辦公自動(dòng)化條件下電子文件的歸檔管理與分析

文/中共大慶市委黨校 梁天峰

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辦公自動(dòng)化條件下電子文件的歸檔管理與分析

文/中共大慶市委黨校 梁天峰

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為各單位工作中必不可少的應(yīng)用技術(shù)，這就極大地提高了辦公的效率，節(jié)約了大量的人工成本。新時(shí)期，很多電子文檔的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，在各個(gè)行業(yè)中發(fā)揮了重要的作用。本文就是基于當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合電子文檔管理的具體情況，分析了辦公室自動(dòng)化條件下電子文件的歸檔管理，并提出了對(duì)應(yīng)的改進(jìn)措施，以期對(duì)后續(xù)的檔案歸檔工作提供參考建議。

【關(guān)鍵詞】辦公室自動(dòng)化；電子文件；歸檔管理

辦公室自動(dòng)化是發(fā)達(dá)國(guó)家在20個(gè)世紀(jì)70年代發(fā)展起來(lái)的，那時(shí)就極大地解決了發(fā)達(dá)國(guó)家辦公的效率問題。辦公自動(dòng)化是借助計(jì)算機(jī)的發(fā)展，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣，共同發(fā)展起來(lái)的。現(xiàn)在，辦公自動(dòng)化在很多行業(yè)中都發(fā)揮了重要的作用，當(dāng)然隨之相伴的就是大量的電子文件，這些文件資源如何有效的歸檔管理，成為很多單位都爭(zhēng)相思考的課題。

一、辦公自動(dòng)化電子文件的特點(diǎn)

文件的歸檔在我國(guó)并非少見，但是歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)需要結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，尤其是面對(duì)這樣一種新型的信息載體，如何才能讓信息得到有效的保管，發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢(shì)，就成為思考的關(guān)鍵，綜合來(lái)看，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

第一，電子文件的原始性不易確定，紙質(zhì)文檔的原始性通過(guò)文字的記錄或者內(nèi)容的形式表現(xiàn)出來(lái)，這是一種實(shí)體的狀態(tài)，即使根據(jù)紙質(zhì)的破損程度都能判斷出時(shí)間，但是電子文件是一種虛擬的檔案，在復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)或者分享的過(guò)程中，飛速的流轉(zhuǎn)，無(wú)法確定原始性。第二，電子文件容易失真，紙質(zhì)文件在傳遞過(guò)程中文字和信息不容易完全復(fù)制，能夠保證內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性，電子文件稍有不慎，容易失真。第三，電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性較強(qiáng)，電子文件的形成、傳輸和處理的過(guò)程中是在計(jì)算機(jī)、手機(jī)等設(shè)備上完成的，離開了這種電子設(shè)備，就無(wú)法對(duì)文件進(jìn)行處理，而且電子文件的傳輸過(guò)程中如果遭到二進(jìn)制編碼的破譯，有可能對(duì)電子文件造成不可挽回的損失，導(dǎo)致安全問題的發(fā)生。

二、辦公自動(dòng)化電子文件歸納管理現(xiàn)狀

由于電子文件存在著安全隱患，使得在保存和管理的過(guò)程中可能會(huì)遇到各種情況導(dǎo)致電子文件的損害，造成無(wú)法使用。雖然我們已經(jīng)進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境，但是在電子文檔的歸檔和管理方法仍然存在著一定的缺陷，而且很多單位或者個(gè)人已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)文檔的管理，對(duì)于電子文件的管理在意識(shí)上有一定的滯后性。電子文件大多是在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備上完成的，對(duì)電子設(shè)備的依賴性比較高，所以電子文件的保管也需要電子設(shè)備設(shè)施的支持。可以說(shuō)，電子文件的存儲(chǔ)和管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的技術(shù)工程，只有認(rèn)識(shí)到這個(gè)問題的不足，才能有更好的存儲(chǔ)方法對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的管理，目前比較突出的問題有:對(duì)電子歸檔的認(rèn)識(shí)不到位，辦公自動(dòng)化設(shè)備信息資源的利用不充分，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不足。

三、在辦公自動(dòng)化條件下加強(qiáng)電子文件歸檔管理的措施

（一）提高電子文件的管理意識(shí)。計(jì)算機(jī)的普及和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，讓電子文件的運(yùn)用已經(jīng)非常普遍，各個(gè)領(lǐng)域也在積極地創(chuàng)造條件，提高對(duì)信息的管理和運(yùn)用，提升工作效率，擴(kuò)大信息存儲(chǔ)量。可以說(shuō)，電子文件的發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，所以要將電子文件的管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作來(lái)抓，提高大家對(duì)電子文件的重視，建立正確的管理理念，運(yùn)用各種現(xiàn)代化的方式加強(qiáng)對(duì)電子文件重要性的宣傳，強(qiáng)化人們對(duì)電子文件的管理意識(shí)。

（二）建立紙質(zhì)文件和電子文件的管理體制。作為傳統(tǒng)的信息載體，目前紙質(zhì)文件并沒有完全退出歷史舞臺(tái)，而且紙質(zhì)文件有其本身的優(yōu)點(diǎn)，所以在一定的時(shí)間階段上，紙質(zhì)文件和電子文件在單位中是共同存在的。但是兩者的管理方法肯定是不同的，需要在單位中建立兩套管理體制，在運(yùn)用一些軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)加強(qiáng)二者的融合，以便對(duì)信息進(jìn)行有效的管理，發(fā)揮文件的重要作用。

（三）強(qiáng)化電子文件的安全管理工作。電子文件在傳輸和處理的過(guò)程中，由于各種各樣的原因，容易導(dǎo)致信息的失真，針對(duì)這樣的情況，需要對(duì)電子文件進(jìn)行有效的管理，首先要對(duì)存儲(chǔ)量進(jìn)行控制，同時(shí)提高電子文件的存儲(chǔ)時(shí)間。另外，需要保證計(jì)算機(jī)和其他電子設(shè)備的安全性，保證設(shè)備不易受到病毒的攻擊，或者自然災(zāi)害的損害，提高電子文件存儲(chǔ)過(guò)程的安全性。

（四）提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著辦公室自動(dòng)化條件的日益成熟，電子文件的大量出現(xiàn)，需要業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理人員來(lái)開展工作。在這樣的網(wǎng)絡(luò)背景下，如果工作人員僅僅懂得檔案管理的知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)代需求的，需要緊緊跟上時(shí)代的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代的檔案管理方法，學(xué)習(xí)其他單位電子文件的管理技巧和方法，提高對(duì)電子文件管理意識(shí)，提升整個(gè)隊(duì)伍的檔案管理素質(zhì)。

總之，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件的運(yùn)用已經(jīng)非常普遍，各個(gè)單位也需要在這種形勢(shì)下加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，提高工作效率。只有在加強(qiáng)對(duì)電子文件特點(diǎn)和現(xiàn)狀的分析基礎(chǔ)上，才能找到更好的管理對(duì)策，保證電子文件的信息準(zhǔn)確、可靠，充分發(fā)揮電子文件的價(jià)值。

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