人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策

文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 賴培秀

人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策

文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 賴培秀

隨著社會的發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)改革的逐步深入，醫(yī)院人才流動越發(fā)頻繁，如何建立起一套完整、嚴(yán)密、高效和適合時代發(fā)展的醫(yī)院人事檔案管理體系，充分發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的積極作用，為醫(yī)院合理選聘人才服務(wù)，顯得尤為重要。

醫(yī)院；人事檔案；問題；對策

伴隨社會的日趨發(fā)展、人事制度改革的逐步深入和省屬公立醫(yī)院改革的不斷推進，醫(yī)院人才的流動也越發(fā)頻繁，人才的合理流動，有利醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進步和發(fā)展，但人才流動也給醫(yī)院人事檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。如何充分發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的積極作用，為醫(yī)院合理選聘人才服務(wù)，顯得尤為重要。

一、人才流動下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院人事檔案管理內(nèi)涵。醫(yī)院人事檔案是指醫(yī)院在人事管理活動中形成的記錄和反映醫(yī)院員工學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，及其醫(yī)療技術(shù)、教學(xué)水平、科研能力、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等方面的數(shù)據(jù)和信息，并以個人為單位集中起來、具有一定保存價值和有機聯(lián)系的原始歷史記錄。結(jié)合醫(yī)院的實際情況，醫(yī)院人事檔案材料主要包括：履歷材料，業(yè)務(wù)考核、組織考察材料，學(xué)歷學(xué)位材料，職稱（職務(wù)）晉升材料，進修培訓(xùn)材料，出國出境等政審材料，入黨（含民主黨派）材料，獎勵材料（科技獎、政治榮譽獎等），錄（聘）用材料，各類工資審批表等。

（二）醫(yī)院人事檔案管理對象。長期以來，干部身份的觀念根深蒂固，受干部審查制度的影響，人事檔案保管的對象僅局限于干部身份人員，暨醫(yī)院人事檔案只針對在編員工。然而，伴隨醫(yī)療衛(wèi)生體制和醫(yī)院人事制度改革的不斷深入，以人為本的人性化醫(yī)療服務(wù)和現(xiàn)行編制落差現(xiàn)象也越來越嚴(yán)重，聘用非在編合同制人員成為解決這一問題的最直接、最有效方式，由非在編合同制人員形成的具有保管意義的相關(guān)資料，如履歷情況、工作表現(xiàn)、考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位、職稱晉升等材料，成為醫(yī)院人力資源管理的一個重要部分。隨著醫(yī)院人才的大量流動，也帶來了“棄檔”等現(xiàn)象，而這些都對當(dāng)前的、傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理形成強烈的沖擊，既要管理在編員工的人事檔案，也不能忽略非在編合同制人員形成的具有保管意義的相關(guān)資料，更不能放棄辭職、離職、解聘等人員的“死檔”“棄檔”，這些，共同構(gòu)成現(xiàn)時代下醫(yī)院人事檔案管理的對象。

（三）醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀。主要內(nèi)容如下：

1.醫(yī)務(wù)人員人事檔案觀念淡薄。臨床工作緊張又繁忙，醫(yī)療環(huán)境混亂又驚險，每天醫(yī)務(wù)人員承擔(dān)著身體和心理的雙重壓力，在此高壓下，醫(yī)務(wù)人員非常重視自身臨床技能的提高和綜合素質(zhì)的提升，注重SCI的發(fā)表、科技獎的申報、教學(xué)的規(guī)范……卻忽略了醫(yī)務(wù)人員在臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研過程中形成的具有一定保持價值的相關(guān)紙質(zhì)材料的收集，不能及時向醫(yī)院人事檔案管理部門移交，導(dǎo)致其個人人事檔案材料的不完整。

同時，非在編合同制人員由于身份的原因，單位不予保管其個人檔案材料，只能寄存在不同的人才市場或人才服務(wù)中心，加之壓力大、三班倒的工作屬性，以及生活、家庭等因素，導(dǎo)致其對個人人事檔案漠不關(guān)心，檔案觀念淡薄。

2.醫(yī)院對人事檔案管理的重視程度不夠。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展關(guān)鍵在于人，在于人才隊伍的建設(shè)與人才技能的提升，面對醫(yī)療市場的激烈競爭，如何吸引人才、留住人才，成為各醫(yī)院發(fā)展的首要任務(wù)。為了吸引人才，有些醫(yī)院不惜開設(shè)“綠色通道”，允許個人在不提供人事檔案的情況下，僅憑一些證明材料即可進行檔案重建，對于這些人而言，人事檔案可有可無。此種惡性競爭環(huán)境導(dǎo)致醫(yī)院人才流動的不規(guī)范，增加了“重建檔案”的人力成本，也影響了醫(yī)院人事檔案的科學(xué)管理。

根據(jù)人事檔案的特性，醫(yī)院人事檔案也實行封閉式的管理制度，一定級別的領(lǐng)導(dǎo)和人事組織部門依據(jù)一定的程序方能查閱，本人則無法知曉個人檔案中的內(nèi)容。其個人工作業(yè)績、繼續(xù)教育鑒定往往是由上級領(lǐng)導(dǎo)、人事組織部門或相關(guān)處室的少數(shù)人員掌握，結(jié)論上大多是流于形式、籠統(tǒng)概括，并沒有包括個人臨床業(yè)績、教學(xué)水平、科研能力、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等方面的內(nèi)容，導(dǎo)致個人的綜合素質(zhì)得不到全面、準(zhǔn)確的體現(xiàn)，也影響用人單位對流動人員真實實力和客觀背景做出正確的判斷。

大部分醫(yī)院沒有配備專職的人事檔案管理人員，日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)機制匱乏，人事檔案管理人員變化較大、頻繁調(diào)換，且多數(shù)人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)化、專業(yè)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對醫(yī)院人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，人事檔案管理人員的素質(zhì)問題導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量問題凸顯。

3.流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞程序不規(guī)范。醫(yī)院人事檔案轉(zhuǎn)遞，是指醫(yī)院員工因工作調(diào)動、辭職、辭退等，引起人員關(guān)系變更，導(dǎo)致個人人事檔案或應(yīng)歸入人事檔案的材料在醫(yī)療機構(gòu)或其他單位人事檔案管理部門之間轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出。

按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定：檔隨人走，即由于各種原因?qū)е聜€人隸屬單位發(fā)生變更，則個人人事檔案或應(yīng)歸入人事檔案的材料相應(yīng)地轉(zhuǎn)入相關(guān)隸屬單位或協(xié)管單位。但在實際操作過程中，有的醫(yī)院要么沒有按規(guī)定填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，要么沒有及時登記、甚至忘記登記，導(dǎo)致人事檔案去處無從查找。有的醫(yī)院則比較隨意，為了省事，直接將人事檔案交由個人保管、傳遞，導(dǎo)致人事檔案的丟失、損壞甚至被篡改。

二、人才流動下醫(yī)院人事檔案管理的對策

（一）提高認識，強化服務(wù)水平。主要對策如下：

1.加大檔案普法宣傳，擴大檔案法規(guī)知曉率。強化檔案管理法律法規(guī)的宣傳教育，利用講座、宣傳欄、宣傳手冊、醫(yī)院網(wǎng)站、醫(yī)院?？?、員工QQ群、微信群、科室或醫(yī)院微信公眾號等多種形式普及《檔案法》《干部檔案條例》等檔案法律法規(guī)及人事檔案的相關(guān)知識，強化醫(yī)務(wù)人員的人事檔案意識，不斷提升自覺維護人事檔案的完整性和真實性的能力。

2.加強理論學(xué)習(xí)指導(dǎo)，提升專業(yè)技能素養(yǎng)。作為醫(yī)院人事檔案專職管理人員，應(yīng)當(dāng)掌握人事檔案管理的專業(yè)知識和技能方法，熟悉人事檔案工作流程和相關(guān)規(guī)定。但事實上，眾多醫(yī)院人事檔案專職管理人員均為非檔案專業(yè)人員，檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識薄弱，應(yīng)當(dāng)建立長效的培訓(xùn)機制，定期開展人事檔案相關(guān)的理論知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，重點介紹信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識、檔案數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)代設(shè)備和軟件的運用等方面的內(nèi)容。同時要提高認識，明確人事檔案管理工作在醫(yī)院人才管理中的重要性和嚴(yán)肅性，積極選送檔案專職管理人員外出培訓(xùn)與進修，增強人事檔案專職管理人員的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素養(yǎng)，不斷充實并壯大人事檔案管理隊伍，提升人事檔案管理服務(wù)水平。

（二）規(guī)范建檔，實行依法管檔。嚴(yán)格按照《檔案法》和人事檔案管理的相關(guān)要求，規(guī)范建檔。屬于醫(yī)院內(nèi)部形成的檔案材料，需對各環(huán)節(jié)責(zé)任部門和相關(guān)人員統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，規(guī)范管理。屬于醫(yī)院外部形成的檔案材料，則嚴(yán)格審核，尤其是關(guān)系到個人職業(yè)發(fā)展和社會保障等切身利益的檔案材料，如人事關(guān)系、學(xué)歷身份、工作經(jīng)歷、職稱晉升、技術(shù)水平、教學(xué)情況、科研成果、工資待遇等方面的證明，對于證明材料的真?zhèn)慰梢酝ㄟ^電話或公函形式向其原來單位問詢、核實，以確保檔案的真實、有效。

醫(yī)院人事檔案專職管理人員應(yīng)當(dāng)樹立高度的責(zé)任意識，根據(jù)醫(yī)院工作的屬性，緊密聯(lián)系相關(guān)機構(gòu)、部門或個人，加強醫(yī)務(wù)人員檔案材料的及時收集、歸檔、鑒定與保管等工作，完善人事檔案內(nèi)容，保證人事檔案的完整、真實。

（三）信息建設(shè)，推進動態(tài)管理。伴隨網(wǎng)絡(luò)媒體技術(shù)的快速發(fā)展，社會信息化程度越來越高，這也對醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理提出更高要求，在做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，在人事檔案的分類、編目、統(tǒng)計、檢索、分析利用等過程，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建起不同專業(yè)知識水平、業(yè)務(wù)實踐能力等方面的大數(shù)據(jù)庫，縮短查詢、分析時間，提升醫(yī)院人事檔案管理信息化水平，提高人事檔案專職管理人員的工作效率，為醫(yī)院決策提供及時、準(zhǔn)確、全面的參考依據(jù)。

同時，要對醫(yī)院人事檔案信息管理實行動態(tài)管理，根據(jù)人才流動情況和個人自身變化，實現(xiàn)人事檔案材料的適時補充和完善，包括：醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、臨床業(yè)務(wù)、科研獲獎、職稱晉升等材料。對于每個醫(yī)務(wù)人員，可以設(shè)定登錄帳號、密碼，僅供查詢每個人的個人信息，對于有疑義的地方可以提出申請和復(fù)核，并在提供相關(guān)證明材料的前提下予以修正和完善，進一步提高每份人事檔案材料的真實性和完整性。

伴隨市場經(jīng)濟體制的逐步建立和醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)用人制度改革的進一步深入，在醫(yī)院人才越發(fā)頻繁流動的社會背景下，建立起一套完整、嚴(yán)密、高效和適合時代發(fā)展的醫(yī)院人事檔案管理體系，不僅是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的需要，也是時代進步的表現(xiàn)。

[1]葛志勇.論醫(yī)院人事檔案隱私權(quán)與知情權(quán)的衡平[J].福建醫(yī)科大學(xué)學(xué)報，2013（3）.