淺談高職教學檔案資料的特點與收集整理
——以廣西現代職業技術學院為例

文/ 廣西現代職業技術學院 陳鳳

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淺談高職教學檔案資料的特點與收集整理
——以廣西現代職業技術學院為例

文/ 廣西現代職業技術學院 陳鳳

【摘要】教學檔案資料是學校教學工作方針政策的真實寫照，是教學管理的重要內容，是教學活動和教學評估不可缺少的重要依據和主要資料，同時也是了解辦學歷史、考查教學內容、總結經驗教訓、提高教學質量、改進教學管理的重要信息源，所以對教學資料進行收集、整理與歸檔是非常有必要的。

【關鍵詞】教學資料；整理；歸檔

教學檔案資料是指學校在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，它是從事教學活動和教學研究的基本條件，也是一個學院辦學歷史、教學水平真實的記錄，所以對教學資料進行收集、整理與歸檔是非常有必要的。

一、教學資料的特點

教學檔案主要來源于學校的教學工作、教育活動領域，是真實的歷史記錄與成果表現形式，是教學人員、教務工作人員智慧的結晶和辛勤勞動成果。而根據筆者在教務處每年整理的我院的教學資料來看，發現教學資料具有以下特點：

（一）教學材料具有連貫性、成套性。一般在收集整理教學材料的時候，會發現很多教學材料是按學年或者學期來進行分類的，比如我們學院每個學期開學初都會收集整理各系的課程表、本學期的教師任課一覽表以及各班排課情況表，涵蓋整個學期的每周教室、實訓室衛生檢查表和晚自習安排表，以及學期末的期末考試安排表，試卷庫等，這些是每個學期在固定的時間段都要進行收集整理的，一直延續下來這些教學材料就具有了連貫性，成套性。

（二）教學資料具有層次性。因為我們學院招收的學生是多層次的，這就決定了各種教學資料也具有一定的層次性。為了擴展生源，我們學院的學生有通過普通高考直接考上來的學生，有從中職院校升上來的“2+3、3+2”模式的學生，也就是說在中職讀2年后來我們學院讀3年，或者在中職讀3年，拿到中職畢業證之后再來我們學院繼續進修2年拿大專文憑的學生，也有招收初中畢業后直接到我們聯合的中專讀1年后2年后再來我們學院就讀的“五年一貫制”學生，根據學生層次、基礎和學習能力的不同，要因材施教進行教學，如教學計劃、教案等都會有區別，這就使得教學資料具有了層次性。

（三）教學資料具有分散性。根據教學內容的分類，可以分為常規性教學材料，上級下發的各項文件，教務處下發的各項文件，各類社會性考試，各種年度考核、評估資料，各項技能競賽資料、人才培養數據采集等等，因為涉及范圍廣、內容雜，互聯性小，所以都要分開整理歸檔，這樣這些教學資料就具有了分散性。

（四）教學資料具有多樣性。以前教學資料以文字、圖片居多，但是隨著互聯網的發展，各類影像資料越來越多，尤其是在收集老師的教學資料和技能競賽的檔案時，各類PPT、微課、錄像、幻燈片、實物作品等占據了很大比重，再也不是單一的紙質材料，而是更生動更直接的影像資料，它形象地反映了教學過程，是教學中必不可少的參考資料，是重要的檔案信息源。

二、教學資料的收集整理

一個學校的教學資料收集整理工作可直接反映學校的教學管理水平。因此，在教學資料的收集整理過程中必須做到完整、準確、規范。

（一）制定一個完善的檔案收集整理制度。建立、健全和完善檔案收集管理制度，是做好教學資料收集工作的重要前提，也是保證教學檔案齊全完整的重要條件。有了制度，就能明確哪些教學資料該收集，收集上來的資料該如何整理，比如說按時間、按內容、按層次等，還有明確劃分責任人，各部門各系相互配合，一切有規可循，就能保證資料收集整理的規范性和細致性。

（二）采取靈活多樣的收集、整理方法，保證教學資料的完整性。常規的教學資料可以按照定時集中收集的方法進行收集整理，如教學計劃、工作總結、教學檢查等日常的教學活動可以按內容按年度歸檔整理；上傳下發的各類文件可以根據文件的編號進行歸檔整理或者編印成冊；PPT、圖片、視頻等影像資料可以刻錄成光盤存檔；零散的文件或者競賽資料可以按年份單獨歸檔，進行即時跟蹤收集和零時收集。而且除了收集紙質版，還有電子檔也要在電腦里分類按年度、內容歸檔，方便查找。

（三）擁有一批專業的檔案管理人員。由于我們學院正處在迎接示范校建設的關鍵階段，作為評估材料中重要支撐的各類教學檔案就要按照評估要求進行高標準、規范化的收集整理，而教學檔案的收集、整理、管理是一個長期、繁瑣、負責的過程，并不是由教學秘書兼職就能夠完成的，必須要有一批能夠熟練使用學校教學管理系統、辦公系統的檔案管理人員，接受專業的檔案管理知識培訓，擁有強烈的責任心和工作熱忱，才能勝任這份工作。

總之，教學檔案資料包含了教學活動的全部信息，是教師和教學管理人員從事教學、教改和管理工作的直接記載，也是教學動態活動的基本憑證，因而保全、整理好教學檔案，對迎接評估的我院進行教學活動的規范化管理及實施新的教學改革有著重要意義。