干部人事檔案實行計算機管理的必要性

文/內蒙古大學藝術學院 楊璐

干部人事檔案實行計算機管理的必要性

文/內蒙古大學藝術學院 楊璐

近年來，隨著社會經濟的快速發展，干部人事調動比較頻繁，檔案信息變化快，干部人事檔案管理工作也顯得越來越重要，對其管理水平的要求也越來越高，傳統的干部人事檔案管理方法已經不能夠滿足當前工作的需要。為此，非常有必要認真落實干部人事檔案管理工作，進一步研究分析加強干部人事檔案管理工作的措施，不斷提高人事檔案管理水平，從而加快干部人事檔案管理工作的改革、創新。計算機技術就是一種先進、科學的技術手段，將其應用于干部人事檔案管理工作中，不僅有利于提高管檔人員的工作效率，同時也可為干部工作以及領導決策提供準確、及時的信息服務。本文重點探討了干部人事檔案實行計算機管理的必要性。

干部人事檔案；計算機管理；必要性

干部人事檔案真實地記錄了干部的姓名、年齡、性別、學習經歷和工作經歷、政治思想、業務能力、獎懲情況等資料和信息，這些信息可以為干部評價、任免、考察、晉升以及調動等工作提供重要的科學依據。干部人事檔案實行計算機管理，相對于傳統的管理方法，在很大程度上提高了干部人事檔案管理效率以及質量，有效地提高了檔案的利用率，同時又有利于紙質檔案的保管，是現代檔案管理發展的時代要求，是干部人事檔案工作信息化的必然選擇。

一、國愛信息化和現代組織人事工作的必然要求

（一）國家信息化的必然要求。改革開放以來，隨著干部人事制度改革的不斷深化，人事調動越來越頻繁，人事信息量不斷增加，檔案內容更新換代的速度不斷加快，傳統的手工管理已經不能夠滿足現代干部人事檔案管理的需要，現實的工作情況迫切地需要改革。

在以后的發展過程中，加快數字化建設已成為我國現代化建設的國家戰略。隨著一系列信息化檔案管理工作法律法規的不斷完善，我國計算機信息管理技術不斷成熟，并且普及到了社會中的各行各業，為干部檔案實行計算機管理創造良好的條件，這對于促進干部人事檔案的現代化改革發展具有極其重要的現實意義。

（二）現代組織人事工作的必然要求。傳統的手工管理干部檔案的過程中，低效率、缺員的矛盾越來越突出。同時，隨著人們檔案意識的不斷加強，檔案思想觀念的不斷改變，傳統手工管理的繁、慢、亂等現象已經跟不上時代發展的快節奏。干部人事檔案管理部門在日常管理中，要處理檔案的接收、分類、整理、歸檔、利用等繁重的工作，而手工管理這些繁瑣的事情容易使得工作出現無序化，最終演變成慢、亂的現象。

現代組織人事工作需要數字化技術來支持，充分利用現有的先進設備，有利于提高工作效率和質量，這也是國家信息化工作的必然要求，從而才能更好地為我國的經濟建設提供服務。干部人事檔案實行計算機管理勢在必行。

二、干部人事檔案規范化、信息化管理的客觀需要

（一）有利于干部人事檔案的規范化管理。干部人事檔案實行計算機管理有利于實現規范化地管理，可以及時、方便地記錄干部檔案信息，通過計算機的保存、檢索功能，可以更加直觀、方便地查看干部的基本信息。如需要查找某人的檔案信息，通過計算機查詢其編號或姓名就能直接快速地將個人基本信息逐條清楚地顯示出來，從而提高了工作效率和質量。

（二）有利于干部人事檔案數字信息化管理。實現數字信息化的管理，能夠全面地展現出干部本人的具體情況和過往經歷，這樣就有利于干部在選拔任用的過程中，能夠快速地給領導提供更加全面的信息，讓領導充分了解干部的能力、人生觀、價值觀、思想品德等，實現任人唯賢。

干部人事檔案實行數字信息化管理，除了能夠快速、全面地提供干部的信息以外，其實用價值也很大。近年來，由于紙質人事檔案容易涂改造假的弊端，全國多地出現干部人事檔案涂改造假現象：2013年，山西太原市質量檢驗協會原秘書長王紅英，請人為其改寫檔案，將其出生時間改小兩歲；梅州市技師學院副院長鐘立篡改檔案中的工作履歷，違規獲取公務員身份……干部人事檔案實行計算機管理以后，可以直接建立干部人事檔案數據庫，建立干部個人電子檔案系統，做到紙質和數字檔案分離管理，這就能夠有效地保證干部個人檔案材料的真實性，使得出生時間、簡歷、學歷等涂改造假情況變成不可能，從而保證了干部人事檔案的可靠性，維護了干部人事檔案的嚴肅性。而且紙質和數字檔案分離管理可以有效減少檔案材料無故遺失或者損壞等情況，有效保護好原始檔案，從而有利于保護干部人事檔案的完整性和安全性。

干部人事檔案實行數字信息化管理有利于提高工作效率。在日常組織人事管理工作中，每年都有大量的考核考察、工資審批等工作，這些工作都涉及干部人事檔案材料的查閱問題，傳統的紙質檔案的查閱會耗費大量工作精力和時間，而通過實行計算機管理，實行干部人事檔案數字化管理，就可以去繁化簡，通過電腦就能夠查閱到所需要的相關信息，有效地提高了管檔人員的工作效率。

三、結語

隨著計算機技術的不斷發展和普及，傳統的干部人事檔案管理方式已經不能適應時代發展的需要，為了充分發揮干部人事檔案的作用，應當在干部人事檔案管理工作中，積極引入計算機信息管理技術，全面提升干部人事檔案管理工作水平。

［1］劉烈韜.計算機技術在檔案工作中的應用分析［J］.科技創新導報，2012（17）.

［2］劉穎.應用計算機技術推動檔案管理工作不斷完善的措施［J］.科技傳播，2011（08）.

［3］陳喜華.干部人事檔案實行計算機管理的必要性［J］.城建檔案，2011（10）.