淺談高職教學(xué)檔案資料的特點與收集整理
——以廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/ 廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳鳳

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淺談高職教學(xué)檔案資料的特點與收集整理
——以廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/ 廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳鳳

【摘要】教學(xué)檔案資料是學(xué)校教學(xué)工作方針政策的真實寫照，是教學(xué)管理的重要內(nèi)容，是教學(xué)活動和教學(xué)評估不可缺少的重要依據(jù)和主要資料，同時也是了解辦學(xué)歷史、考查教學(xué)內(nèi)容、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、提高教學(xué)質(zhì)量、改進(jìn)教學(xué)管理的重要信息源，所以對教學(xué)資料進(jìn)行收集、整理與歸檔是非常有必要的。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)資料；整理；歸檔

教學(xué)檔案資料是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，它是從事教學(xué)活動和教學(xué)研究的基本條件，也是一個學(xué)院辦學(xué)歷史、教學(xué)水平真實的記錄，所以對教學(xué)資料進(jìn)行收集、整理與歸檔是非常有必要的。

一、教學(xué)資料的特點

教學(xué)檔案主要來源于學(xué)校的教學(xué)工作、教育活動領(lǐng)域，是真實的歷史記錄與成果表現(xiàn)形式，是教學(xué)人員、教務(wù)工作人員智慧的結(jié)晶和辛勤勞動成果。而根據(jù)筆者在教務(wù)處每年整理的我院的教學(xué)資料來看，發(fā)現(xiàn)教學(xué)資料具有以下特點：

（一）教學(xué)材料具有連貫性、成套性。一般在收集整理教學(xué)材料的時候，會發(fā)現(xiàn)很多教學(xué)材料是按學(xué)年或者學(xué)期來進(jìn)行分類的，比如我們學(xué)院每個學(xué)期開學(xué)初都會收集整理各系的課程表、本學(xué)期的教師任課一覽表以及各班排課情況表，涵蓋整個學(xué)期的每周教室、實訓(xùn)室衛(wèi)生檢查表和晚自習(xí)安排表，以及學(xué)期末的期末考試安排表，試卷庫等，這些是每個學(xué)期在固定的時間段都要進(jìn)行收集整理的，一直延續(xù)下來這些教學(xué)材料就具有了連貫性，成套性。

（二）教學(xué)資料具有層次性。因為我們學(xué)院招收的學(xué)生是多層次的，這就決定了各種教學(xué)資料也具有一定的層次性。為了擴展生源，我們學(xué)院的學(xué)生有通過普通高考直接考上來的學(xué)生，有從中職院校升上來的“2+3、3+2”模式的學(xué)生，也就是說在中職讀2年后來我們學(xué)院讀3年，或者在中職讀3年，拿到中職畢業(yè)證之后再來我們學(xué)院繼續(xù)進(jìn)修2年拿大專文憑的學(xué)生，也有招收初中畢業(yè)后直接到我們聯(lián)合的中專讀1年后2年后再來我們學(xué)院就讀的“五年一貫制”學(xué)生，根據(jù)學(xué)生層次、基礎(chǔ)和學(xué)習(xí)能力的不同，要因材施教進(jìn)行教學(xué)，如教學(xué)計劃、教案等都會有區(qū)別，這就使得教學(xué)資料具有了層次性。

（三）教學(xué)資料具有分散性。根據(jù)教學(xué)內(nèi)容的分類，可以分為常規(guī)性教學(xué)材料，上級下發(fā)的各項文件，教務(wù)處下發(fā)的各項文件，各類社會性考試，各種年度考核、評估資料，各項技能競賽資料、人才培養(yǎng)數(shù)據(jù)采集等等，因為涉及范圍廣、內(nèi)容雜，互聯(lián)性小，所以都要分開整理歸檔，這樣這些教學(xué)資料就具有了分散性。

（四）教學(xué)資料具有多樣性。以前教學(xué)資料以文字、圖片居多，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各類影像資料越來越多，尤其是在收集老師的教學(xué)資料和技能競賽的檔案時，各類PPT、微課、錄像、幻燈片、實物作品等占據(jù)了很大比重，再也不是單一的紙質(zhì)材料，而是更生動更直接的影像資料，它形象地反映了教學(xué)過程，是教學(xué)中必不可少的參考資料，是重要的檔案信息源。

二、教學(xué)資料的收集整理

一個學(xué)校的教學(xué)資料收集整理工作可直接反映學(xué)校的教學(xué)管理水平。因此，在教學(xué)資料的收集整理過程中必須做到完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。

（一）制定一個完善的檔案收集整理制度。建立、健全和完善檔案收集管理制度，是做好教學(xué)資料收集工作的重要前提，也是保證教學(xué)檔案齊全完整的重要條件。有了制度，就能明確哪些教學(xué)資料該收集，收集上來的資料該如何整理，比如說按時間、按內(nèi)容、按層次等，還有明確劃分責(zé)任人，各部門各系相互配合，一切有規(guī)可循，就能保證資料收集整理的規(guī)范性和細(xì)致性。

（二）采取靈活多樣的收集、整理方法，保證教學(xué)資料的完整性。常規(guī)的教學(xué)資料可以按照定時集中收集的方法進(jìn)行收集整理，如教學(xué)計劃、工作總結(jié)、教學(xué)檢查等日常的教學(xué)活動可以按內(nèi)容按年度歸檔整理；上傳下發(fā)的各類文件可以根據(jù)文件的編號進(jìn)行歸檔整理或者編印成冊；PPT、圖片、視頻等影像資料可以刻錄成光盤存檔；零散的文件或者競賽資料可以按年份單獨歸檔，進(jìn)行即時跟蹤收集和零時收集。而且除了收集紙質(zhì)版，還有電子檔也要在電腦里分類按年度、內(nèi)容歸檔，方便查找。

（三）擁有一批專業(yè)的檔案管理人員。由于我們學(xué)院正處在迎接示范校建設(shè)的關(guān)鍵階段，作為評估材料中重要支撐的各類教學(xué)檔案就要按照評估要求進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的收集整理，而教學(xué)檔案的收集、整理、管理是一個長期、繁瑣、負(fù)責(zé)的過程，并不是由教學(xué)秘書兼職就能夠完成的，必須要有一批能夠熟練使用學(xué)校教學(xué)管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)的檔案管理人員，接受專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，擁有強烈的責(zé)任心和工作熱忱，才能勝任這份工作。

總之，教學(xué)檔案資料包含了教學(xué)活動的全部信息，是教師和教學(xué)管理人員從事教學(xué)、教改和管理工作的直接記載，也是教學(xué)動態(tài)活動的基本憑證，因而保全、整理好教學(xué)檔案，對迎接評估的我院進(jìn)行教學(xué)活動的規(guī)范化管理及實施新的教學(xué)改革有著重要意義。