互聯網環境下醫院檔案管理的思考

文/十堰市太和醫院　王蕾　李沐子

互聯網環境下醫院檔案管理的思考

文/十堰市太和醫院王蕾李沐子

醫院檔案管理要通過計算機網絡提供服務，促使檔案管理現代化。通過不斷創新檔案服務管理方法，利用多樣化局域網、電子檔案信息庫、多形式檔案文書等方法，將會拓寬檔案服務工作領域，更好地完善醫院檔案管理工作。

互聯網；醫院檔案；檔案管理

當前檔案工作者的職責就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，提供積極主動的服務，并加強各項業務管理，促使檔案管理標準化、規范化。

一、不斷創新檔案服務方法

（一）充分利用內部局域網，開展網上利用服務。檔案室應充分利用醫院的內部局域網，積極組織上網數據和信息，使檔案管理更好為醫院各科室服務，實現檔案信息的網上檢索，方便查詢。利用互聯網開展網上檔案服務，已成為檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

（二）建立“電子檔案信息管理庫”。檔案室與醫院的信息中心密切配合，建立“電子檔案信息管理庫”。該中心設在醫院的信息中心，信息中心是醫院信息資源庫的重要組成部分。電子檔案信息管理集中管理網站內各科室的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

（三）將電子文件做成PDF，便于文件的下載和收集。電子文件與傳統紙質檔案收集的差別是，電子文件便于下載和上傳，也方便使用。因此，我院檔案室改變了傳統的工作模式，在醫院內網上建立電子文件自動上傳的工作窗口，檔案室及時收集，并在檔案室的服務器上歸檔。

（四）提高檔案在線利用率，做好服務。傳統的檔案利用方式，是需要人員專程到檔案室查閱檔案，進行閱讀，如需復印還需簽字后到文印室，手續繁瑣。當下，互聯網改變了人們工作和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案室可以在局域網上設置專題，提供數據庫查詢等服務方式，讓利用者與檔案管理人員在線聯絡，進行信息交流，回復服務對象的咨詢，提供查詢和在線服務。

（五）通過內網開展文件閱覽和處理服務。為適應新形勢要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，醫院要求醫院中心檔案室建立文件閱覽及處理流程。對需要及時處理的文件，通過文件閱覽流程，傳至閱覽人員，處理后回傳檔案室存檔。

二、拓寬檔案工作的服務領域

（一）積極拓寬服務的對象。由主要為醫院科室服務轉化為醫院所有員工的全方位服務。檔案部門既要面對在一切活動中利用或可能利用檔案信息的科室和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。現在，人們對各類信息的需求日益迫切，管理活動也離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必將被對檔案、文件、圖書、視頻檢索資料的綜合需求所代替。

（二）加強多方聯系，實現信息資源共享。隨著互聯網的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，單單一個檔案室不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案室、圖書館、宣教中心等部門各自為政的局面，建立一個完整的信息管理系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。實現資源共享能使檔案、圖書、宣教中心等部門相互分享各自的資源，使利用者更方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息和視頻資料。實現信息資源互補，提高資源利用率，避免不必要的重復和浪費。

（三）注重對檔案資料的整理，深層次開發檔案信息。每年的檔案整理工作在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過整理可以進行查漏補缺，完善資料，并對資料進行有效分析研究，提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。