醫院文書檔案管理的辦公自動化應用探討

文/唐山市工人醫院 吳昊

醫院文書檔案管理的辦公自動化應用探討

文/唐山市工人醫院 吳昊

當前醫院文書檔案管理中辦公自動化的應用還存在著一些亟須解決的問題，比如保密性不夠、規范化水平有待進一步提高等，影響了醫院文書檔案管理的安全性，對此必須要加緊采取措施加以解決。本文主要就是對醫院文書檔案管理中辦公自動化的應用進行分析，首先指出了醫院文書檔案管理辦公自動化中存在的問題，并為如何改進醫院文書檔案管理中辦公自動化的應用提出了一些建議，以期能夠讓醫院文書檔案管理更好地運用辦公自動化。

醫院文書檔案管理；辦公自動化；問題與對策

在醫院文書檔案的管理中，辦公自動化的應用可以顯著提高檔案辦公的效率與文書的利用效率，對于保證文件保存穩定性與檔案資源共享而言有著重要的意義，可見辦公自動化應用在醫院文書檔案管理過程中的重要性。本文就是關于醫院文書檔案管理的辦公自動化應用的探討。

一、醫院文書檔案管理辦公自動化中存在的問題

（一）電子文件的保密性有待加強。進入新時期以來，計算機科學技術得到了高速的發展，促進了社會各行各業的快速發展與變化，也使得辦公方式逐漸從人工化向自動化轉變，這樣一來紙質文件也就轉變為了電子文件，這是文件形式發生的一次重大變革，當文體載體出現了巨大的變化之后，電子文件在形式與內容上更加豐富,但同時其穩定性也比較低，很多不確定因素都會影響其穩定性，大大降低了其保密性。比如，電子文件內容的修改一般都不會有修改痕跡留下，雖然目前已經針對這個問題研發出了相關的技術軟件，目的就是為了防止對檔案信息進行偽造，但較紙質文件而言，電子文件的穩定性明顯還不足，這也是引起其保密性不強的重要原因。

（二）文書檔案管理的規范性有待加強。對于當前很多醫院來說，其都普遍存在文書檔案管理不規范化的問題，比如文件檔案分類的不規范、檔案編號的混亂以及卷宗名稱的不合理等。從多數醫院采取的檢索文書檔案的方式看來，可以將其分為兩大類，分別是電子類與人工類，而絕大部分醫院采取的檢索方式還是以人工為主，不僅效率低下，而且還常常會因為人為因素引起工作的失誤。

二、改進醫院文書檔案管理中辦公自動化應用的對策

（一）增強電子檔案網絡傳輸的安全性。在實際的醫院文書檔案管理工作中，在傳輸電子檔案的時候受到各方面因素的影響無可避免地會遇到一些風險，為了保證電子檔案的完整性與有效性，因此必須要將風險控制在最小范圍內，提高電子方案網絡傳輸的安全程度。首先，對于醫院文書檔案管理工作人員而言，其要重視檔案設備的檢查工作，要定期定時對檔案設備進行全面細致的檢查，及時發現其中存在的問題，如此才能夠立即采取措施加以解決。同時還要定期維護與清理網絡服務器與相關設備，設置專人對其進行監督。其次，在醫院文書檔案管理工作中要重視身份驗證，增強防火墻設置，在傳輸與儲存檔案的時候，要保證檔案信息的完整性與安全性。

（二）提高醫院文書檔案的信息化工作的計劃性與有序性。要想做好醫院文書檔案信息化工作，就必須要從醫院的整體規劃要求出發，對醫院實際工作情況與需求進行充分考慮，在此基礎上做出合理的工作計劃書。在建設醫院文書檔案管理辦公自動化的過程中，要對所有環節的特殊性與安全性進行充分考慮，再建立一套與之相適應的管理系統，為醫院文書檔案的數據管理創造便利的環境。

（三）提高醫院文書檔案管理工作人員的業務技能與專業水平。首先，要加大對硬件建設的投入力度，讓醫院文書檔案管理工作的硬件環境得到改善，提高工作效率與水平，醫院文書檔案的管理人員要掌握現代化設備的使用方法，提高管理工作的科學性。其次，醫院要加強對從事醫院文書檔案管理工作人員的專業技能培訓，要不斷充實管理人員的管理知識與專業知識，管理人員自己也要意識到自身工作的重要性，主動學習辦公自動化等計算機軟件技術，在醫院文書檔案管理工作中充分發揮出辦公自動化的優勢。

三、結語

綜上所述可知，在醫院檔案中，文書檔案是一個重要的組成部分，其所記錄的信息有助于醫院對自身的發展歷程進行反思，有利于提高醫療事業的服務水平。隨著醫療衛生事業的不斷發展，醫療衛生體制改革也得到了深入的實施，這促使醫院文書檔案管理開始進入了新的階段，醫院要想實現更好的發展，就必須要做好其中的文書檔案管理工作，切實提高醫院文書檔案管理的辦公自動化水平，運用辦公自動化來提高醫院文書檔案管理的有效性，保證醫院的發展能夠與時代發展的潮流與要求相適應，推動醫療衛生事業的更好發展。

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