對新形勢下地勘單位檔案管理工作的幾點體會

文/河南省地礦局第三地質礦產調查院 樊艷霞

對新形勢下地勘單位檔案管理工作的幾點體會

文/河南省地礦局第三地質礦產調查院 樊艷霞

本文論述了地勘單位檔案管理的重要意義，并提出了目前我國地勘單位檔案管理工作存在的問題，分析了加強地勘單位檔案管理的舉措。

新形勢；地勘單位；檔案管理工作

地勘單位的檔案管理工作對地勘單位的發展水平產生了重要的影響。地勘單位檔案囊括了單位在發展中的文件和材料，還可以作為地勘單位重要的信息資源，為管理者的決策提供依據，在工作中，要規范地勘單位的檔案管理工作。

一、檔案管理工作在地勘單位的重要性

（一）管理者決策的依據。領導者的決策在單位中的意義重大，在處理日常事務時，領導者不僅要提高自己的管理能力，還要充分利用目前已有的資源，保證決策的科學性和準確性。其中可以利用的資源包括市場信息、政策信息和單位的資料等。在檔案中獲取有關的信息和數據，為管理者的決策提供依據，并得到有效的驗證，從而確保決策的科學性和合理性。

（二）地勘單位合法權益的保證。地勘單位在開展活動后，也會在檔案中記錄活動的資料和數據，這也是對地勘單位權益的反映。在檔案中，包括很多文件和內容，比如地勘單位制定的規章制度，單位人員的名冊等。隨著市場經濟的發展，可以借助很多資料維護自身的合法權益，在社會主義市場經濟的背景下，地勘單位和政府之間的交往越來越密切，在施工中，也會形成一些文書和憑證，要加強對這些文書和憑證的管理，維護自身的合法權益。

二、地勘單位檔案管理工作中存在的問題

（一）歸檔資料不全面，缺乏系統性。目前，很多地勘單位的歸檔資料都比較單一，缺乏對市場數據信息的整理和匯總，還有很多單位沒有專門保存市場的有關信息和決策等。如果地勘單位沒有技術對市場經濟政策和經營協議信息進行歸檔，一旦出現了問題，則會給地勘單位造成一定的損失。同時，尚未規范地勘檔案管理組卷，檔案管理缺乏科學性。

（二）檔案工作服務機制不完善。要加強檔案的管理，就要不斷完善檔案管理和服務機制。目前，很多工作人員還沒形成自覺的檔案管理和服務意識，地勘單位在檔案管理工作中，組織的力度不夠，有關的檔案信息的質量水平有待提高。在檔案管理工作上，很多單位尚未建立服務體系，導致檔案服務水平低下，掌握的專業知識不夠，信息量小。因此，沒有為地勘單位的勘察和施工提供有效的信息支持，影響了決策的準確性和科學性。同時，檔案管理部門的檔案服務水平不高，影響了檔案管理工作的開展。

（三）檔案工作基礎建設不足。在市場經濟的影響下，地勘單位過度強調經濟利益，而相對忽視內部的完善工作，以及社會效益的提高。因此，地勘單位會在信息收集中投入大量的時間和財力，而在檔案管理的基礎設計上，長期停止不前。基礎設施有利于提高檔案管理的質量，若沒有基礎設施作為檔案管理的保證，將會降低檔案管理收集和整理的效率，影響檔案管理的質量。而且，很多地勘單位將精力集中在提高經濟效益上，有些單位將辦公房出租，縮減檔案管理庫房，檔案管理和辦公同處一室，檔案管理的基礎設施難以保證，降低了檔案管理工作的整體質量。

三、地勘單位檔案管理改進對策

（一）實現檔案管理工作的標準化、規范化管理。要加強標準化、規范化的檔案管理工作，首先，要規范檔案的收集、管理工作，保證對每個環節進行嚴格的管理，若出現管理上的問題，則要及時進行修正；同時，隨著信息化社會的發展，計算機的應用范圍越來越廣泛，因此，在檔案管理中，要充分利用計算技術，提高檔案管理的效率。

（二）加大投入力度，做好檔案基礎工作。很多地勘單位受到經費的限制，在檔案管理中投入不足，隨著市場競爭的加劇，地勘單位在生產中投入更多的時間和精力，相對忽視檔案的管理工作。因此，導致檔案管理的基礎設置不完善，影響了管理的水平。所以，要使地勘單位檔案管理獲得更大的進展，就要加大資金的投入，要建立專門的檔案管理室，購買計算機設備、掃描儀等。

（三）穩定檔案管理隊伍。提高檔案管理工作的效率和水平，增強檔案管理人員的素質，對他們進行定期培訓，使他們掌握更多的檔案管理知識，做好檔案管理的研究工作，同時，要采取措施，穩定人員，打造一支高素質的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員工作的積極性。

（四）提高檔案安全管理。加強檔案的安全性管理，這也是檔案管理人員必須要做到的一點。檔案管理人員在工作中要培養檔案管理的責任意識，重視檔案管理工作，保證檔案信息的安全性。建立有效的制度和安全防范措施，防止檔案被損壞，提高檔案的利用率。

四、結語

在地勘單位的改革中，要強調檔案管理工作的重要性，提高檔案管理人員的責任意識。目前，在地勘單位，歸檔資料不全面，缺乏系統性；檔案工作服務機制不完善；檔案工作基礎建設不足；因此，要推動檔案管理工作的標準化、規范化管理；加大投入力度，做好檔案基礎工作；穩定檔案管理隊伍；提高檔案安全管理，不斷提高檔案管理的水平。

[1]王文巖.新形勢下地勘單位檔案管理工作的幾點體會[J].檔案天地,2015（06）:55-56.

[2]劉艷花,陳匯.加強基層機關檔案管理工作管見[J].檔案天地,2014（01）:56-57.

[3]廖海媚.做好新形勢下地勘單位地質檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務,2014（13）:177.