你會做會議記錄嗎

文/煙臺市文聯 邵明媚

你會做會議記錄嗎

文/煙臺市文聯 邵明媚

本文通過工作中典型的實例，分析了做好會議記錄的格式方法和工作要領。總結了做好會議記錄的一些經驗和體會。

會議記錄；工作要求；經驗體會

小吳工作一段時間了，大大小小的會議參加了不少，每次他都會認真地做記錄。后來，單位領導讓其負責會議記錄。起初，他并沒有太上心，覺得會議記錄相對其他公文種類比較簡單，無需太費腦，只要真實記錄會議的過程和內容即可。隨著時間的推移，他參加的會議次數和種類越來越多，對會議記錄的認識也越來越深刻。會議記錄并非像他當初想象得那么簡單，在日常工作中它的基礎性、史料性、依據性作用非常突出，而且會議的不同性質、規模和議題，都會影響會議記錄的形式、方式和側重點。

眾所周知，會議是解決問題、開展工作、傳達精神最常見的手段和方式。正如《史記·平津侯主父列傳》所言“每朝會議，開陳其端”，幾個人或者一群人聚在一起，圍繞同一個主題，交流信息，發表看法，討論研究，最終形成共識，并明確分工，推進工作。在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來，就形成了會議記錄。

小吳越來越認識到，會議記錄在公文種群中或許不是最重要的、最常用的，但絕對是最基礎的。它是形成會議簡報、會議紀要，以及各種決定、決議、人事任免等反映會議成果的文件依據，是貫徹落實上級精神、指示的證據，是重點工作進展路程、單位歷史發展脈絡的反映。它要求全面反映會議的面貌，必須真實可靠、翔實完備，不能夾雜任何個人情感，更不允許有意增刪改動。會議記錄的重要性可見一斑。

了解會議記錄的作用和重要性后，小吳對會議記錄有了全新的認識，再做會議記錄的時候，他的內心產生了一種新鮮的愉快體驗。參加過多次不同性質、規模和形式的會議，如何對不同種類的會議進行記錄，引起了他強烈的興趣。

就格式而言，會議記錄與一般公文的格式很不相同，個性十足，它不僅格式樣貌很特殊，而且格式要素也與眾不同，凡是接觸過一般公文和會議記錄的人均有此認識。因其格式如此特別，可謂獨此一家，所以通常有專門的會議記錄本。它的必要要素有會議名稱、時間、地點、出席人、主持人、記錄人、主要內容等。根據不同的會議要求，它的非必要要素常常有應到人數和人員，缺席、遲到人數和人員，列席人數和人員等。

不同的會議，對內容記錄的詳略程度要求不一樣，所以有詳細記錄和粗略記錄的區別。粗略記錄，簡稱略記，簡要記錄會議上的主要發言和大概過程即可。詳細記錄，簡稱詳記，則要求詳備而完整地記錄會議的整個過程和全部內容，不僅要詳細記錄與會人員的發言，還要記錄與會議主題密切相關的其他動態，如掌聲、休息、插話等，有時為了保證記錄的全面翔實完整，還要求在“筆錄”的基礎上進行“音錄”和“像錄”，即通常說的“錄音”和“錄像”。在現代化辦公環境中，尤其是對重大會議而言，單純的筆錄已經不能滿足要求，常常要借助音錄、像錄手段，最大限度地保留和再現當時的會議情境。但“筆錄”是最基本和最主要的記錄方式，這一點是不容置疑的。音錄、像錄只是輔助手段，最終還是要還原成文字。

越是大規模的會議，對會議記錄的要求越高，能否做到“全面而詳備”地記錄會議，小吳認為這是對記錄人的極大考驗。因為此時的記錄內容和形式，已不再局限于通常的記錄本了，常常還包括簽到表、錄音筆、錄像機等；另外還要明確一點：會議記錄并非“有聞必錄”，要處理好“詳略”之間的關系，使之得當。此時的提前準備功夫就顯得很重要了。記錄人員要提前充分了解會議的規模、性質、內容、日程等信息，要提前考察會場，了解會場格局和現場布置，確定最佳記錄位置。這個位置要盡可能靠近主持人、發言人或擴音設備，以便準確清晰地聆聽并記錄他們的發言內容；這個位置還要盡可能的視野好，以便能夠統觀全局，以便觀察和記錄對會議有重要影響的動態。從某種意義上講，記錄人員比一般的與會人員更為重要，記錄席位必須具備一定的便利性。

會議記錄，簡而言之，就是對會議過程和內容的記錄，真實性和原始性是其最基本的特點，但其并不是從會議開始到會議結束這個過程的機械記錄，它要求對會議中涉及的文件材料、與會人員的發言等進行必要的綜合和概括，所以它也具有一定的綜合性。在長期的會議記錄實踐中，小吳深深體會到會議記錄有兩大難點：一是會議記錄的內容范疇。雖然會議的一般過程都是嚴肅的，但不是一味的，也有活潑的時候，也有順著話題聊聊天說點題外話的時候，到底哪些該記哪些不該記，有時候真的傻傻分不清啊。二是會議記錄的詳略標準難以把握，尤其是與會人員都是重量級人物，大家都發言積極、氣氛熱烈的時候，往往就有些應接不暇、記錄不及、詳略難分了。

小吳認為要解決以上難題，就一定要明確會議記錄的核心和主體，及其主要表現。經過認真地分析和系統地總結，小吳發現會議記錄的核心和主體是會議的中心議題以及圍繞中心議題進行的發言討論和展開的有關活動，具體而言包括會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論，會議過程中的重要人物的主要發言，討論、爭論的焦點及其各方的主要見解，會議最終形成的議決或議而未決的事項，對會議產生較大影響的其他言論或活動等。如此一來，根據具體會議內容與會議中心議題的關系度，就能夠很好地區分會議內容與非會議內容、題內話與題外話，也就知道哪些該記錄哪些無需記錄，哪些該詳細記錄哪些只要簡略記錄即可。

對于一般會議的一般言論，摘要記錄即可，主要記錄發言者講了哪幾個問題、每一個問題的基本觀點與主要事實和結論分別是什么、對他人發言的態度如何等。對某些特別重要的會議以及特別重要人物的發言，則需要記下全部內容。

可以速記與錄音同時進行，會后根據錄音補充整理出全文；不具備錄音條件的，可由多個寫字速度快的人同時記錄，會后互相校對補充，形成完整的會議記錄。有些會議內容不是發言形式，但是與會議中心議題密切相關，甚至對會議目的具有重要影響，也應該記錄在案，比如以人事任免為主題的會議中的投票、表決等過程，必須用文字的形式真實全面完整地記錄下來；即使是在討論研究過程中出現的對會議結果有重大影響的插話、笑聲、掌聲、會議中斷、臨場休息等也應予以記錄。

會議記錄的過程是將發言變成文字的過程，發聲的速度要遠遠高于手寫的速度，記錄人員要想能夠快速準確全面地記錄會議人員的發言，除了提高自己的筆記速度之外，還需要掌握一些技巧。通過摸索實踐和請教交流，小吳總結了一些經驗。一是，字寫得小一些、輕一些，字體圓潤一些、柔和一些，可以大大提高寫字速度。二是要抓住“要”點，首先明確中心議題，然后明確重要環節、重要人物、重要發言，重點記錄。一般來說會議的主持人、主要領導、重點嘉賓的發言是要點，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等是要點。三是要學會“省”。在明確“要點”的基礎上，非“要點”都可以省略。不重要的環節不記，不重要的發言不記，不重要的動態不記。就具體個人的發言而言，只記錄主要觀點、主要論據和主要結論，論證過程可以不記。就某一句話而言，其中心詞是重點，修飾語可以不記或略記或會后補記。要學會使用甚至創造簡稱、簡化詞語和統稱，可以適當省略詞語或句子的附加成分，較長的成語、俗語、歇后語，套路性的話語只記綱領梗概，其他部分用曲線或橫線或其他熟悉的符號代替，會后查補即可。靈活使用代替法也可以省力不少，如用姓氏代替全名，用一些數字和國際上通用的符號代替文字，用“c”代替“世紀”（英語為century），用but代替“但是”等。但在最后整理或印發會議記錄時，均應按規范要求辦理。

經過一番思考和總結，小吳現在對各種會議記錄都能夠得心應手、靈活應對了。