關于學校檔案管理創新及檔案管理數字化問題的探討

文/山東省青島第二中學　楊波

關于學校檔案管理創新及檔案管理數字化問題的探討

文/山東省青島第二中學楊波

隨著信息化社會的推進，如何利用現代化的信息技術做好學校的檔案管理工作已成了高中檔案管理部門重點關心的問題。本文就學校檔案管理創新以及檔案管理數字化的問題展開探討，并提出一些意見見解。

學校；檔案管理創新；檔案管理數字化

檔案管理工作的質量是高中學校管理質量的重要表現之一，也能反映出學校發展水平。我國相關政策要求學校必須重視檔案工作的管理，將檔案工作融入到學校的發展規劃中去，順應時代發展，利用信息技術對學校的檔案管理進行科學創新，實現數字化管理。檔案管理數字化就是把傳統的紙質檔案通過現代科學技術手段轉化成數字檔案，進而根據檔案類型、期限等不同特點將檔案信息分類以方便查閱、共享，這就需要借助計算機平臺以及局域網絡來實現，以此來提高學校檔案管理工作的效率和質量。

一、學校檔案管理的創新

（一）管理理念上的創新。子曰：“工欲善其事，必先利其器?！敝v的是工匠要想使他的工作做好，就一定要先讓工具鋒利起來，也就是說要想做好一件事，準備工作是非常重要的。而在對學校檔案管理進行創新之前，首先要對其理論進行創新，摒棄傳統觀念帶給的思想上的局限性，培養先進的思想意識以及創新理念。比如學校檔案管理不應該只停留在利用文字、圖表對個人及團隊進行概括，適當地要將多媒體影像資料納入檔案管理范圍，可以提高檔案的全面性，提升檔案管理的創新意識。

（二）管理模式上的創新。檔案管理的創新在很大程度上是檔案管理模式和方式的創新。在檔案管理的工作中，首先應提高檔案管理的工作地位，特設專門的檔案管理部門，并制定相關的政策以及工作原則等分發給學校各部門，這樣可以讓檔案管理部門自行解決內部工作事宜，避免檔案管理工作由其他部門的員工代勞所造成的檔案更新、管理不到位等現象出現，提升各部門的工作效率，也更加民主平等。

由于檔案管理系統根據檔案性質而決定其操作，在實現檔案管理的數字化后，可以結合學校自身的檔案特點，建立相應的檔案管理平臺，便于檔案的管理，并能通過網絡與師生及時分享。

（三）管理方法上的創新。現在所提到的方法的創新，主要是指傳統的學校檔案管理工作是以人力手抄為主，然而在信息技術飛速發展的今天，信息技術已經走進了人民的生活并對人們的生活產生了質的改變，顯然傳統的人工手抄的工作方式已跟不上社會發展的步伐。所以，利用現代信息手段，計算機網絡技術，積極改革高效檔案管理的方法，實現信息儲存、信息傳輸、信息分享等多個方面的創新，可以有效提高檔案管理工作的效率，同時，還可以增加檔案的安全性。

（四）管理方式上的創新。做事成功與否在很大程度上取決于對這件事的管理方式，其中因事物性質的不同而改變管理方式是事情成敗的關鍵因素。比如曾經倡導的威嚴管理，認為領導者和決策者要在群體中樹立絕對的威嚴，因為只有絕對的威嚴才能保證有足夠的執行力，才能確保每一個環節都能按時、高質量地完成。但隨著社會的發展，人人平等且職業沒有高低貴賤之分，人們在工作中普遍渴望能夠受到他人尊敬，如果此時實行傳統的威嚴管理，在很大程度上會引起員工的不滿，甚至產生抗拒心理，使得管理工作沒法順利展開，由此，漸漸出現了人性化管理，在保持威嚴的同時，采用寬松的人性化管理模式，可以在不影響領導者和決策者的執行力的同時，改善工作氛圍，促進員工間的友好合作，提高工作效率。

二、數字化檔案管理

與傳統的紙質檔案管理不同，數字化檔案管理是建立在現代計算機科學技術的成果上，以計算機為紙，以可收集信息的設備為筆，對檔案信息資源進行收集和整理，并通過信息網絡技術實現檔案資源的共享與跨地區轉移，將檔案管理從繁雜的資料中拯救出來，促進檔案事業的發展，成為當前檔案管理部門的熱點話題。

（一）檔案信息管理數字化。數字化就是將繁雜的檔案信息通過計算機科學技術轉變成數字與數據，再將這些數字、數據建立起適當的數字化模型，引入計算機內部進行處理。需要先進的數字化儲存技術方案，具有較高的科學性、穩定性、有效性以及通用性的特點。

（二）檔案資源管理形式虛擬化。利用計算機科學技術在終端對服務器資源進行審閱或修改，可大大提高服務器的利用效率，節省大量的人力物力，進而降低成本。通過網絡技術來建設虛擬資源，可以實現檔案的互通服務，進而達到檔案信息管理共享，比如：高中生的升學，其高中可以將學生的電子檔案根據其升學情況通過網絡發送至大學檔案管理處，真正做到文書檔案資源管理的虛擬化。

三、對學校檔案管理數字化的意見見解

雖然我國高中學校在檔案管理工作中積極引進了現代計算機科學網絡技術來改革創新，取得了一定成果，但還存在著一些不足之處需要檔案管理人員加以完善。

首先是檔案管理工作人員中存在思想意識不到位的現象，高中學生的檔案不同于其他學段的學生檔案，具有一定的特殊性，所以在對高中學生檔案進行管理時需要檔案管理工作人員積極嚴謹地完成檔案的收集工作，提高自身應有的工作效率。同時，由于信息技術與計算機網絡技術屬于新興技術產業，而學校內部的檔案管理人員大多沒有經過專業的信息技術與計算機網絡技術的培訓，缺乏相關的專業知識，缺乏相關的專業技能，便出現了不會操作或操作不當的尷尬局面，存在因誤操作遺失檔案信息的可能，也沒法從最大程度上發揮數字化檔案管理平臺應有的效率，在很大程度上浪費了資源。所以就需要學校內部檔案管理工作人員看清實際，努力跟上信息化的浪潮，提高自身的專業素養，抓緊時間掌握計算機網絡技術在檔案管理中的相關知識，并能良好地應用于日常檔案管理工作。

其次是需要注意網絡安全性，建立數字化檔案管理平臺的目的是實現檔案的網絡共享，檔案信息可以通過網絡高速傳播，但是近幾年來隨著網絡技術的發展，網絡犯罪與信息泄露等信息安全問題受到了人們的廣泛關注，近年來頻發的個人檔案信息泄露事件使得部分高校檔案管理部門也緊張了起來，所以，儲存眾多信息資源的學校更應該加強信息網絡安全防范措施，避免信息泄露所帶來的損失，不能因顧忌信息網絡安全便不敢開放學校的數字化檔案管理平臺，進而限制了數字化檔案管理的應用與發展。

四、結語

高中的檔案管理工作是學校各項管理工作中的重要組成部分，應充分利用計算機科學與網絡技術，將其應用于實際的檔案管理工作中，搭建數字化檔案管理平臺是高校檔案管理工作發展的最終趨勢，當前此項應用還處于剛起步階段，但是只要在工作實踐中不斷積累經驗，勇于創新，不斷完善檔案管理手段，就可以提高檔案管理的工作效率，促進學校與檔案管理部門的發展。

[1]王麗勇.探討高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J]. 赤峰學院學報(自然科學版),2014(03):164-165.

[2]李宇欣.探討高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J]. 科學中國人,2016(14):113.

[3]劉小瑾.淺談檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].才智,2012(22):328.