做好企業地質檔案管理工作的幾點思考

袁秀云

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 檔案是記載歷史，傳承文明、資鑒后人的原始憑證。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來，它是具有其他圖書資料無法代替的作用，因此，加強地質檔案管理工作，不斷提高地質人員管理意識。

關鍵詞 地質 檔案管理 思考

對地質檔案的認識，將會隨著檔案管理機制的不斷深入，逐漸得到提高，并越來越引起人們的關注。所以，正確認識地質檔案的重要性，準確地把握地質檔案工作的特殊性，使地質檔案的管理符合自身的規律，并有效地為企業服務，也是做好今后地質檔案工作的根本所在。本文就結合地質檔案管理工作談幾點的認識。

一、加強領導，建立管理體系

首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立起“內外”有別而又相互統一的檔案管理體系。“內”就是要協調內部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環節的檔案收集，積極與主管部門、設計、施工等單位負責人及檔案人員通力協作，以保證檔案資料完整、準確。因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，在單位規章制度體系中將單位檔案工作以文字的形式寫下來，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的檔案資料名稱，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。

二、建立制度，有章可循

只有完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的有關規定與標準，應根據數據文件形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，還包括地質項目的設計檔案、施工檔案和竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位地質管理實施細則，歸檔的基本要求和基本內容，數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。立卷要做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，使檔案數據做到文件齊全、分類準確、方便管理，方便利用。并將立整理好的檔案按規定移交檔案管理部門，認真檢查案卷質量并確保檔案的完整、準確。

三、做好檔案信息化及數字化工作

檔案資料信息化建設是一項長期復雜的系統工程，根據行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，油田單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。為提高企業單位的整體素質，推動企業單位的改革與發展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于存儲查找和利用，既是地質管理工作現實要求，也是檔案管理工作必然要求。

四、地質檔案管理現狀

（一）地質檔案實體管理模式單一

很多地質檔案部門在地質檔案管理上局限于科技檔案實體的收集、整理、保管和利用工作，而對地質檔案的數字化、網絡化管理很少涉及，不能凸現出地質檔案信息化管理的重要性。隨著信息化進程的不斷加快，各種種樣的信息系統紛紛建立、運行，地質檔案類別、內容、載體、信息的不斷增加，傳統的地質檔案實體管理模式已經不能適應新形勢下地質檔案信息化管理的需要，也無法收集和管理流動的電子文件。

（二）服務手段滯后

地質檔案部門運用計算機]、網絡、掃描儀等設備對實體進行分類歸檔的少，只能簡單地編制地質案卷目錄，不能運用現代化網絡通信技術對地質成果轉讓和信息交流，影響了地質檔案信息資源泉的開發和利用。

（三）服務方式被動

地質檔案部門服務方式被動，服務內容、范圍和方式比較單一，服務對象有局限性，主要是為企業內部提供借閱和復制檔案資料，缺乏與外界的溝通和交流。

（四）專職檔案人員少

在企業過程中，檔案部門受到沖擊最大，大多數檔案專職工作人員少，有的甚至身兼數職，只能應付日常文件資料和收集整理工作，很難對地質資料信息進行再加工。

五、地質資料格式及要求

（一）成果地質資料應齊全完整，包括封面、正文、附表、附件、多媒體、數據庫和軟件、插圖文件、電子文件登記表、載體外標簽。

（二）文字報告應有封面、扉頁和目錄，頁碼必須連續。不同尺寸的圖件要折疊成統一圖幅，規格為A4，標題欄朝外，附圖應編頁號。

（三）報告編寫和圖件制作要符合行業標準規范，審查手續完備，加蓋評審鑒定單位的公章，封面加蓋匯交單位的公章。

（四）根據《中國石油天然氣集團公司秘密信息分級保護目錄（試行）》，匯交的地質資料以“誰產生、誰定密”的原則進行定密。凡密級資料，應在文本首頁右上角第一行用方正3號黑體字標注，標注方式分為三種：頁面直接打印、加蓋密級印章、粘貼密級標簽。

（五）資料裝訂整齊，裝訂材料符合檔案保管要求。

（六）資料交接目錄由集團公司檔案管理系統（E6）輸出打印一式2份，雙方簽字后各存1份，以備查用。

（七）通過郵寄方式匯交資料的，應按機要信件郵寄，接收單位收到后一周內返還回執，不得積壓。若發現缺損、模糊不清等，應將資料退回，報送單位若2個月后未收到回執的，應及時追查。

六、做好地質檔案資料的安全與保密

地質資料產生、匯交、保管、利用要嚴格按照國家和中國石油天然氣集團公司有關規定執行。若發生丟失、損壞等事件，應及時采取有效措施進行補救并迅速上報有關部門。

綜上所述，地質檔案在服務資源和工程建設中也發揮了巨大的作用，對地質檔案的管理不能只重視地質檔案的收集、整理和保管，更應該重視地質檔案的開發和利用，為地質檔案管理創造更多的價值。