淺議大數據時代的高職院校人事檔案工作

文/遼寧金融職業學院 祝彩鳳

淺議大數據時代的高職院校人事檔案工作

文/遼寧金融職業學院 祝彩鳳

大數據時代背景下，高職院校的人事檔案工作需要適應“服務大眾”的技術需求，從思想上轉變服務理念，應用信息新技術變革人事檔案管理模式，提高人事檔案利用率，更方便、更快捷、更個性化地為學校事業發展服務。

大數據；高職院校；人事檔案

2014年，阿里巴巴集團的創始人馬云在一場大數據產業的推介會上的主題演講中提出了“人類正從IT時代走向DT(Data technology)時代”的最新觀點。IT時代與DT時代之間看似是一種技術的差異，實際上是思想觀念層面的差異。在大數據時代背景下，高職院校的人事檔案工作必須從傳統管理向現代服務、思想創新的方向轉變。汲取新技術創新人事檔案管理模式的同時，更要轉變服務思想的變革，應用大數據為檔案利用者開展更舒服、更便利的個性化服務，適應大數據時代的要求。

一、轉變傳統觀念，擴大檔案宣傳，傳播人事檔案影響力

高職院校的全面發展離不開檔案工作的支持，必須轉變教職工不重視、不關心檔案的態度，從思想層面改變現狀。對于高職院校的檔案領導者和管理者所能做的是不斷地擴大檔案宣傳，突出檔案重要性，正確引導教師和學生對人事檔案的認識程度，提高人事檔案的影響力。人事檔案在高職院校中作用很大，主要服務于黨委工作部門和人事部門，中層干部的選撥任用、教職工的職稱評聘、工資待遇、出入境、公證、落戶、離退休等等，體現了對人事檔案需求的多樣性。檔案部門可以通過報刊宣傳、網絡宣傳等形式對廣大師生進行宣傳，擴大人事檔案的影響力。這樣才能使人事檔案形成者養成對人事檔案資料主動整理、主動遞交的好習慣，不斷更新和補充人事檔案的內容。

二、提高檔案人員業務素質，擴大歸檔，補充人事檔案全面性

對于高職院校的人事檔案工作而言，人員素質的提高至關重要。許久以來，在高職院校檔案管理一直被認為是清閑悠哉的崗位，檔案管理人員的素質通常都比較低而且人員流動性大，不穩定。檔案管理崗位人員年齡大、工作量大是普遍現象，因此，人事檔案很難做出奪目的業績。檔案人員職稱晉升困難，待遇低等因素造成了檔案人員的情緒低落，不思進取，跳槽流失的情況。在大數據DT時代，高職院校必須重視起人事檔案工作，組建一支專業素質強、學歷層次高、年齡結構合理的檔案隊伍才是明智之道。

人事檔案資料主要從組織人事部門獲取，涉及到個人的德才勤績等方面的情況。在大數據時代個人成長還經歷了很多重要的學習、培訓、學術科研等過程，但因不在組織人事部門，便造成了個人重要信息的缺失。因此，收集人事檔案資料，除組織人事部門外，還要在教務處、科技處等可能產生個人重要信息的部門擴大人事檔案資料的篩選，盡可能地完善人事檔案信息，全面反映個人情況。

三、吸收優良服務理念，擴大檔案開放，提高人事檔案利用率

馬云在他的演講中提到，DT時代是以服務大眾、激發生產力為主的技術，我們就要把這種服務大眾的理念延伸到高職院校的人事檔案工作中。在高職院校的傳統人事檔案管理工作中，人事檔案需要遵循“集中統一、歸口管理”的原則，人事檔案具有保密性，必須經組織審查通過方可利用，個人是不允許查閱自己及親屬的人事檔案資料的。然而在國外，人事檔案管理的特點是對檔案信息的充分利用和謹慎開放的結合。我們應該學習國外檔案管理經驗的優點，對人事檔案中有關教學、科研、工資、獎懲等方面的基本信息放開利用，這樣既有利于個人對自己的人事檔案材料完整度的了解，又能夠及時補交短缺材料，使人事檔案更加完整。對人事檔案資料的適當開放，可以大幅度提高人事檔案利用率，提高人事檔案的利用價值。對于組織人事部門對個人的評價、審查意見等信息則仍需繼續遵循保密的原則，不能公開。

四、掌握先進信息技術，建立人事檔案電子數據平臺

大數據時代的到來要求高職院校的檔案部門必須擺脫傳統人事檔案管理模式的束縛，利用先進的信息技術將不涉及國家機密和個人隱私的人事檔案信息進行電子化的處理，存儲于個人身份證中，形成人事檔案信息卡，由個人保管。其中包含個人的基本自然情況，如姓名、性別、民族、身份證號、家庭住址、各階段教育經歷、培訓經歷、工作經歷、教學科研等信息。當其應聘或調動工作時，可以通過讀卡直接調取人員信息。人事管理部門通過人事檔案電子數據平臺可以授予教學、科研等部門相應權限，及時將個人在教學、科研方面的最新信息及時錄入人事檔案信息系統，做到個人信息的及時更新和完善。大數據時代就是要服務大眾，人事信息更新快、收集快、利用快，檔案所有者和利用者利用檔案快捷、高效，這就是大數據時代高職院校人事檔案工作應該達到的目標。高職院校的人事檔案信息系統可以為學校發展提供高效的人才支持，通過對常用信息數據的存儲和處理可以減少對紙質檔案的損害，起到保護紙質檔案的作用。信息化的快捷利用也可以把人事檔案價值發揮到最大。

2012年，中共中央組織部印發了《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》(組通字〔2012〕28號)，各省組織了對人事檔案中有關三齡兩歷一身份的大審核，充分體現出黨和國家對人事檔案工作的高度重視，作為文化教育的前沿陣地，高職院校更應該響應國家號召，把人事檔案管理工作抓好、抓實，緊密結合大數據時代的數據技術和應用，實現信息共享，為學校和社會服務。

本文系2016年度遼寧省檔案局科技項目“大數據背景下高職院校人事檔案管理工作——以遼寧省高職院校為例”（課題編號：L-2016-R-13）

[1]董莉清,韓海濤.數據對人事檔案的影響.蘭臺世界,2016（03）.

[2]尹艷華.大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰及對策研究.才智,2016.

[3]葉文玲.剖析高校人事檔案管理模式的改革創新.辦公室業務,2014（13）.