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重視工程檔案的編研工作

2016-11-26 08:26:46佛山市禪城區偉昊檔案服務部陳偉堅
辦公室業務 2016年10期

文/佛山市禪城區偉昊檔案服務部 陳偉堅

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重視工程檔案的編研工作

文/佛山市禪城區偉昊檔案服務部 陳偉堅

【摘要】本文闡述了工程項目專題編研的意義、要點、技術層面的處理和服務策略,希望引起有關單位的重視,起到拋磚引玉的作用。

【關鍵詞】檔案編研;工程檔案;民生

最近,李克強總理提出的幾項民生大事中,其中一條是城市防澇工作。近期,一到大雨,在城市中“看?!币殉梢坏馈帮L景”;道路、工地地陷也屢見不鮮。原來說現在的城市十年一大變,五年一小變已成歷史,最確切的說法應是五年一大變,兩三年一小變。地鐵、高鐵、環城高速、下沉隧道、天橋等等,地上地下無不動工。動工牽涉的地下網線——燃氣管道、電信電線、自來水管及下水道等等,一動牽百線。然而,工程項目不同、目標不同、施工單位不同等因素又造成單項工程檔案完整、整體檔案分散的現實情況。城市是一個整體,城市的升級改造是一項整體的分段工程。每一段檔案的完整體現,不可忽視的應是編研工作。

說到編研,一般單位的辦公室都是著重于大事記匯編、歷史機構匯編、數據匯編等。然而,企業經營業務性質的專題編研也不能忽視,特別是工程建設單位、燃氣、電信、水業、供電等單位尤為重要。佛山市XX路的升級改造過程不到十年,經過三大改造,第一、第三次規模最大,施工期超過一年。地下管道改了N次,小修小補不在話下。別看這些不經意的工程,有可能改變了地下管道的方向,也有可能堵塞了某個下水管道,水災有可能是這樣造成的。

城市“變?!币环矫媸窃O計跟不上發展;一方面是隱蔽工程存在隱患,處理不及時。記得一次事故,工程人員到檔案室找圖紙,找到竣工圖到現場才發現不對,原來改了。改了后不是他們經手的,他們不知道,又重新來找。這件事觸動了我們,如果能把工程檔案編制成編研材料,把每次工程的情況、變化情況、案卷號和序號詳細介紹,等工程人員查找時快速提供,這樣不僅減少時間,快速排除隱患,減輕市民不便,而且對城市的再建設也能起到很好的借鑒作用。在編制工程編研材料要注意哪些方面?本人認為:

一、注重實用性

實用是編研的目的。在檔案的提供利用上檔案員要善于分析、發現檔案的需求情況,結合單位的工作重點和城市發展情況制定編研的項目,例如燃氣單位:某路段燃氣管道工程的編研材料;某路段隱蔽工程的施工變化情況等。

二、注重專題性

專題性編研是結合工程項目編制的一種形式,實用性很強。在隱蔽工程方面,如電線、通信設施、供水和燃氣管道、下水管等等,對日后的維修保養,突發事故的處理尤為重要。因此,選擇專題的編研形式,并按專題——專項(專段)——專情(地情、地貌、特質)——專管(管理情況)的思路進行編輯,對查找應有事半功倍的效果。1.專題——針對每項工程各配套工程設的編研題目,例如季華路快速改造工程燃氣管道敷設工程。2.專項——針對專題中的某一段(項)設的編研題目,例如季華路快速改造工程燃氣管道敷設工程季華一路段、季華二路段、季華三路段等。3.專情——針對每路段的地情、地貌或特殊情況設的編研內容,例如:季華一路段水田地質、季華二路段下沉隧道等。4.專管——針對路段歷次改造和日常管理的實際情況設的編研內容。一是路段的變化情況,如路段什么發生過燃氣滲漏、經過搶修采取過移位措施;路段曾發生過的地陷,后來采取過什么補救措施,原來管道方位是否發生變化等。每次的大小變化都記錄在冊。二是檔案實體的變化情況,工程的變化涉及檔案的變化,檔案變化要及時補充到編研材料中,并細致列明檔號和存放位置,以便快速、準確為一線服務。

三、注重深層次的加工

深層次的加工應包括對每項工程的基礎數據、圖紙,每次改造變化的規劃、地情地貌、改造情況、改造效果、存在問題、注意事項作深層次的分析研究、加工,將重要的材料、圖紙或目錄單列出來,作專題的標注;也可將重要的材料、圖紙制成光盤、視頻影像等,以便能及時地、快速地提供利用。因此,加大工程檔案的開發力度,加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發,提供深層次、高質量檔案信息產品,不斷挖掘檔案的價值,把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”,是每個檔案工作者的重要職責。

四、強化工程檔案服務功能

編研的目的是服務,服務功能的多元化是提升服務質量的根本。然而,提高服務意識又是根本中的根本。一是必須認識到工程檔案是一項重要的民生檔案,樓房、道路、隱蔽工程無一不涉及千家萬戶,在工程檔案的服務對象上,既為有關部門和單位服務,又為廣大人民群眾服務;既為城市發展和市民服務,又為新農村建設和農民服務。因此,涉及工程檔案的有關項目報建、勘探、設計報審、施工、變更、用材、水電布局設施等,均是單位、政府、個人不可避免需要查詢的內容,做好這些編研資料,特別是把涉及民生的工程檔案、信息及時整理、鑒定出來,提供利用,就是為維護人民群眾合法權益提供支持,為各方面提供檔案利用及政府公開信息、社會需求信息的服務。二是要積極拓展服務渠道,緊緊圍繞政府、社會、單位及人民群眾的需要,有針對性地與設計、開發、建設、維護管理、監管等部門建立信息網絡,根據需求積極提供檔案信息服務。同時,通過向有關部門報送或推介相關檔案信息、編輯檔案編研專題、編制影像圖紙等多種形式,全方位為社會提供檔案信息服務,那么,城市“看海”等現象將會大大減少,人民的幸福感會大大增加。

【參考文獻】

[1]施秀平.淺議檔案編研工作.寧德師范學院學報(哲學社會科學版),2013(1).

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