淺議企業檔案管理的規范化

文/青島能源泰能熱電有限公司 崔亞男

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淺議企業檔案管理的規范化

文/青島能源泰能熱電有限公司 崔亞男

【摘要】企業檔案涉及企業曾經的生產經營項目信息、企業員工的基本資料、企業黨政工作的相關資料等，其保存的都是生產經營過程中對于國家、社會、企業自身具有意義的資料。企業檔案管理的規范化對于企業的管理具有重要的意義，本文通過對企業檔案管理中不規范行為進行分析，提出相應的完善對策。

【關鍵詞】企業；檔案管理；規范化

企業檔案是國家檔案的重要組成部分，企業檔案的日常管理也是企業管理的基礎性工作之一，企業對檔案進行規范化的管理有利于利用檔案信息維護企業的經濟利益、有利于對企業的歷史經營成果進行記錄并產生借鑒作用以及有利于加強企業員工的管理。尤其是在當前激烈的市場競爭中，規范企業檔案的管理可以充分掌握企業的發展進程和變化趨勢，可以加強對于企業員工信息的掌握和管理，可以增加外界及企業自身獲取相關信息的效率，進而促進企業管理的完善。但是如今我國一些企業，特別是國有企業在檔案管理方面的效率較為低下、管理方式不夠規范，嚴重制約著企業管理工作的不斷完善。所以我們通過對企業檔案管理過程中存在的問題進行深入探討，提出相應的改進意見，旨在促進企業檔案管理更加規范，最終促進企業管理的完善和企業的穩定快速發展。

一、企業檔案管理存在的問題

（一）檔案規范化管理意識不強。檔案規范管理意識不強就難以發揮企業檔案管理人員的主觀能動性，不利于企業的規范管理。一是企業領導對于檔案管理部門的重視程度不夠，認為檔案僅僅是一些資料的儲存，而沒有從企業管理的角度認識到檔案的重要意義。二是企業領導更沒有意識到檔案管理對于企業不斷修正錯誤、改善經營狀況的重要作用，意識的缺乏導致檔案失去了實用價值。三是檔案管理人員規范管理檔案的意識不強，認為檔案就是一堆資料而已，對于檔案的管理過于隨意，甚至導致檔案的丟失。

（二）缺乏專業的管理軟件和專業的管理人才。在當前“互聯網+”的發展背景下，計算機和數據處理軟件對于企業的發展和工作效率的提升有著極大的推動作用。目前大多數企業對于檔案的管理未能順應市場的發展，第一，企業缺乏專業的檔案信息及數據管理軟件，對于檔案的管理過于低效，且紛繁復雜的工作可能導致檔案信息的錯誤和遺漏。第二，企業缺乏專業的檔案管理人才，目前企業檔案室的工作人員大多學歷不高，因為企業認為這是一個沒有技術含量的工作，檔案管理人員不夠專業導致檔案不能發揮促進企業管理的作用。

（三）檔案管理機制不夠完善。檔案管理機制的不完善體現在如下幾個方面：首先，某些企業的檔案沒有建立專門的檔案管理庫，并且對于檔案的分類不夠齊全、細化，導致一些檔案的放置雜亂無章。其次，沒有建立相應的檔案更新機制，對于檔案信息的變化，沒有定期地對變化的檔案信息進行重新編制、保存，導致檔案的使用缺乏準確性。再次，檔案管理的過程中沒有建立相應的檢查監督機制，所以無法發現存在問題的檔案，造成檔案管理的不嚴謹。最后，沒有建立檔案管理的獎懲機制，無法通過獎懲來促進員工加強檔案的管理。

三、加強企業檔案的規范化管理

（一）增強企業全體員工的檔案管理意識。所謂意識決定形態，所以增強企業全體員工的檔案管理意識對于檔案的規范化管理具有重要的作用。第一，應當加強企業領導的檔案管理意識，使其認識到檔案管理對于促進企業管理體制完善的重要意義以及對于企業生產經營的重要意義，以領導的號召力帶動員工增強檔案管理的意識。第二，著力增強檔案室員工的檔案管理意識，可以通過宣傳教育的方式加強其意識，也可以通過設置獎懲來提升其思想意識。第三，加強全體員工的檔案管理意識，認真對待自己檔案信息的錄入、更改及保存，以集體的力量促進檔案管理的規范化。

（二）采用先進的檔案管理方式、引進專業的管理人才。一是結合企業自身檔案管理的特點，引進先進的檔案管理軟件，將紙質的檔案進行電子化備份，并且通過軟件檢查檔案中存在的問題，以便企業及時準確地發現檔案中的錯誤并進行糾正，增強檔案管理的準確性和效率，以促進檔案管理的規范。二是通過招聘引進高水平的檔案管理相關人才，或者對已有的員工進行培訓，使得進行檔案管理的員工既熟悉計算機管理系統，又能科學高效地對檔案進行分類，還能及時發現檔案中存在的錯誤，并通過對檔案的管理和分析促進企業管理水平的提升。

（三）健全檔案管理機制。健全企業檔案管理機制，首先，建立專門的、面積較大的檔案管理庫，使得檔案的管理清晰、明了。其次，建立檔案的更新機制，對于變化的檔案信息及時更新，保證檔案的準確性。再次，在檔案的管理過程中建立檢查、監督機制，定期對檔案的準確性和真實性進行核查，監督檔案管理中不規范現象的發生，并及時糾正。最后，建立檔案管理的考核與獎懲機制，對于一定期限內檔案管理未出紕漏的員工給予獎勵，對于發生檔案管理不規范行為的員工給予相應的處罰。

四、總結

檔案管理的規范與否事關企業相關信息的真實性和全面性，增強檔案管理的規范程度有利于促進企業管理水平的提升，確保企業健康快速地發展。

【參考文獻】

［1］胡劍蘭.淺議企業檔案管理存在的問題及對策［J］.知識經濟，2015（21）.

［2］鐘杏梅.淺議企業檔案管理創新［J］.東方企業文化，201 3（14）.