正確處理好檔案保密與利用的關系

岳翠平

交通運輸部天津水運工程科學研究所

正確處理好檔案保密與利用的關系

岳翠平

交通運輸部天津水運工程科學研究所

社會經濟的飛速發展，促使文化交流與合作快速發展，科學技術水平亦隨之不斷提升，這時的檔案保密工作面臨著諸多問題與新挑戰。機密檔案失泄事件接連不斷的發生，企業單位亦紛紛提高了信息安全意識，且對檔案保密要求不斷提高，許多單位更是過分注重信息安全，而導致檔案不能正常使用，檔案的作用亦不能充分發揮。本文探討了正確處理好檔案保密與利用的關系，并提出了實用性應用措施，為檔案保密與利用提供參考依據。

檔案保密；檔案利用；關系

保守機密為檔案管理人員最重要的職責，檔案管理人員應根據實際情況管理檔案，高度重視檔案保密工作。而因傳統觀念的制約，檔案工作均是重保管、輕利用，導致其間存在諸多不足之處，大量檔案未能得到有效利用，其間諸多有價值的檔案根本不能被充分應用，從而造成很大的資源浪費。因此，探討正確處理好檔案保密與利用的關系，對檔案保密與利用有著極大現實意義。

一、加強開放檔案審查

審查工作為檔案開放工作的重要基礎，亦是檔案開放時的關鍵內容，此項工作主要任務為準確無誤的區分、判定檔案開放性，從而嚴格控制其使用范圍。應加強初審工作，檔案館中的工作人員要根據規定標準，嚴格審查開放期限中的檔案，以此準確判定其開放及控制范圍；且應加強中審工作，具有高政策水平及業務能力的同志審查初審中未確定的檔案，從而嚴格判定檔案開放及使用控制，根據實際情況取舍；再是要加強終審工作，根據所得的初審及中審結果，全面分析和審查檔案開放與否。

二、加強檔案解密

保密檔案具備相應的等級，保密等級均是以《保密法》規定的，通常是分為絕密、機密、秘密這三個級別。要根據實際情況嚴格確定檔案密級，從而為檔案工作人員提供不同的管理措施，以便提高檔案利用率。但秘密并不是始終不變的，若秘密保管時間到期，則當時便失去了其自身的保密價值，這時則不可按部就班的保密文件管理，要根據實際情況展開管理工作，這亦說明檔案保密極具時效性。為社會各界開放的檔案，到了一定時限的檔案應予以開放，但要根據實際規劃劃分解密，從而將未解密的檔案納入使用控制范圍中，之后則對相應的保密檔案予以解密，且根據《保密法》中的規定進行解密，也可以說解密為原確定密級的機關與單位、上級機關展開的，普通人員不可參與。

三、加強檔案開放基礎

開放檔案之前，應為檔案開放作好充分準備，要根據實際情況提高開放檔案案卷內在質量。根據原有基礎對檔案資料進行嚴格的整理，務必做到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統等規定要求；要構建完善的檔號，適當開放檢索及管理要求；并編制檢索工具，包括基礎性檢索工具、骨干性檢索工具、文字敘述性檢索工具等，要逐漸將開放檔案檢索工具促生為骨干性檢索工具，將基礎性檢索工具作為輔助工具，并將敘述性檢索工具作為補充檢索工具，從而確保檢索途徑多元化；應根據實際情況準備適當的副本，及時抄錄珍貴、重要的檔案，并對其進行詳細的復印與照相，要盡可能搞好檔案副本。

四、加強保密檔案解密時限設置

科學技術的飛速發展，催生了諸多新理論與新方法、新材料應用速度亦飛速提升，此時一密定終生的方式根本不可取。比如美國克林頓總統簽署的12958號總統令，其間規定了政府新機密，提出解密期限為10年，而25年前的機密文件僅是特例外自動解密。國內科研檔案保存時限為30年，所涉及到保密檔案亦是逐漸建立了相應的解密期制度，要根據實際情況，適時調整解除密級，從而更好的服務于各大行業和社會。

五、加強檔案分卷歸類

通常歸檔時，大都是一把抓的進行分卷歸類，其間設計的保密信息均分散于各種卷文檔中，而這并不利于檔案保密，且給普通內容檔案檢索工作帶來極大的困難。這時歸檔時應根據涉密內容設置相應的保密卷，亦增加了檔案開放程度，從而更好的確保了涉密內容安全。查與人可以根據自己所需的內容，降低因小部分文檔內容涉密，從而影響到資料查閱工作。

六、加強檢索工作信息化

要根據實際情況，構建適當的檔案索引及全文數字化信息庫，并全面分析保密檔案的實際需求，其所涉及的內容應具備專門字段；涉密數據表可采用口令或者是其他方式達到加密的目的，以便提高信息安全度，確保保密及普通檔案內容的有效隔離，從而提高檢索效率，并更好的確保信息安全。

七、加強管理者保密意識教育

日常生活中應不斷加強保密形勢教育，引導干部職工更深刻的掌握保密工作所面臨的重要形勢，要深層領會現代化保密工作的重要性，引導相關人員積極自主的將非常滯后的觀念摒棄，并將其于傳統體制中解放出來，這時便可有效提高其責任感與使命感。應全面結合法律法規教育，以提高職工群眾法律意識及法律素質，確保依法保密、依法治密，從而嚴格杜絕所有悖于常理的法律及法規行為。要對工作人員施以嚴格的保密知識教育，并嚴肅保密紀律，要根據實際情況加強防范，確保保密工作嚴格落實，引導保密工作人員政治堅定，思想純潔，業務精通，作風嚴謹，從而確保各項檔案保密工作有序開展。

八、結束語

機密檔案要嚴格保密，而保密有時間、地點、范圍等方面的限制，如果保而不用則根本沒有失保的意義，利用均是于保密基礎上而實現的，無限制的使用檔案會帶來極大的安全危害。檔案工作的保密與利用非常重要，要根據實際情況正確處理好檔案保密與利用關系，而始終不變的對待檔案秘密性，則其秘密性實效根本不能實現，無限制拓展開放利用范圍并不有效。本文探討了正確處理好檔案保密與利用的關系，并提出了實用性應用措施，要不斷加強開放檔案審查與檔案解密、檔案開放基礎，并根據實際情況加強保密檔案解密時限設置與檔案分卷歸類、檢索工作信息化，還應有效提高管理者保密意識教育，為檔案保密與利用提供參考依據。

［1］郝曉靜.淺談如何正確處理機關檔案保密與利用工作的關系［J］.山東工業技術，2013（06）.

［2］郭巖.如何正確處理檔案保密工作和檔案開放利用工作的關系［J］.黑龍江檔案，2013（12）.