淺談如何做好采供血機構檔案管理工作

文/唐山市中心血站 沈仕奇

淺談如何做好采供血機構檔案管理工作

文/唐山市中心血站 沈仕奇

本文論述了采供血機構檔案管理工作的現狀，結合工作實際提出采供血機構檔案管理工作的對策。【關鍵詞】采供血機構；檔案管理工作

采供血機構檔案是采供血機構的寶貴財富，是采供血機構進行宣傳教育的生動資料。如何加強檔案規范化管理，就必須在調查采供血機構檔案管理的基礎上，了解采供血機構檔案管理工作的現狀和存在的問題，簡析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好新時期采供血機構檔案管理工作。現就采供血機構檔案管理的現狀與對策談一下筆者的觀點。

一、采供血機構檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。采供血機構管理中，各級采供血機構制定了適用于本機構的、較為健全的采供血機構醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在采供血機構目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

（二）對采供血機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。到目前為止，采供血機構檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。各級采供血機構在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各級采供血機構根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

（三）檔案意識不強，檔案利用率較低。對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在采供血機構管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（四）檔案管理人員業務水平不高，檔案知識欠缺。在采供血機構人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

（五）檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。有些采供血機構由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在采供血機構管理中的廣泛運用，采供血機構管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

二、采供血機構檔案管理工作的對策

（一）加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性。大力宣傳檔案工作，使采供血機構領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，采供血機構管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

（二）建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各采供血機構要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

（三）加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理。加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容。另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個采供血機構的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，采供血機構應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

（四）建立采供血機構檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供可靠依據。由采供血機構主任或副主任直接分管，形成一個以分管主任全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的采供血機構檔案三級網絡管理模式。采供血機構的檔案管理應統一領導、統一機構、統一制度，統一操作、統一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于采供血機構檔案的安全、完整，為采供血機構檔案的開發利用提供可靠依據。