新時期人事檔案管理面臨機遇與挑戰

文/鄄城縣人力資源和社會保障局 宋穎

新時期人事檔案管理面臨機遇與挑戰

文/鄄城縣人力資源和社會保障局 宋穎

本文以事業單位人事檔案管理工作作為研究對象，分析人事檔案管理工作目前信息化建設現狀，進而分析人事檔案管理在新時期面臨的機遇與挑戰。

人事檔案；管理；機遇挑戰

我國現代化建設不斷深入，科學技術不斷推出，事業單位的人事檔案管理工作不能再使用傳統的管理方式，需要將社會中先進的科學技術手段在人事檔案管理工作中加以應用，這樣才能滿足事業單位對于人事檔案工作的需求。我國事業單位人事檔案管理工作已經逐漸開始進行信息化建設，但是信息化建設也為事業單位人事檔案管理工作帶來了更多的挑戰及機遇，怎樣通過科學技術手段提高事業單位人事檔案管理工作，需要不斷進行研究及實踐。

一、事業單位人事檔案信息化的管理現狀

（一）具備信息化人事檔案管理的硬件設施。目前，我國事業單位普遍使用計算機設備，并且已經開始逐漸進行了信息化管理工作，我國事業單位還在使用傳統人工人事檔案管理模式的數量不到百分之五，這也就是說我國的事業單位基本上已經具有信息化建設的硬件基礎條件。但是，我國徹底使用信息化人事檔案管理的事業單位幾乎沒有，大部分事業單位人事檔案管理工作信息化建設尚未徹底，存在的檔案遺落現狀。

（二）不能夠合理使用信息化人事檔案管理。事業單位的人事檔案不僅僅是檔案管理人員進行使用。筆者在對于我國事業單位的人事檔案使用人員進行調查中發現，工作人員只有在進行調整支撐或者是查詢福利的時候才會使用人才檔案，整個事業單位使用人事檔案的人數不會超過全部人數的十分之一，即便我國事業單位人事檔案已經能夠在局域網絡上查詢，那樣事業單位使用人事檔案的人數也沒有超過全部人數的一半。由此，就能夠發現我國事業單位并沒有充分使用人事檔案，人事檔案實現信息化后并沒有發揮應有的價值。

二、時期人事檔案管理面臨的機遇

（一）提高工作效率。事業單位使用的傳統人事檔案管理方式，全部工作都需要工作人員自己一點點整理，整個人事檔案管理工作需要時間較多，并且需要的工作人員數量也較多，但是人事檔案管理工作質量卻無法保證。整個人事檔案管理工作效率不高，新時期中事業單位的人事檔案管理實現信息化，應該做到實時共享，降低人事檔案管理人員工作數量，提高工作效率。

（二）管理人員專業水平應顯著提高。新時期中，事業單位的人事檔案管理工作已經逐漸實現自動化管理方式，在這種情況下管理人員的專業水平也在逐漸提高，參加有關的教育培訓，保證能夠在實際工作中嫻熟使用各種管理軟件。事業單位人事檔案工作量在降低的同時，管理人員就擁有足夠的時間提高自身素養。

（三）延長人事檔案儲存時間。事業單位傳統人事檔案是通過紙質保存，在使用人事檔案過程中需要管理人員進行查閱記錄，這種管理方式不僅工作效率較低及工作量巨大，還有一個問題就是紙質人事檔案在實際保存中容易出現損壞。紙質人事檔案雖然具有客觀性及直觀性，但是保護人事檔案才是檔案管理的主要工作目標。新時期中，事業單位人事檔案管理工作逐漸信息化，顯著降低了管理人員的工作數量，管理人員也不需要與紙質人事檔案進行接觸，降低紙質人事檔案出現損壞的可能性，延長人事檔案保存時間。

三、新時期人事檔案面臨的挑戰

（一）傳統人事檔案管理觀念的挑戰。事業單位人事檔案中包含著大量的個人信息及具有保密性質的信息，事業單位人事檔案信息化建設中的關鍵性問題就是檔案的開放程度。新時期中，人們對于人事檔案的保密工作尤為重視，使用先進的管理理念及手段，能夠真正發揮出檔案所具有的潛在價值，提高事業單位人事檔案管理水平。

（二）管理技術面臨的挑戰。事業單位的人事檔案管理工作具有一定保密性，檔案中包含著大量的政治信息，管理人員在保證人事檔案完成的過程中，還需要保證人事檔案的安全性。事業單位傳統人事檔案管理工作雖然具有較高的保密性，但是已經與事業單位及社會發展之間存在較大的差距。事業單位人事檔案管理工作在信息化建設中需要面臨的問題就是安全性，不僅需要完善人事檔案管理方面的法律法規，還需要增加對于保密技術的研究工作，防止事業單位的人事檔案出現泄漏問題。

（三）管理人員專業水平面臨的挑戰。新時期中，事業單位人事檔案管理工作所使用的技術種類逐漸增加，對于管理人員也有了更高的要求。管理人員需要不斷提高自身專業水平，增加信息儲備量，這樣才能保證事業單位人事檔案管理工作信息化建設。

四、結語

本文對于新時期事業單位的人事檔案管理面臨的機遇及挑戰做了簡單分析，希望能夠幫助事業單位人事檔案管理工作做好信息化建設。

[1]馮向陽.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].檔案管理,2014（03）:86-87.

[2]陳奎武.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].辦公室業務,2014（23）:178.

[3]陳衛華.企業人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策[J].商場現代化,2015（10）:107.