論建設項目檔案管理的重要性

文/神華集團準格爾能源有限責任公司檔案館 李敏

論建設項目檔案管理的重要性

文/神華集團準格爾能源有限責任公司檔案館 李敏

本文通過分析建設項目檔案管理的重要性，提出了如何加強建設項目檔案管理工作。

建設項目；檔案；重要性

建設項目檔案是指在建設項目及其管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源。

項目檔案管理工作是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性工作，有獨立的工作對象，特定的工作內容和專門的工作方法。下面就如何加強項目檔案管理工作做簡要論述：

一、工程建設項目檔案要執行“四納入”管理

項目檔案管理工作要執行四納入制度，既納入項目法人制、合同管理制、工程監理制及項目管理程序。

（一）檔案工作納入項目法人制，是工程建設項目檔案依法管理的重要措施。將檔案工作納入領導責任制和崗位責任制，是檔案工作貫穿項目建設全過程的重要保證。體現為以項目建設單位為管理核心，以納入合同為管理依據，以監理控制為手段，在各參建單位全方位的參與下，對檔案實施事前介入、事中控制、事后把關的管理模式，確保項目檔案的完整、準確、系統。

（二）納入合同管理制，充分發揮合同的法律作用。合同是約束參建各方的法律依據，將檔案管理納入合同管理是市場經濟環境下規范項目檔案管理的行之有效的做法。建設項目法人單位，應按《合同法》及其他法規文件的規定，在簽訂設計、施工、監理合同中，分別設立有關檔案的專門條款，明確提交竣工檔案的時間、內容、套數、質量要求等，以保證項目檔案的完整、準確、系統。

（三）納入工程監理制，充分發揮監理的控制手段作用。

監理在項目建設中的地位日顯重要，監理單位除肩負對項目投資、進度、質量進行控制職責外，還需配合建設單位制定竣工文件歸檔、整理、編目辦法，對工程建設中產生的竣工文件，尤其是竣工圖進行審查把關。

（四）納入項目管理程序，實施同步管理。將檔案工作納入立項、設計、施工、監理、驗收等各環節程序，是工程建設項目檔案同步管理的基本要求，主要措施體現在檔案工作的“三同步”“三參加”：

“三同步”：下達工程計劃任務與提出歸檔要求要同步；檢查進度與項目文件形成要同步；工程驗收與檔案驗收要同步。“三參加”：檔案人員要參加與工程管理相關會議及質量檢查，參加重要設備、儀器開箱；參加項目建設竣工驗收。

二、工程建設項目檔案工作基本要求

（一） 熟知基建項目檔案工作的有關法規、標準和規范。

法規、標準是我們建立健全管理體制，制定管理制度、工作標準的依據，也是規范管理，確保項目檔案完整、準確、系統的依據。組織培訓，學習有關基建檔案管理的法規、規范和標準，可以正確指導和規范檔案工作。

（二）建立健全工程建設項目檔案工作的規章制度。建立工程項目檔案工作的規章制度，是工程建設檔案工作的重要內容，是協調檔案工作與其他工作的依據，是依法做好檔案工作和規范檔案管理的重要保障，是保證檔案工作與建設項目同步進行的重要措施。主要制度及規范有：技術（圖紙）檔案管理制度、崗位責任制、檔案移交辦法以及檔案利用借閱制度、歸檔范圍、分類標準、保管期限、竣工文件編制要求等。

（三）采取措施，加強前端和過程控制。工程建設項目檔案是隨著項目的建設逐漸形成的，從工程伊始就應采取措施，并在過程中加強控制，建立檔案管理網絡，這是確保項目檔案的完整、準確、系統的關鍵。檔案部門應參與開工交底；參與階段檢查、交工驗收等節點的控制。這是保證檔案工作與項目建設同步的重要措施。

（四）嚴把驗收關，認真做好檔案的預驗收工作，這是保證檔案質量的重要步驟。工程建設項目檔案按工程規模大小可分為預驗收和復驗兩個階段，應在項目竣工驗收3個月前完成。

預驗收一般由建設單位上級主管單位組織，各參建單位參加，預驗收抽查檔案的數量應不少于100卷，抽查重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等，為檔案正式驗收打好基礎。

三、工程建設項目檔案管理職責與要求

（一）建設單位是項目建設的法人主體，對各參建單位負有組織、協調、檢查和指導的職責。并應將檔案工作納入項目計劃和崗位責任制，建立有效考核措施，實施制度保障和組織保障。

（二）設計單位負責收集、積累項目勘測、設計階段形成的文件材料。并按項目專業對文件進行整理，向建設單位移交歸檔；按合同或協議規定，編制與建設項目實際情況相符的竣工圖和竣工文件，按照合同或協議規定，向建設單位移交系統、完整的應歸檔文件。

（三）施工單位負責收集、整理各自承建標段在施工(調試)中形成的各種竣工文件。收集、整理并確認編制竣工圖的變更依據的有效性，并對設計單位完成的竣工圖進行審核簽字確認責任，并按合同或協議規定，向建設單位歸檔施工建設中形成的應歸檔文件。

（四）監理單位負責對各參建單位在工程建設中文件的形成以及竣工檔案的編制進行監督與審核。特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查；對在項目監理工作中形成的文件材料進行收集、整理，并按時向建設單位移交歸檔；向本單位歸檔監理工作中形成的文件材料。

綜上所述，工程檔案管理工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤工程，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃，確保檔案的齊全、完整、系統、準確，使其能夠真正發揮在企業發展進程中所起的重要作用。