淺談如何做好工程項目檔案管理

文/中鐵七局集團武漢工程有限公司 魏麗丹

?

淺談如何做好工程項目檔案管理

文/中鐵七局集團武漢工程有限公司 魏麗丹

【摘要】本文結(jié)合工作實際論述了對工程檔案整理方面的認(rèn)識，根據(jù)檔案歸檔要求，結(jié)合目前的工程檔案現(xiàn)狀，談一些在工程項目檔案管理方面的看法。

【關(guān)鍵詞】工程檔案管理；過程控制；驗收

工程檔案是一個項目從立項、可行性研究、設(shè)計、招投標(biāo)到施工、竣工等全過程的真實記錄和客觀反映。作為一個企業(yè)，特別是施工企業(yè)來說，工程檔案真實地記錄了施工技術(shù)活動的全過程，是施工技術(shù)的決策和計劃的依據(jù)，是承前啟后的技術(shù)儲備和技術(shù)資源，是科技管理的重要組成部分。因此，搞好工程項目檔案管理，對提高企業(yè)的經(jīng)營水平和管理水平，意義重大。

一、檔案驗收中存在的問題

工程質(zhì)量驗收簽證原始資料不齊全，有用復(fù)印件替代原件現(xiàn)象，且在復(fù)印件上未能體現(xiàn)出原文出處；竣工圖文件編制不夠規(guī)范，變更部分沒有充分體現(xiàn)，不能真正反映竣工后的工程實際情況；施工原始簽證資料的格式、填寫不規(guī)范，內(nèi)容有失真現(xiàn)象；資料的跟蹤收集不及時，竣工資料編制時間長、效率低、費用高；文件分類及編制規(guī)則不統(tǒng)一；工程資料檢查手段落后、工作強度大、檢索效率低。

二、問題存在的主要原因

（一）工程檔案資料的管理沒有形成制度。工程實施過程中，施工隊伍和內(nèi)業(yè)資料管理人員更換頻繁，工程資料的交接制度不完善，有人走檔案走、人走檔案丟的現(xiàn)象出現(xiàn)，資料整理困難。

（二）工程管理人員和檔案管理人員對相互的業(yè)務(wù)不熟悉，各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式，內(nèi)業(yè)資料整理過程中的重復(fù)返工現(xiàn)象時有出現(xiàn)。

（三）缺乏高科技的信息化技術(shù)手段對工程資料進(jìn)行管理、利用和編制竣工資料。除此之外，各單位的管理水平，也是決定內(nèi)業(yè)資料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外業(yè)的管理一樣，都是工程建設(shè)管理的重要組成部分，在工程外業(yè)一開始就應(yīng)嚴(yán)格按照竣工驗收辦法的要求收集資料、編排目錄、編制檔號，做到“邊整理、邊歸檔”，達(dá)到工程完成竣工文件即編制完成的目的。

三、提高工程項目檔案管理工作的途徑和方法

（一）加強檔案的合同管理。工程建設(shè)單位在建設(shè)項目發(fā)包給承包方時，建議在工程合同中訂立檔案管理條款，明確工程竣工文件材料的形成、整理、組卷要求。

（二）工程項目負(fù)責(zé)人必須把項目檔案管理納入其職責(zé)范圍、工作計劃和工作程序中。要明確工程項目負(fù)責(zé)人為項目檔案主要責(zé)任人，對工程項目進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，保證工程項目檔案系統(tǒng)的完整、真實和安全適用。

（三）加強工程檔案的過程控制。工程檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)同步，在工程建設(shè)過程中進(jìn)行跟蹤管理，建立健全的項目檔案。一是把握工程初期準(zhǔn)備；二是工程把關(guān)施工；三是工程竣工驗交。三個不同的階段都要嚴(yán)格按照規(guī)定對有關(guān)文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，杜絕工程結(jié)束后“補檔案”的不當(dāng)行為發(fā)生。

1.工程初期準(zhǔn)備階段。每一個項目的工程施工伊始，作為施工單位，從設(shè)計圖紙的復(fù)核、施工地段地質(zhì)、水文的勘察與了解，施工現(xiàn)場的復(fù)測到安營扎寨，施工區(qū)域的購地拆遷，接水接電，各種材料的儲備等等，準(zhǔn)備工作是大量的，紛繁的。這個階段施工檔案的跟蹤管理應(yīng)針對初期施工圖紙、文件資料的形成部門多，產(chǎn)生的形式不盡相同的特點，向項目經(jīng)理部了解一定時期內(nèi)有關(guān)工程施工規(guī)劃、工作安排，通過定期向有關(guān)工程管理部門了解一個時期內(nèi)有關(guān)工程施工準(zhǔn)備階段各項工作、會議、外事活動等安排情況，及時了解掌握有關(guān)檔案形成的信息，跟蹤管理亦進(jìn)入角色，同步啟動。工程施工初期階段，應(yīng)明確跟蹤管理規(guī)定和要求，使檔案資料的管理有明確的工作依據(jù)。要針對來自不同的歸屬部門、明確有關(guān)檔案和竣工資料應(yīng)執(zhí)行的具體管理規(guī)則，形成統(tǒng)一規(guī)范，避免執(zhí)行中的不明確性，對應(yīng)歸檔的檔案資料沒有按時歸檔的，及時主動上門跟蹤索取，同時定期進(jìn)行階段性文件資料歸檔的清查清欠。依據(jù)工程技術(shù)資料歸檔范圍的具體規(guī)定，在工程進(jìn)展的一定階段內(nèi)應(yīng)形成的各類文件資料與實際已歸檔入庫的相應(yīng)文件資料對號清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清單與各有關(guān)文件資料的形成或發(fā)送部門聯(lián)系索取。

2.工程把關(guān)施工階段。大面積工程施工的全面展開，是工程質(zhì)量、安全的重要把關(guān)階段，也是各類工程技術(shù)資料大量形成的時期。對于這階段的檔案資料分目標(biāo)跟蹤管理，工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到重點抓住檔案資料形成的薄弱環(huán)節(jié)，以保證歸檔資料的質(zhì)量。加強對施工現(xiàn)場施工文件資料的檢查，這是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，如到項目部檢查或抽查技術(shù)人員、領(lǐng)工員的施工日志、班組施工作業(yè)記錄，包括工程用料情況，工程施組、施工規(guī)范的執(zhí)行情況，工程試驗、壓力容器的檢測記錄，中線水平觀測記錄，安全操作情況，工程分交情況等，檢查其填寫是否齊全符合規(guī)范。特別檢查分部、分項工程檢查證的填寫情況，對地下、隱蔽工程檢查記錄的填寫。工程監(jiān)理的認(rèn)簽等，要考證其可靠與真實程度，以保證歸檔資料的可靠與真實性。應(yīng)搞好庫存檔案清理達(dá)標(biāo)工作。隨著工程的進(jìn)展，工程技術(shù)資料大量歸檔，要按工程建設(shè)階段對歸檔資料從數(shù)量上和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化上進(jìn)行專人逐項的檢查，按交驗單位分門、按交驗部門分類，進(jìn)行自檢、整理、充實、完善，按檔案工作的業(yè)務(wù)要求，在分類、立卷，編號時應(yīng)將不同階段形成的技術(shù)文件資料區(qū)別分開，協(xié)助各項目部備齊各類竣工文件資料。對一個時期內(nèi)資料室借出資料進(jìn)行定期歸檔，是檔案跟蹤管理在整個施工階段的長期業(yè)務(wù)工作，而在竣工驗交階段更應(yīng)注意。應(yīng)著重強調(diào)資料借出的時間性，以防止因借閱人對借出的資料長期占用保管不善、而造成文件資料的損壞、丟失。

3.工程竣工驗交階段。工程竣工驗交，是施工企業(yè)所承建的工程要接受該項工程涉及的各專業(yè)的工程質(zhì)量的總驗收。是對設(shè)計、施工、使用維修等方面進(jìn)行綜合性考核，也是檢驗施工單位的工程項目施工組織、施工能力水平、安全生產(chǎn)、工期進(jìn)度、企業(yè)信譽等方面的重要環(huán)節(jié)。這一階段的檔案跟蹤管理應(yīng)在各類技術(shù)資料的總結(jié)統(tǒng)收、分類歸檔，別類上交等方面下功夫、以配合建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、使用單位、接管單位辦理好工程竣工驗收交接和固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作，充分發(fā)揮建設(shè)項目的投資效益、社會效益和經(jīng)濟效益。在工程驗交階段，還應(yīng)按照檔案工作的內(nèi)容收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢查、編研和利用八個環(huán)節(jié)的要求，按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，對各類技術(shù)文件資料著手整訂、填寫、貼簽、裝盒等工序，該上交的上交，該自存的入庫分類存放。最后對每個項目跟蹤管理的情況進(jìn)行自查。以便總結(jié)經(jīng)驗，找出不足以利改進(jìn)。

（四）工程檔案資料的收集整理工作列入工作績效的考核項目。定期檢查評比，優(yōu)勝者給予獎勵，建議設(shè)立工程檔案專項驗收保證金，將竣工檔案的編制工作與計量支付和質(zhì)量保證金結(jié)合起來，可規(guī)定如不通過工程檔案專項驗收或不能及時完成檔案的整理歸檔，不予結(jié)算或扣一定金額的質(zhì)量保證金，以此保證竣工檔案及時、順利地通過驗收。

（五）重視檔案人才的培養(yǎng)，努力提高建設(shè)檔案人員的素質(zhì)。加強檔案管理新知識、新技術(shù)運用的教育，檔案人員以學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行現(xiàn)行《細(xì)則》為契機，使檔案工作者在檔案的收集、整理、組卷、編目、分類、排列、歸檔范圍及檔號編制等方面的業(yè)務(wù)知識更加精深，對現(xiàn)有的檔案人員，通過進(jìn)修、培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)，與其他單位開展交流等方式，不斷拓寬其知識面，增強業(yè)務(wù)能力。

四、結(jié)束語

工程建設(shè)項目的檔案管理，關(guān)鍵在于加強過程控制，堅持建路與建檔同步發(fā)展；強化檔案業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢服務(wù)；深入開展建設(shè)項目檔案人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，全面提高檔案人員的整體素質(zhì)；著力研究檔案信息一體化管理；重視檔案的開發(fā)利用，使得科技專業(yè)資料來源于實踐，又應(yīng)用于實踐，為建設(shè)項目投產(chǎn)后運營、管理及今后的養(yǎng)護(hù)、維修提供可靠依據(jù)，更好地為后人服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

［1］姜桂洲，陳建文.淺談如何做好工程總承包項目的檔案管理工作［J］.電力勘測設(shè)計，2015（03）.