試論對檔案管理模式改革的若干建議

文/廣東省肇慶市端州區教育局 薛君妍

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試論對檔案管理模式改革的若干建議

文/廣東省肇慶市端州區教育局 薛君妍

【摘要】檔案工作是一種基本服務，檔案管理可持續發展的關鍵在于新工作局面的開創。而作為社會事業的重要組成部分之一，檔案管理需堅持改革與創新，從思路、制度、服務等方面改革檔案管理模式。下面針對檔案管理模式改革提出若干建議，以促進提高檔案管理水平。

【關鍵詞】檔案管理模式；改革；建議

如今，大多數檔案管理機構或部門紛紛遵循統一領導、分級管理的基本原則，通過集中管理模式開展一系列檔案管理工作。盡管該檔案管理模式具備強制性的推動力，可促進檔案管理人員貫徹、執行各項指令，但管理鏈條過長，各個層級之間的溝通不暢，檔案管理面臨的工作思路滯后、制度弱化、忽視信息化建設、人員業務技能水平偏低等問題越來越突出，急需采取行之有效的措施改革檔案管理模式。

一、建立彈性工作思路，提升檔案管理效率

盡管集中式管理模式是檔案管理的主要方式，且該模式能推動檔案管理部門合理安排、部署，但管理交叉、權力過于集中、相互推諉扯皮等現象嚴重阻礙檔案管理效率，這與現行檔案管理模式陳舊、檔案管理不被重視等有莫大的關聯。為此，檔案管理機構及人員應勇于打破固封的管理格局，科學清理各級檔案管理部門之間的權力界限，盡早建立彈性的檔案管理工作思路，并適當下放檔案管理的整理、接轉、保存等權力，從而使檔案管理人員充分發揮職能作用，為改革檔案管理模式、提升檔案管理效率奠定堅實基礎。

二、通過職能強化制度，加快管理體制改革

檔案信息資源的整合與統一集中管理是檔案部門履行職責的基礎所在，所以檔案部門應強化職能，進一步建立健全檔案管理制度，將檔案的收集制度、移交制度、動態管理制度等均納入檔案管理環節，以便將檔案管理的優勢充分發揮出來。當前，檔案管理處于社會轉型與經濟體制轉軌的關鍵時期，以往傳統的職能定位、管理體制以及方式等很難與市場經濟發展需求相適應，這是改革檔案管理模式的障礙。為此，檔案管理體制也需嚴格遵循改革思路，基于遵守國家檔案法律法規的前提自覺、自主地落實檔案管理工作，而不能一味依賴國家行政管理機關的強制治理手段。同時，檔案行政管理機關也需加快改革步伐，主要通過法律手段宏觀監控各級檔案管理行為，并為檔案管理工作的開展提供更多業務指導與標準，推動檔案管理部門改革管理模式，優化檔案管理工作。

三、不斷加強信息建設，建立檔案管理系統

當今社會，信息化是一大趨勢，它使檔案管理模式改革有了新要求，即盡可能通過當代新的科技成果及管理手段實現信息化檔案管理，與此同時，在加強檔案信息化建設的同時應嚴格依據國家的信息化管理標準，按照自身發展特點及實際情況制定內部標準體系，通過專用的網絡向大眾傳播檔案中豐富的信息數字資源。隨著檔案材料越來越多，整理檔案的難度越來越大，有必要建立相應的檔案管理系統，而信息技術的發展也為優化檔案管理方式、改革檔案管理模式提供了強有力的技術支撐。在實踐中，檔案管理人員應充分利用網絡技術、管理系統等軟件采集信息、整合資源，集成檔案管理的流程，通過科學使用信息技術實現網絡管理平臺上檔案征集、整理、歸檔、保存等工作環節的有序集成。應用信息化技術還能永久保存重要的檔案資料，大大延長完好保管檔案的年限。基于網絡的互聯互通，檔案管理還能打破地域限制，合理共享檔案資料，并依托檔案信息化管理強大的服務平臺，減少檔案人員配備，節約人力成本。但檔案信息化建設尚處于起步階段，重視度不夠、經費不足、人才匱乏等問題接踵而來，需要檔案管理堅持引用信息化技術，不斷完善檔案管理系統，以推進檔案管理模式的深化改革。

四、檔案管理人員注重練就高水平業務技能

經濟與社會的快速發展給檔案管理人員提出了新的、更高的要求，且檔案管理質量的優劣與檔案工作人員素質水平的高低有直接關聯。因此，新時期的檔案管理人員務必要堅持與時俱進，努力解放思想、提高自身素質水平，訓練自身形成良好的職業道德、較強的思想政治素質、強烈的責任感等，以更好地適應檔案事業在新時期的新要求。當然，檔案管理不僅是一項管理服務性工作，還是一項業務性工作，要求檔案人員不僅業務功底要扎實，還需具備較強的服務意識與管理能力。如檔案人員應充分掌握計算機知識，以有效管理和控制檔案信息的數字化、電子化；迅速地、有效地收集信息，并完整保護信息，及時為使用者提供準確的檔案信息，幫助他們用最短的時間找尋自己需要的信息，從而提高檔案信息使用率。因此，新時期的每一名檔案管理人員都應堅持完善服務手段，在學習檔案管理業務知識的同時學習先進的新技術，注重編制檢索工具，完善檔案信息檢索系統，提高檔案的利用率，致力于在業務創新方面取得更大的突破，為深化檔案管理模式改革提供可靠的人才保障。

五、結語

隨著科學技術的快速發展，經濟全球化步伐不斷加快，改革檔案管理模式在成為時代使命的同時也獲得了有利的條件，檔案管理工作者不能因問題或困難就停滯不前，而應在實踐中不斷改革工作思路、創造工作動力、謀求發展空間，為檔案管理模式改革提供強大的支撐與助力，促進檔案事業協調發展。

【參考文獻】

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