試論對(duì)檔案管理模式改革的若干建議

文/廣東省肇慶市端州區(qū)教育局 薛君妍

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試論對(duì)檔案管理模式改革的若干建議

文/廣東省肇慶市端州區(qū)教育局 薛君妍

【摘要】檔案工作是一種基本服務(wù)，檔案管理可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵在于新工作局面的開創(chuàng)。而作為社會(huì)事業(yè)的重要組成部分之一，檔案管理需堅(jiān)持改革與創(chuàng)新，從思路、制度、服務(wù)等方面改革檔案管理模式。下面針對(duì)檔案管理模式改革提出若干建議，以促進(jìn)提高檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理模式；改革；建議

如今，大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)或部門紛紛遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的基本原則，通過(guò)集中管理模式開展一系列檔案管理工作。盡管該檔案管理模式具備強(qiáng)制性的推動(dòng)力，可促進(jìn)檔案管理人員貫徹、執(zhí)行各項(xiàng)指令，但管理鏈條過(guò)長(zhǎng)，各個(gè)層級(jí)之間的溝通不暢，檔案管理面臨的工作思路滯后、制度弱化、忽視信息化建設(shè)、人員業(yè)務(wù)技能水平偏低等問(wèn)題越來(lái)越突出，急需采取行之有效的措施改革檔案管理模式。

一、建立彈性工作思路，提升檔案管理效率

盡管集中式管理模式是檔案管理的主要方式，且該模式能推動(dòng)檔案管理部門合理安排、部署，但管理交叉、權(quán)力過(guò)于集中、相互推諉扯皮等現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙檔案管理效率，這與現(xiàn)行檔案管理模式陳舊、檔案管理不被重視等有莫大的關(guān)聯(lián)。為此，檔案管理機(jī)構(gòu)及人員應(yīng)勇于打破固封的管理格局，科學(xué)清理各級(jí)檔案管理部門之間的權(quán)力界限，盡早建立彈性的檔案管理工作思路，并適當(dāng)下放檔案管理的整理、接轉(zhuǎn)、保存等權(quán)力，從而使檔案管理人員充分發(fā)揮職能作用，為改革檔案管理模式、提升檔案管理效率奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、通過(guò)職能強(qiáng)化制度，加快管理體制改革

檔案信息資源的整合與統(tǒng)一集中管理是檔案部門履行職責(zé)的基礎(chǔ)所在，所以檔案部門應(yīng)強(qiáng)化職能，進(jìn)一步建立健全檔案管理制度，將檔案的收集制度、移交制度、動(dòng)態(tài)管理制度等均納入檔案管理環(huán)節(jié)，以便將檔案管理的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。當(dāng)前，檔案管理處于社會(huì)轉(zhuǎn)型與經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)軌的關(guān)鍵時(shí)期，以往傳統(tǒng)的職能定位、管理體制以及方式等很難與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求相適應(yīng)，這是改革檔案管理模式的障礙。為此，檔案管理體制也需嚴(yán)格遵循改革思路，基于遵守國(guó)家檔案法律法規(guī)的前提自覺(jué)、自主地落實(shí)檔案管理工作，而不能一味依賴國(guó)家行政管理機(jī)關(guān)的強(qiáng)制治理手段。同時(shí)，檔案行政管理機(jī)關(guān)也需加快改革步伐，主要通過(guò)法律手段宏觀監(jiān)控各級(jí)檔案管理行為，并為檔案管理工作的開展提供更多業(yè)務(wù)指導(dǎo)與標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)檔案管理部門改革管理模式，優(yōu)化檔案管理工作。

三、不斷加強(qiáng)信息建設(shè)，建立檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)今社會(huì)，信息化是一大趨勢(shì)，它使檔案管理模式改革有了新要求，即盡可能通過(guò)當(dāng)代新的科技成果及管理手段實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，與此同時(shí)，在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，按照自身發(fā)展特點(diǎn)及實(shí)際情況制定內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)體系，通過(guò)專用的網(wǎng)絡(luò)向大眾傳播檔案中豐富的信息數(shù)字資源。隨著檔案材料越來(lái)越多，整理檔案的難度越來(lái)越大，有必要建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，而信息技術(shù)的發(fā)展也為優(yōu)化檔案管理方式、改革檔案管理模式提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。在實(shí)踐中，檔案管理人員應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理系統(tǒng)等軟件采集信息、整合資源，集成檔案管理的流程，通過(guò)科學(xué)使用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)上檔案征集、整理、歸檔、保存等工作環(huán)節(jié)的有序集成。應(yīng)用信息化技術(shù)還能永久保存重要的檔案資料，大大延長(zhǎng)完好保管檔案的年限。基于網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，檔案管理還能打破地域限制，合理共享檔案資料，并依托檔案信息化管理強(qiáng)大的服務(wù)平臺(tái)，減少檔案人員配備，節(jié)約人力成本。但檔案信息化建設(shè)尚處于起步階段，重視度不夠、經(jīng)費(fèi)不足、人才匱乏等問(wèn)題接踵而來(lái)，需要檔案管理堅(jiān)持引用信息化技術(shù)，不斷完善檔案管理系統(tǒng)，以推進(jìn)檔案管理模式的深化改革。

四、檔案管理人員注重練就高水平業(yè)務(wù)技能

經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的快速發(fā)展給檔案管理人員提出了新的、更高的要求，且檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣與檔案工作人員素質(zhì)水平的高低有直接關(guān)聯(lián)。因此，新時(shí)期的檔案管理人員務(wù)必要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，努力解放思想、提高自身素質(zhì)水平，訓(xùn)練自身形成良好的職業(yè)道德、較強(qiáng)的思想政治素質(zhì)、強(qiáng)烈的責(zé)任感等，以更好地適應(yīng)檔案事業(yè)在新時(shí)期的新要求。當(dāng)然，檔案管理不僅是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作，還是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，要求檔案人員不僅業(yè)務(wù)功底要扎實(shí)，還需具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)與管理能力。如檔案人員應(yīng)充分掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，以有效管理和控制檔案信息的數(shù)字化、電子化；迅速地、有效地收集信息，并完整保護(hù)信息，及時(shí)為使用者提供準(zhǔn)確的檔案信息，幫助他們用最短的時(shí)間找尋自己需要的信息，從而提高檔案信息使用率。因此，新時(shí)期的每一名檔案管理人員都應(yīng)堅(jiān)持完善服務(wù)手段，在學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)的新技術(shù)，注重編制檢索工具，完善檔案信息檢索系統(tǒng)，提高檔案的利用率，致力于在業(yè)務(wù)創(chuàng)新方面取得更大的突破，為深化檔案管理模式改革提供可靠的人才保障。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)全球化步伐不斷加快，改革檔案管理模式在成為時(shí)代使命的同時(shí)也獲得了有利的條件，檔案管理工作者不能因問(wèn)題或困難就停滯不前，而應(yīng)在實(shí)踐中不斷改革工作思路、創(chuàng)造工作動(dòng)力、謀求發(fā)展空間，為檔案管理模式改革提供強(qiáng)大的支撐與助力，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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