檔案信息資源利用的必然歸宿
——遠程利用

文/四川大學公共管理學院 茍雪

檔案信息資源利用的必然歸宿
——遠程利用

文/四川大學公共管理學院 茍雪

大眾對檔案信息不斷擴大的需求和檔案服務發展緩慢之間的矛盾是檔案工作中的一大主要矛盾，檔案信息資源的遠程利用作為嘗試緩解這一矛盾的新途徑還存在著不足。本文對檔案信息資源遠程利用的現狀以及存在的問題進行分析，并具有針對性地從樹立檔服務意識、加快檔案信息化建設、建全檔案信息資源遠程利用的體制機制、建設檔案信息資源遠程利用模式四個方面提出建議。

檔案信息資源；遠程利用；信息整合

我們處于一個信息爆炸的時代，對信息的依賴度空前提高，人們對檔案資源的需求越來越強烈，但是由于有時候受到空間的限制，導致檔案資源的利用變成了一種麻煩事，比如張先生生活在A市，但是他需要用到一份保存在B市檔案館的檔案資料，除了親自到B市檔案館申請利用檔案以外，他能不能在A地檔案館直接獲取他需要的檔案信息呢？甚至于有沒有可能B市檔案館可以直接通過網絡向張先生提供檔案呢？檔案資源的遠程利用正是迎合了這種需求，其市場是巨大的。這種需求不僅是對檔案信息資源利用數量的要求，更對檔案資源的管理和利用方式提出了新的要求。傳統檔案館的單一式到館服務模式已經不能適應這種需求了，基于電子化的檔案資源遠程利用將會成為必然。檔案信息資源遠程利用對檔案館來說能加強館際間的合作，能夠利用、整合的檔案信息數量大大增加；同時能促進館際間的檔案資料編撰等，為公眾提供更加便利的二次利用；還能促進館際相互借鑒，提高信息利用效率，有利于檔案管理的標準化和規范化。對公眾來說，最直觀的便利就是能夠在異地查檔，跨館出證。在信息化管理的大背景下，國外檔案管理著名學者對檔案管理遠程服務的研究探索主要聚焦在微觀領域，注重具體實踐研究，尤其是在檔案信息管理存儲技術方面。國內由于檔案資源信息化建設較晚，對檔案信息資源的開發利用、檔案的服務等研究比較多，具體對檔案資源的遠程利用的研究還比較少，在檔案資源的遠程利用將成為必然的趨勢下，有必要對其相關問題進行分析。

一、檔案信息資源遠程利用的現狀

雖然早在2008年，北京市檔案局成立課題組對北京市各級檔案館民生檔案管理與利用服務現狀進行調研和分析，提出在全市國家綜合檔案館范圍內實現館藏民生檔案信息資源利用和共享的實施方案，但是受到經濟發展水平、思想意識等的限制，經過近八年的發展，檔案資源的遠程利用發展仍然停留在起步階段。與檔案信息資源的遠程利用發展水平低下相對應的是公眾對檔案信息資源的遠程利用的需求的不斷擴大，以浙江省海鹽縣檔案局為例，在2013檔案遠程利用系統開通運行的基礎上， 2014年海鹽縣檔案局工作人員發現農村群眾迫切希望遠程利用服務網點能夠實現村村全覆蓋、檔案的查詢范圍也希望能進一步擴大。數據顯示，遠程利用查詢系統正式運行后，檔案查詢量實現了爆發式增長，光婚姻檔案就實現了700多人次的查詢量，占到全部婚姻檔案查詢量的50%左右。

根據調查顯示，截至2015年，在我國31個省級綜合檔案館（香港、澳門、臺灣除外）中，僅有八個省級檔案館明確把檔案信息資源的遠程利用劃入了其提高檔案服務水平的范疇，僅占總數的25.8%。這一數據僅僅是基于對檔案信息資源遠程利用理論的提出，進一步闡述到“就近查詢，跨館出證”的只有三家檔案館，比例不到10%，而實際工作中能真正實現“就近查詢，跨館出證”的檔案館可能更少。

在無論是信息化水平還是基礎設施建設水平方面都走在我國檔案館前沿的省級檔案館中尚且如此，可以預見，在我國各級基層檔案館中檔案信息資源遠程利用的發展更加不容樂觀。為什么在檔案信息資源的開發利用、檔案的服務等方面研究和實踐都頗有成果的大背景下，同樣作為檔案信息資源的開發利用方式、服務方式的檔案信息資源的遠程利用的發展水平如此之低，發展速度如此緩慢呢？

二、檔案信息資源遠程利用中存在的問題

（一）缺乏檔案服務意識。長期以來，我國的檔案館都是關上門來搞建設，缺乏各檔案館之間的交流溝通，工作的重心也都是整理檔案、保管檔案等基礎工作，而忽略檔案的服務，更忽略了檔案服務模式的創新。這種封閉保守的思想導致我國的各級檔案館在各項工作中十分被動，寧可不做也不能錯。缺乏檔案服務意識，領導不重視，檔案信息資源遠程利用的相關工作所分配到的財力、物力和人力都不足，自然發展不起來；業務人員不重視檔案服務，難免不會出現拖沓、散漫的情況；檔案服務的意識的缺乏，不只存在于檔案人員之間，也存在于公眾之間，公眾缺乏檔案服務意識，不知道自己能享有相關的檔案服務，沒有了利用人群，缺乏有效的反饋，僅僅依靠檔案機構人員很難全面地發掘出檔案信息資源遠程利用中的各種問題，無法有效地完善利用，形成一種惡性循環，工作開展更加吃力。

（二）檔案信息化建設落后。檔案信息資源的遠程利用涉及最基本的問題就是檔案資源的信息化，即數字化，僅僅借助傳統的紙質檔案很難在大范圍內實現檔案信息資源的遠程利用。2000年王剛同志提出了全國檔案信息化建設任務的要求，全國檔案信息化工作全面啟動，經過十多年的發展，我們確實取得了非常顯著的成就，但就筆者的切身感受及調研來看，我國檔案信息化建設的質量還有待提高，主要表現為檔案資源的信息化建設水平不高。以某市檔案館為例，其信息化的檔案主要集中于明清檔案上，而且全文數字化的檔案很少，多數只是目錄的數字化，不能滿足檔案信息資源遠程利用的要求。檔案資源的信息化滯后限制了檔案信息資源的遠程利用的發展，巧婦難為無米之炊，沒有信息化的檔案資源作基礎，檔案信息資源的遠程利用服務內容單薄，可供遠程利用的檔案資源數量較少，種類比較局限集中，不全面。

（三）體制機制不健全。

1.缺乏相關的法律。在現階段我國的法律體系中，涉及檔案信息資源遠程利用的相關法律幾乎沒有，沒有法律對檔案資源遠程利用的建設機制提出要求并加以規范，各基層檔案部門間開展檔案信息資源遠程利用工作的依據大多是各基層檔案部門間簽訂的合作協議，如2013年長春市11個國家綜合檔案館簽訂實現長春市區域內檔案信息資源的遠程利用的責任書。導致相關法律的缺失一方面是因為這是一個相對新的領域，很多工作都尚處于起步和萌芽階段，有很多值得我們在實踐中去解決的問題，也存在一些爭論，制定法律有難度，但另一方面，更是意識上不重視的產物。制定相關的法律在一定程度上能引起社會心理上的重視，更重要的是具有強制執行力，能有力地規范檔案信息資源的管理和利用，從而將有利于建立檔案資源的遠程利用機制。

2.責任問題沒有落實。在現階段的檔案利用服務領域中，檔案信息資源的遠程利用是一個新的領域，沒有前人的經驗，沒有以往檔案工作的模式可以套，體制機制不健全。這其中涉及的最大的問題就是責任的落實，檔案館內部遠程利用的相關問題由誰管理，由誰實施，由誰負責；檔案館之間的檔案信息傳遞由誰負責；檔案信息資源在傳遞過程中安全性遭到了破壞由誰負責；檔案信息資源在傳遞之后安全性遭到破壞由誰負責；如何證明和界定檔案信息已經傳遞完成；檔案的真實性和安全性如何保障，這種真實性和可靠性是由發出方的檔案館還是接收方的檔案館保證等等。這些都是檔案信息資源遠程利用工作在實際中會遇到的問題，正是因為有這么多的顧慮和空白我國檔案信息資源的遠程利用才發展如此緩慢。

3.缺乏統一的標準規范。缺乏標準化的規范會導致檔案信息的不可提取和檔案反饋信息的交流障礙，更嚴重的是會給檔案帶來安全隱患，從而影響檔案信息資源遠程利用的效率，無疑是一頭攔路虎。而在我國，檔案信息資源遠程利用的建設缺乏標準化的規范。主要表現在以下三個方面：

（1）管理性標準規范。各級檔案部門依據自身工作的實際情況制定出具有地方特點的檔案管理流程、標準，這在一方面切合各檔案部門的實際情況，但是在另一方面，不利于地域間檔案部門的信息交流，同時不利于檔案信息資源遠程利用的建設。管理性標準規范從檔案部門工作系統的整體出發，對檔案信息資源遠程利用中涉及的信息化建設、業務流程、技術手段等制定制度、規程、指標等標準規范，對檔案信息資源遠程利用的建設提出要求，同時為其提供了保障。

（2）業務性標準規范。業務性標準規范是指導檔案人員實際檔案業務工作的標準規范，包括檔案著錄格式、歸檔文件目錄格式、檔案分類方法、編號的方法等。由于歷史的原因，我國一些檔案部門，尤其是一些基層檔案部門，分類方法沒有科學的規范，歸檔時檔號的編排也沒有統一的標準規范，仍然延續上一代流傳下來的編號方法，對檔案信息的數字化以及今后的檢索、利用等工作造成了一定的阻礙。

（3）技術性標準規范。技術性標準規范對檔案整理工作過程中、檔案服務項目中、檔案工作成果的提供上應滿足的技術標準規范提出要求，主要集中表現在信息資源管理系統方面。各地在建設檔案信息資源管理系統的過程中，都是各自采購或者自主開發，各檔案部門采用的管理系統和技術標準皆有差別。當用戶在各個應用系統間轉換時，無形地就增加了操作難度，更重要的是，用戶的權限限制和身份認證也成了一大難題，無法快速地獲取相關信息。使用的技術保障不統一，也會引發很多問題，比如一個檔案部門使用電子水印來維護電子檔案信息的安全性，可能在另一檔案部門這項技術還未投入使用，這就造成了檔案館間信息利用的障礙，同時也對檔案信息資源的安全構成了威脅。

三、對檔案信息資源遠程利用的對策與建議

（一）樹立檔案服務意識。開展檔案服務是挖掘檔案價值的有效方式，是各級檔案館新的工作重心，是現當代對檔案人員的新要求。檔案信息資源的遠程利用建設是檔案服務中一項很重要的綜合性工作，對財力、物力和人力有很高的要求。領導層樹立檔案服務意識，能確保有關的財力、物力和人力的分配；檔案業務人員樹立檔案服務意識有利于各項工作的有效落實；公眾樹立檔案服務意識，能夠提供有效的反饋，幫助解決檔案信息資源遠程利用中的各種問題。樹立檔案服務意識是促進檔案信息資源的遠程利用建設的重要保障，將有利于豐富檔案信息資源數據庫；有利于加強館際間的合作，建立檔案資源利用空間；有利于從心理上將檔案信息資源的遠程利用上升到一個高度。

（二）加快檔案信息化建設。信息化是檔案信息資源的遠程利用的基礎，包括檔案館基礎設施建設的信息化和檔案信息資源的信息化，在各項規定及指標的要求下，我國各級檔案館的基礎硬件設施信息化水平很高，截止2012年底，國家綜合檔案館網站建立的比例已達79.5%，高校網站的建立的比例更是高達94.3%，而檔案信息資源的信息化建設則不盡人意。檔案信息資源的遠程利用是對硬件設施信息化的要求，更對檔案信息資源信息化提出了要求。各級檔案館在加快檔案信息化建設的過程中應該以全文數字化為中心，突出檔案信息資源的信息化，提高檔案信息化建設的質量。

（三）健全檔案信息資源遠程利用的體制機制。建立檔案信息資源遠程利用的體制機制要從法律的制定入手，涵蓋檔案信息資源遠程利用工作中責任的落實、檔案信息資源遠程利用標準規范的建設等方面。法律就像是檔案信息高速公路上的交通規則，為檔案信息資源的遠程利用提供了依據，統一了全國各級檔案部門的檔案信息化管理、建設形式，優化配置有限的資源，能保障檔案資源的真實性和可靠性，為其的合法利用提供保證，更重要的是從思想上加深了各級檔案工作者對檔案信息資源遠程利用的理解和重視；責任的落實則是解決了檔案信息資源遠程利用的后顧之憂，使檔案信息資源遠程利用工作的開展更加有序化；檔案信息資源遠程利用中管理性標準化規范、業務性標準規范和技術性標準規范的建設將為檔案信息資源的遠程利用掃清障礙，提高利用效率，保障檔案信息的安全性。

（四）建立檔案信息資源遠程利用的模式。建立檔案信息資源遠程利用的模式首先要借助于檔案資源共享利用平臺的建設，整合區域內檔案資源，開放館藏檔案資源，共享館藏檔案。為了給利用者提供更大的便利，可以嘗試在各檔案館檔案門戶網站上提供遠程利用服務的入口，進一步可以將這一平臺擴展到移動端上，使檔案遠程利用服務更加人性化。其次是遠程利用服務網點的建設，合理地利用現有的基層服務結構，擴展其工作內容，比如在城市可以把居委會、街道辦，甚至一些政務中心建設成為檔案遠程利用的服務網點；在農村，則可以向居委會提供計算機、打印機、身份識別設備等信息化設施從而將其建設成為合格的檔案遠程利用的服務網點，完善檔案利用服務體系。第三從規章制度層面來說，檔案館間可以簽訂館藏檔案遠程利用的協議，以點帶面，從而建成多層級、全覆蓋的檔案信息資源遠程利用體系。

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