憑證價值視角下的企業電子檔案管理研究

文/中航工業沈飛集團 王爽

憑證價值視角下的企業電子檔案管理研究

文/中航工業沈飛集團 王爽

本文從電子檔案具有憑證價值的理論出發，從觀念、檔案學理論、技術等幾個方面探討企業電子檔案的憑證價值，并以此為依據探索優化企業電子檔案管理內容、流程、安全保障等方面內容，以期建立有效的企業電子檔案管理體系，實現企業電子檔案效用的最大化。

憑證價值；企業電子檔案管理；流程；安全保障

關于檔案的憑證價值研究，國內外檔案界學者早有論述。但以憑證價值為依托，具體研究先進企業電子檔案管理研究卻少人問津。為此，首先要分析學術界對企業電子檔案的憑證價值爭論點，進而深入研究憑證價值與企業電子檔案管理之間的深層次關系。

一、企業電子檔案憑證價值概述

信息時代之前，檔案多以紙張作為載體，原始性的各方面要素充分體現。隨著信息化時代的到來，檔案載體更為多元，基于原始性的憑證價值受到質疑。部分學者認為，企業電子檔案是由原始檔案轉化而成，二次生成過程中，喪失原始屬性，不再具備“原件”意義。因此，憑證價值也值得商榷。另一部分學者認為，檔案基本屬性的原始性，是指檔案內容的原始性、記錄性，而非檔案保存載體。擁有憑證價值的只是其中的信息內容，內容而非形式才是引為證據的實質，只不過信息內容的原始性需要借助信息形式的原始性獲得。這從根本上改變了檔案原件的內涵外延，使得企業電子檔案的憑證價值具有理論依據。對于以上觀點，筆者認為，一是隨著互聯網及信息技術的快速發展，檔案電子化已經成為必然。理論研究需適應社會現實發展需要，如果仍拘泥于檔案紙質載體概念必然會阻礙人們對電子檔案憑證價值的深入認識和探討，企業電子檔案作為實現“社會記憶”的功能將會弱化。二是只要文件一形成，“由于原始憑單或憑據擁有充分的憑證信息（往往是指原始的結構信息和背景信息），在這樣的憑證信息支撐下足以證明這些憑單或憑據的真實可靠，因而它們便能呈現出不可替代的法律意義上的憑證價值。”即電子檔案與傳統檔案一樣具有了憑證價值。三是企業電子檔案憑證價值的認定對于企業檔案管理以及電子檔案理論研究都將大有裨益。

二、憑證價值視角下，企業電子檔案管理面臨的問題

（一）企業電子檔案自身特點衍生出的困境。盡管電子檔案的憑借價值獲得了學術界的認可。但由于企業電子檔案自身特點，要想真正實現憑借價值還面臨諸多困境。一是儲存介質的可更改性。電子技術最大便利為隨時性，這其中包括隨時隨地的可重復擦寫更改。企業電子檔案系統很容易受到攻擊，對內容原始性可進行不留痕跡的篡改、破壞，使其對其文本內容的原生性存有疑慮。二是生存環境的不確定性。企業電子檔案處于存檔保存或客戶需要，常需要以不同的字體、字號輸出或是不同儲存格式的轉變，每一次載體形式的轉變實際上都是對檔案的再處理過程，其檔案背景信息逐漸模糊，一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。

（二）企業自動化辦公環境下，電子檔案憑借價值面臨的問題。辦公自動化將企業各部門高度整合成一個有機體，有效地提升了企業辦公效率。同為信息時代的產物，辦公自動化和電子檔案所利用的載體具有共融性，但辦公自動化搭建的管理應用體系又對電子檔案憑借價值產生不可忽視的影響。一是傳遞前身原始屬性的質疑性。目前，我國企業的辦公自動化水平還比較低，主要是建立于計算機及互聯網基礎性推廣應用上，企業各部門憑借內部自動化辦公網絡將檔案數據信息向檔案部門傳遞。企業檔案種類繁多，且部分涉及企業重要數據和商業數據，辦公自動化使企業各類數據相互流動，并進入不同主體手中，數據信息經過幾道程序的篩選、甄別，致使檔案數據傳遞前身的基礎屬性存在疑慮。二是高度自動化帶來的挑戰。企業自動化程度越高，檔案管理存在的不安全因素就越多。辦公自動化系統基于網絡的系統，使得病毒直接嵌入服務終端，實現對原始檔案的破壞。基于此，即使能夠確定檔案為電子文件的原始載體，也無法確認文件的真實性，憑證價值隨之消失。

三、憑證價值視角下，優化企業科學電子檔案管理建議

一是設定企業電子檔案權限，規范工作程序流程。數字化檔案權限劃分的基礎是對用戶角色的劃分，即構建起用戶、角色、權限三級體系。每一個用戶都有一個或幾個角色，每個角色又對應固定權限。目前，我國企業多采用部分加等級的權限控制方式，即“每角色均具備部門和等級兩個屬性，每一角色只能對自己所屬部門的不高于自己等級所對應層級的檔案進行管理和使用。”此外，建立適合企業工作發展的企業電子檔案管理工作標準規范，使文件管理、收集編撰、檔案管理、開發利用、信息服務等各個環節在安全控制和標準規范之上，有效運轉，整體提升企業電子檔案管理水平。

二是嘗試使用統一的數據格式標準軟件。統一的數據格式可準確反映電子檔案信息內容的原始性、真實性，有效減少載體形式，使其背景信息清晰可見。例如可以搭建企業電子檔案管理系統，對檔案管理、人庫管理、流動管理、租賃管理、設備點檢、維修管理等部分，設定全動態追蹤管理，有效把控企業檔案信息數據全流程。

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