微信OA平臺在辦公業務中的應用

文/中國石油撫順石化公司辦公室 趙宇

微信OA平臺在辦公業務中的應用

文/中國石油撫順石化公司辦公室 趙宇

隨著移動互聯網、智能手機的普及，對于移動辦公需求的日益增加，企業的OA等傳統辦公模式早已不能滿足企業的要求。辦公室作為承上啟下、溝通內外、協調左右、聯通八方的樞紐，在新形勢下如何將微信平臺與OA系統相結合是辦公室系統工作人員需要思考和探索的地方。

微信平臺；辦公室；業務

一、微信與OA系統應用整合的可行性分析

（一）OA系統介紹及限制。辦公自動化系統（Office Automation）簡稱OA，是一種利用現有的計算機技術、多媒體技術和網絡技術構建的網絡應用系統。現在的OA系統對硬件、網絡有著硬性要求，人們不能實現隨時隨地辦公，領導不能看到工作過程、做到可以審批可以管控，OA也就不能真正實現“Office Anywhere”。

（二）移動辦公的可行性。隨著智能手機等智能終端的普及應用，加之微信的橫空出世，為移動辦公創造了良好的條件。微信是騰訊公司于2011年1月21日推出的一個為智能終端提供即時通信服務的免費應用程序，微信支持跨通信運營商、跨操作系統平臺通過網絡快速發送免費（需消耗少量網絡流量）語音短信、視頻、圖片和文字，同時，也可以使用通過共享流媒體內容的資料和基于位置的社交插件“搖一搖”“漂流瓶”“朋友圈”“公眾平臺”“語音記事本”等服務插件。

2013年，微信推出為個人、企業和組織提供服務與用戶管理能力的微信平臺，具有很強的兼容性和可移植性。2014年9月，微信推出微信企業號，具有更加安全、便捷、可配置等特點，可以自由配置多個“子號”來對接企業的不同應用，這就為OA接入微信創造了硬件條件。截至2016年第三季度，微信每月活躍用戶數達到6.87億，微信已經覆蓋近90%以上的智能手機，各品牌的微信公眾賬號總數超過900萬個，制約移動辦公的軟性環境也迎刃而解。

（三）實現的功能。微信與OA系統的應用整合實現了3A辦公，即工作人員在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）處理與業務有關的任何事情（Anything）。可以實時實現的功能如下：一是可以實現任務分派，管理人員可以創建管理不同的任務，實時查看任務進度，實現任務的有效推進；執行人員可以隨時上報進度、討論問題。二是可以按照日期、收發狀態對自動整合成的日報進行檢索查詢，方便日后管理和存檔。三是管理人員可以第一時間知道執行人員的位置，隨時巡查軌跡，實時了解執行人員進度，進行管理和改進，讓外勤盡在掌握中。四是管理人員可以隨時掌握員工的出勤情況，全面取代傳統的打卡、指紋簽到系統。五是可以擺脫辦公電腦、局域網絡的限制，報銷、出差等各種流程直接在微信端提交，審批者可實時在微信端完成審批，真正實現高效、簡單、開放的自由審批流程。六是可隨時隨地發起請假申請，請假申請、審批結果以微信消息的形式實時觸達，靈活方便處理請假事項。七是根據文字、語音、圖片生成報銷明細，報銷審批可通過微信發起，報銷申請、審批結果通過微信消息實時通知。八是可以根據企業組織架構將綁定企業號的員工進行分組，包含所屬部門、職位、手機、座機、郵箱等信息，相當于將企業的通訊錄隨身攜帶。九是可以實現語音和文字便捷創建備忘錄，并能夠實現企業成員間的一鍵輕松分享。

二、微信與企業OA應用整合對辦公室業務的意義

辦公室作為綜合管理、統籌協調部門，擔負著承上啟下、組織協調職能，其中樞作用、窗口作用、形象作用更加突出，由于辦公室的作用特殊、性質特別，這就對辦公室的移動辦公提出了更高的要求。微信與企業OA應用整合后，可以極大地改變辦公室工作人員的辦公方式，對辦公室人員具有極強的現實意義。

一是有利于提高工作效率。辦公室員工外出時，不會再受到設備和寬帶的限制，可以隨時隨地辦公。重要公文或事務不再因負責人出差而遲遲得不到處理，由于微信OA方便用戶在任何時間、地點審批公文、流程、回復郵件、查看重要信息，辦公室人員可以快速、便捷、高效地處理各項事務，大幅度提高辦公效率。

二是有利于宣傳企業正面形象。通過微信OA平臺可以讓辦公室員工時刻了解接收/查詢實時掌握企業資訊、隨時隨地參與企業的互動活動、分享朋友圈為企業宣傳正形象；實時掌握企業資訊可幫助企業在移動互聯時代，與員工之間建立更為密切的關聯，并將每一位員工都轉化為企業形象的宣傳介質。

三是有利于保持上下良好溝通。通過微信OA系統，可以讓辦公室管理人員與執行人員保持信息互通，第一時間傳遞企業文化、企業精神及第一時間收集員工的真實想法。掌握情況后，辦公室管理人員可以積極協調各單位和部門之間的配合，發揮整體功能，創造出最大的功效，確保各項工作的落實。

四是可以提升辦公室的凝聚力。通過微信OA平臺，為辦公室員工展示自我搭建的平臺，讓員工充分享受到工作帶來的快樂。辦公室管理人員和執行人員可以和朋友一樣溝通交流，拉近之間的距離，實現情感上的融合和親近；管理人員能夠及時了解員工的思想波動情況，賦予辦公室員工更多的參與管理權、參與建設權，增強主人翁責任感，從而提升辦公室的凝聚力、向心力和執行力。

[1]張旭望，微信將推企業號圈地辦公應用[N].北京商報，2014-7-2（3）.

[2]中國互聯網絡信息中心（CNNIC）.中國互聯網絡發展狀況統計報告[R].2016年9月.

[3]朱瑾.微信與企業OA應用整合的問題研究[J].科教導刊（電子版），2015（07）.