基建項目檔案歸檔難度與對策

文/廣東電網有限責任公司珠海供電局 張春霞

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基建項目檔案歸檔難度與對策

文/廣東電網有限責任公司珠海供電局 張春霞

【摘要】電力工程基建項目在電力發展中最為重要，基建項目是電力正常運行的基礎。基建項目檔案是對電力基建項目的記錄和分析，在國家電力發展中非常重要，能夠對以往的電力工程進行數據分析，為基建項目提供參考價值。特別是在我國現代化建設中，電力基建項目很重要，加強電力基建項目檔案歸檔就更加重要。

【關鍵詞】基建項目；檔案歸檔；對策

一、項目檔案歸檔意義

隨著我國經濟社會的發展，電力項目建設不斷增加，檔案的數量越來越多，檔案歸檔管理也就更加重要。特別是在信息化發展的今天，轉變電力檔案歸檔方法和管理效果是企業檔案管理發展的趨勢。可提升檔案的價值，滿足電力單位對各種檔案的查詢，發揮檔案管理在電力基建項目中的重要作用。因此，加強電力項目檔案歸檔管理，對提高我國電力基建項目建設，為以后電力建設水平提供參考和利用具有非常重要的意義。

二、項目檔案歸檔難度

（一）部門管理層和資料管理員認識不強。檔案管理意識在檔案管理過程中非常重要，只有提高管理認識，才能夠加強電力工程項目的檔案管理，提高檔案在基建項目中的重要作用。由于傳統的項目建設認為施工過程在才是最為重要的，所以忽視了檔案部門的檔案管理，在基建項目檔案管理中不用心，或者敷衍了事，且管理人才方面配備不齊，管理工作與施工項目不同步，嚴重影響到電力施工項目的順利進行。因此，要不斷提高檔案管理的認識，為電力基建項目提供良好的參考價值。

（二）基建部門的檔案人員配置不足。基建部門的人員配置足夠才能夠有效地進行檔案管理，由于基建部門的資料員不僅要完成自身工作任務，而且要負責檔案管理工作，以至于歸檔工作不規范。缺乏足夠的管理人員，難以獨立完成資料的收集整理、編目建檔工作，檔案管理水平不高。

（三）檔案管理過程及各項檢查落實不到位。電力項目檔案管理要加強管理過程和檔案檢查，檔案管理工作是一項復雜的工作，涉及檔案資料的收集、整理、保管以及統計與查詢等方面的工作，特別是對重要檔案更要進行仔細分類和整理，保存其完整性。例如項目檔案工作的三級交底、中間檢查、預驗收、正式驗收等。由于缺乏檔案管理意識和充分的專業人員，導致檔案管理過程不仔細，檔案檢查不到位。

（四）參建各方的資料員流動性強，資料缺乏完整性。電力項目基建中各參建單位的工作人員流動性比較強，導致資料員對檔案文件認識不強，保管不善。有些檔案要經過很多人的手里，尤其是施工方很多都需要當時施工的人員簽名確認等，這對檔案保存的完整性具有一定的影響。而且紙質檔案隨著時間的推移會發生損壞，工程文件在收集時已經不完整。所以，對檔案進行定期的檢查、維護和備份，保證歸檔文件的干凈、整潔，確保檔案的管理完整性。

三、項目檔案歸檔對策

（一）增強檔案管理人員歸檔的意識和素質。提高檔案歸檔意識，才能夠有效地加強歸檔管理。要加強檔案工作人員對檔案歸檔的重視教育，檔案管理人員只有提高檔案工作的意識，才會認真做好檔案管理。還有就是要提高檔案歸檔人員的整體素質。加強檔案管理工作人員的培訓，從目前來看，電力企業檔案管理人員不夠專業，具有高等教育水平的人員不多，因此，提高檔案管理人員的專業技術培訓，特別是對新的檔案工作人員進行專業技能培訓，能夠提高檔案管理水平。

（二）做好工程前期檔案交底和工作計劃。加強電力檔案的歸檔工作管理就要在工程完工前期對檔案進行整理，做好檔案的交底工作，雙方在交底工作過程中要對檔案的信息和內容進行核實，避免錯誤的收集、整理方法和信息的錄入。同時，要加強檔案工作的規劃管理，對工程建設過程中，制度的落實情況、措施，項目現場文件的整理、保管等進行有效檢查才能有效地管理基建項目檔案。

（三）做好檔案過程中的檢查和自查。電力基建項目檔案歸檔工作要加強檔案歸檔的檢查和自查工作。如加強對項目檔案工作的三級交底、中間檢查、預驗收、正式驗收等檢查。要做好檔案管理部門與基建部門的溝通、聯系。同時，要加強檔案工作的自查，主要是工作人員針對自己在歸檔工作中存在的問題和漏洞進行自查，且參建單位做好基建檔案整理、組卷、編排，多與基建部門溝通和配合，變被動為主動，規范基建檔案立卷標準，提高立卷質量，提高電力企業基建項目檔案歸檔水平。

（四）落實工程管理監督過程。加強工程對檔案部門的監督管理主要是防止檔案管理工作人員在管理過程中對檔案進行涂改和歸檔材料不齊全完整，引起檔案信息不能正確反映電力基建項目的現象。通過聯動機制建立工程管理部門和檔案管理部門溝通，比如把基建檔案工作納入基建工程計劃中，納入崗位責績效中，把基建檔案與基建工程建設進度同步，確保基建檔案歸檔工作順利進行。

四、結論

隨著我國經濟社會的發展，電力項目建設不斷增加，檔案的數量越來越多，檔案歸檔管理也就更加重要。基建項目檔案是對電力基建項目的記錄和分析，在國家電力發展中非常重要，能夠對以往的電力工程進行數據分析，為基建項目提供參考價值。因此，加強電力項目檔案歸檔管理，對提高我國電力基建項目建設，避免基建過程中發生坍塌，提高電力項目基建水平具有非常重要的意義。

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