流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題及對(duì)策

文/四川省廣元市蒼溪縣人才交流中心 張桂華

流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題及對(duì)策

文/四川省廣元市蒼溪縣人才交流中心 張桂華

在流動(dòng)人員人事檔案的管理過程中，時(shí)常會(huì)產(chǎn)生各種各樣的問題，導(dǎo)致檔案無法得到高效管理。因此，必須要采取正確的措施，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的管理力度。本文以蒼溪縣為例，分析了流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問題，然后從實(shí)際出發(fā)，探討了流動(dòng)人員人事檔案管理的改進(jìn)對(duì)策，以期能為優(yōu)化蒼溪縣的人事管理工作貢獻(xiàn)一分力量。

流動(dòng)人員；人事檔案；管理；問題；對(duì)策

隨著市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人事制度改革也逐漸發(fā)生變化，國內(nèi)人員流動(dòng)日趨頻繁，規(guī)模也在擴(kuò)張當(dāng)中。人員流動(dòng)在某種程度上推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，但同時(shí)也引發(fā)了不少關(guān)于人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題。當(dāng)前，蒼溪縣在流動(dòng)人員人事檔案管理方面，還存有一些問題。我縣應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)政策法規(guī)，積極采取合理措施，提升流動(dòng)人員人事檔案的管理質(zhì)量。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題

（一）流動(dòng)人員人事檔案管理政策相對(duì)落后。流動(dòng)人員的人事檔案管理難以滿足市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然需求。其檔案大多歸單位管理，而不少單位為了留住人才，用卡檔案的方式阻止人才跳槽。此外，還有不少流動(dòng)人員對(duì)檔案的性質(zhì)與意義認(rèn)識(shí)不清，缺乏保護(hù)檔案的理念，甚至主動(dòng)放棄檔案。這就導(dǎo)致其工齡無據(jù)可算，戶口也沒地方掛靠，一些職稱難以申報(bào)，且考研、出國審核等證明也不能開具，為當(dāng)事人帶來了難以估量的損失。

（二）信息查找不方便。當(dāng)前我縣的流動(dòng)人員檔案繁多，且沒有對(duì)這類檔案進(jìn)行歸類處理，查找起來十分不便。此外，流動(dòng)人員的檔案轉(zhuǎn)交制度也不夠完善，經(jīng)常會(huì)有移交不及時(shí)等現(xiàn)象發(fā)生，使得檔案管理工作缺乏應(yīng)有的嚴(yán)謹(jǐn)性和完整性。有的檔案甚至被涂改或丟失，無法反映出真實(shí)情況，但管理工作還缺乏一定的規(guī)范性。

（三）信息化程度不足。現(xiàn)階段，我縣流動(dòng)人員人事檔案管理還存在信息化程度不高的現(xiàn)象。沒有引進(jìn)新型設(shè)備與信息技術(shù)，導(dǎo)致管理效率不高，管理質(zhì)量下降，無法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)數(shù)據(jù)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需求。而一些檔案管理人員也沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)，使得信息化管理很難普及開來。

二、問題產(chǎn)生的主要原因

（一）人才流動(dòng)頻繁。現(xiàn)階段，我縣人才流動(dòng)越來越頻繁，僅2016年流動(dòng)人員轉(zhuǎn)檔300人次，縱觀國內(nèi)各個(gè)地區(qū)，其流動(dòng)人員人事檔案的數(shù)目也在逐步增加。在這樣的情況下，許多無人問津的人事檔案層出不窮。初步統(tǒng)計(jì)，我縣近幾年流動(dòng)人員人事檔案已經(jīng)超出了5000份，而“棄檔”則達(dá)到了100多份，有些檔案保存時(shí)間已經(jīng)超出了十年。在這樣的情況下，流動(dòng)人員人事檔案管理政策就很難跟上人才流動(dòng)的速度，導(dǎo)致管理出現(xiàn)問題。

（二）管理工作缺乏規(guī)范性。管理工作不夠規(guī)范，這是造成我縣檔案信息查找不方便的最主要因素。全縣流動(dòng)人員的檔案來源比較廣泛，其內(nèi)容也相對(duì)繁雜，通常一類檔案中就包含了各種人員，比如老師、科研人員、管理人員等，因而每一份檔案的內(nèi)容都存在較大差異。這些人員的檔案全部集中在我縣檔案中心，就會(huì)顯得雜亂無章，難以管理。

（三）管理人員素質(zhì)不高。檔案管理信息化程度不足，究其原因主要還是由于管理人員素質(zhì)不夠高。我縣目前的流動(dòng)人員人事檔案管理人員依舊缺乏足夠的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，有的人員甚至還不熟悉人事檔案的管理規(guī)定，也未能合理運(yùn)用檔案管理方法與技能。此外，有的檔案管理人員還是兼職，自身未具備人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，也難以勝任此類檔案管理工作。

三、流動(dòng)人員人事檔案管理的改進(jìn)對(duì)策

（一）完善流動(dòng)人員人事檔案管理制度。從我縣實(shí)際情況出發(fā)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新流動(dòng)人員人事檔案管理制度，使我縣流動(dòng)人員檔案管理辦法能夠緊跟經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展步伐。我縣可以借助人事代理制度，樹立起流動(dòng)人員人事檔案社會(huì)化公共服務(wù)管理的新形式。該制度主要是讓代理機(jī)構(gòu)根據(jù)我國政策法規(guī)的最新標(biāo)準(zhǔn)，在單位及個(gè)人委托的基礎(chǔ)之上，依據(jù)社會(huì)化服務(wù)模式，代為處理相關(guān)人事業(yè)務(wù)。這一方法能夠?qū)⑷耸鹿芾砗腿藛T運(yùn)用割離開來，使單位人變成社會(huì)人。人事管理工作落到實(shí)處，就可以讓代理機(jī)構(gòu)全權(quán)負(fù)責(zé)處理。這一模式能轉(zhuǎn)變之前人事檔案封閉式、分散式管理的狀況，促使其朝著社會(huì)化、開放化的趨勢發(fā)展。同時(shí)還避免了人事檔案對(duì)單位過于依附的問題，賦予了流動(dòng)人員人事檔案更多生命力。如此一來，流動(dòng)人員人事檔案的管理制度能得到進(jìn)一步完善，管理方式也能更加統(tǒng)一，有助于將“死檔案”變成“活檔案”，促進(jìn)蒼溪縣檔案管理工作的開展。

（二）實(shí)行規(guī)范化管理，建立多種查找途徑。提倡對(duì)單位中的全部流動(dòng)人員人事檔案實(shí)施規(guī)范化管理，并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)分類。要根據(jù)當(dāng)事人的名稱、性別、年齡、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等，實(shí)行重新劃分與組織，同時(shí)建立多元化的查找途徑，讓檔案信息更容易被查詢和運(yùn)用。人事檔案管理一定要按照相關(guān)制度進(jìn)行操作，如需查詢、借閱此類檔案的有關(guān)資料，則必須辦理審批手續(xù)，不可讓閑雜人等隨意獲取檔案材料。查閱人員不可私自對(duì)外公開檔案內(nèi)容，如果是關(guān)系到國家機(jī)密的檔案，更需嚴(yán)加管理，不能任意涂抹、修改、撤銷、丟棄等。單位可以建立起獨(dú)立的人事檔案資料庫，對(duì)其實(shí)施科學(xué)規(guī)范的管理。

（三）提高管理人員素質(zhì)，推行信息化管理。針對(duì)管理人員素質(zhì)不高的情況，必須要建立并完善有關(guān)規(guī)章制度，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的理論及實(shí)踐研究，提高檔案管理人員相關(guān)待遇，改善工作環(huán)境，建立專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍，對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，逐步提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力。流動(dòng)人員人事檔案管理人員一定要全面意識(shí)到檔案管理工作的重要意義，要主動(dòng)利用各種資源提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，改進(jìn)工作方法。此外，對(duì)于信息化不足的問題，我縣應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)與管理手段，讓人事檔案管理人員學(xué)好信息技術(shù)與新型管理方法，運(yùn)用電子文件、計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、光盤等信息化元素進(jìn)行檔案管理。相關(guān)部門要添置現(xiàn)代化信息設(shè)備，創(chuàng)建流動(dòng)人員人事檔案信息資料庫，做好光盤保存與管理工作，開發(fā)信息軟件，全面推行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

四、結(jié)束語

加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的管理工作，對(duì)當(dāng)事人與企事業(yè)單位而言都十分有利。做好流動(dòng)人員的人事檔案管理，能夠?yàn)槲铱h發(fā)展提供有力的根本保障。在新時(shí)期下，我縣流動(dòng)人員逐漸增加，要做好人事檔案優(yōu)化工作，就必須掌握科學(xué)有效的管理方法，提高人才素質(zhì)，加強(qiáng)檔案資源開發(fā)意識(shí)，使管理工作能夠符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

［1］胡浩媛.淺議流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題及對(duì)策［J］.廣西政法管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（03）:127-129.

［2］王魯花等.新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀、問題及對(duì)策［J］.人才資源開發(fā)，2014（16）:3-4.

［3］劉娟.流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題以及改進(jìn)措施［J］.山東工會(huì)論壇，2014（03）:87-88.