民政單位檔案資料的收集、整理與歸納要點(diǎn)分析

文/吉林省洮南市救助管理站 田東鑫

民政單位檔案資料的收集、整理與歸納要點(diǎn)分析

文/吉林省洮南市救助管理站 田東鑫

通常情況下，了解和熟悉民政檔案資料的收集與整理有助于我們更高效、更精準(zhǔn)的管理檔案資料。民政部門(mén)的管理工作和該部門(mén)的性質(zhì)有很大的關(guān)系，很多管理工作的開(kāi)展都是為了實(shí)現(xiàn)廣大人民的利益，隨著時(shí)間的不斷推移，民政部的檔案越來(lái)越多，這就對(duì)其管理工作提出了更高的要求。

民政單位；收集；整理

資料的歸檔在很多領(lǐng)域都是非常重要的一個(gè)門(mén)類(lèi)，上至國(guó)家對(duì)國(guó)家財(cái)政消費(fèi)的年度表，下至我們每個(gè)人的身份檔案。民政單位檔案資料的收集、整理亦如此，學(xué)習(xí)和分析有利于我們優(yōu)化民政單位檔案資料的保存工作。

一、民政單位屬性

民政單位，是政府主管社會(huì)行政事務(wù)的職能部門(mén)。主管災(zāi)后災(zāi)民安置、民間組織管理、基層政權(quán)建設(shè)、城鄉(xiāng)居民最低生活保障、社會(huì)福利和社會(huì)事務(wù)、區(qū)劃地名等工作。由于其分管的事項(xiàng)涵蓋面廣，資料存檔量大，因此資料的整理會(huì)被單獨(dú)對(duì)待，它的重要性不言而喻。一般來(lái)說(shuō)，民政單位資料的歸檔流程是非常嚴(yán)格的，一旦出錯(cuò)會(huì)直接導(dǎo)致其他相關(guān)部門(mén)也出錯(cuò)，所以說(shuō)一旦民政資料歸錯(cuò)檔，其相關(guān)責(zé)任會(huì)被追查，必須要嚴(yán)格執(zhí)行。

二、民政單位檔案管理難

民政檔案各個(gè)時(shí)期民政工作文件材料的記錄，是為人們的生活提供了便利。由于民政檔案工作中采集的信息范圍廣，內(nèi)容雜，給我們的工作人員帶來(lái)了很大的不便。而檔案的細(xì)致與真實(shí)性不容馬虎關(guān)乎我們?nèi)罕姷那猩砝妫虼嗣裾髽I(yè)不僅要維護(hù)群眾的檔案資料記錄性安全，還要保障檔案的真實(shí)性，努力找出檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，解決面對(duì)的問(wèn)題，合理優(yōu)化管理途徑。

（一）資料歸檔的收集與整理。國(guó)家出臺(tái)《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定歸檔文件必須以件為單位整理，以此來(lái)迎合現(xiàn)代檔案管理新需求，并在此基礎(chǔ)上對(duì)整理方法加以規(guī)范，為我們的資料歸檔提速。歸檔文件的裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒都是以每份文件為一件，文件的定稿與正文為一件，原件與復(fù)印件為一件等都重新定義為一件。計(jì)算機(jī)打印的文檔應(yīng)在沒(méi)有修改筆記的情況下，需與文本一致，屆時(shí)只需將頭版和領(lǐng)導(dǎo)簽字附頁(yè)與文本正文貼附一起交于歸檔。歸檔資料不僅要求完整齊全，對(duì)于出現(xiàn)破損、殘缺或字跡模糊的文件拒絕歸檔，重新打回，而且易褪變的文件也需要特殊處理。整理歸檔文件所使用的材料紙張等都應(yīng)符合嚴(yán)格的檔案保存管理?xiàng)l例。整理歸檔文件時(shí)，要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，劃分文件聯(lián)系的緊密性，區(qū)分不同價(jià)值，便于保存和利用。

（二）流程各細(xì)節(jié)的必要性。新時(shí)期，大數(shù)據(jù)來(lái)臨，民政檔案管理迎來(lái)了信息化、現(xiàn)代化，相對(duì)的民政檔案資料也出現(xiàn)新高，因此，資料的管理變得尤為煩瑣。科學(xué)的管理手段是保證檔案管理順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，也對(duì)民政事業(yè)的發(fā)展有著極大的意義。

三、收集、整理歸納要點(diǎn)分析

由于民政企業(yè)缺乏完善的檔案工作規(guī)范，檔案資料存在收集不全、人員意識(shí)不夠以及檔案的利用率低等問(wèn)題。部分落實(shí)全面從嚴(yán)主體結(jié)合業(yè)務(wù)工作實(shí)際不夠，拘泥于上傳下達(dá)的工作狀態(tài)。少數(shù)人員對(duì)檔案建設(shè)工作重視程度不夠，對(duì)部分單獨(dú)分管建檔工作存在疏職；其次，存在檔案收集不全面、分類(lèi)不合理、裝訂不規(guī)范、內(nèi)容單薄等較多亟待解決的相關(guān)事項(xiàng)。因此，我們重點(diǎn)對(duì)資料的收集、整理方面提出了幾點(diǎn)建議。

（一）細(xì)化檔案資料收集工作。收集工作作為首要任務(wù)，我們要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，檔案資料的收集關(guān)系我們的切身利益，檔案的歸檔對(duì)于我們今后一系列的工作都有示范作用，信息的入庫(kù)是真真切切與我們民生具有一定關(guān)聯(lián)性的，所以我們要打好檔案收集這一開(kāi)局之戰(zhàn)，確保其接收范圍、利用價(jià)值和完整性。檔案的收集工作作為檔案管理的基礎(chǔ)，同時(shí)也是檔案能否入庫(kù)的重中之重。新時(shí)期新挑戰(zhàn)，高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)給我們帶來(lái)了便利同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，目前檔案也因技術(shù)的發(fā)展有了很多的載體。面對(duì)載體的多樣化，民政企業(yè)首先要加強(qiáng)檔案的前期管理和控制，疏通收集渠道使之更加順暢，確保檔案資料的齊全；其次，要在以前的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善檔案管理工作制度，為了確保各項(xiàng)工作的銜接有度和保持檔案工作和企業(yè)各項(xiàng)工作同步以及保證檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確和完整，一方面我們?cè)跈n案管理工作制度上要嚴(yán)格規(guī)范單位的收集、歸檔、移交以及日常的保管、借閱和利用工作，另一方面還要建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，使企業(yè)內(nèi)部關(guān)系得以協(xié)調(diào)發(fā)展，發(fā)揮傳遞檔案的協(xié)同作用。

（二）規(guī)范檔案的整理。民政單位一直沿用以前的檔案的整理模式出現(xiàn)了嚴(yán)重的滯后現(xiàn)象，舊時(shí)期缺乏完備的檔案工作規(guī)范，檔案的工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)格，導(dǎo)致工作人員得過(guò)且過(guò)不思進(jìn)取。為了統(tǒng)一完善檔案的規(guī)范整理，落后的檔案管理制度已跟不上當(dāng)前檔案工作的發(fā)展水平，急需制定一套完善先進(jìn)的管理制度來(lái)規(guī)范檔案工作。現(xiàn)如今民政檔案資料需收集和整理人民群眾的婚姻登記、收養(yǎng)、復(fù)退役軍人安置等多種新時(shí)期的記錄，涉及大、涵蓋面廣，所以需分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行歸檔。對(duì)于一些專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可以另行管理，同時(shí)在檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，要加強(qiáng)對(duì)此的復(fù)查并早日對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)原，減少檔案查找的難度大特點(diǎn)，使資源共享更簡(jiǎn)單。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，愛(ài)乎民生不只是切切實(shí)實(shí)關(guān)心民意，而要呵護(hù)民眾的切身利益。民政檔案的管理關(guān)乎民生，民政單位資料的收集工作無(wú)不關(guān)系每個(gè)人民的切身利益，只有努力規(guī)范好民政工作才能為民謀福，為己造福祉。

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［3］李宏弟.淺談加強(qiáng)民政檔案的管理與利用［J］.檔案天地，2013（02）.