)性的突破，但人工智能對于未來社會的影響必然會對政府辦公智能化的發(fā)展有強力的推動作用。在智能化的狀態(tài)下，將會更進一步解放工作人員的低效勞動，節(jié)約辦公成本，提高辦公效率，而且能夠有效彌補現(xiàn)有系統(tǒng)對辦公人員主動違規(guī)操作行為的監(jiān)管缺失。

五、結語

我國政府辦公自動化建設雖然在這些年來取得了長足進步，但還并不成熟，隨著科學技術的革新和管理水平的提高，政府辦公自動化必將向著更優(yōu)化、更穩(wěn)定、更安全的方向發(fā)展，成為推動我國建設高效型、節(jié)約型政府的重要技術保障。

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