淺析煙草商業企業人事檔案管理中存在的問題及思考對策

王亞玲

（陳倉區煙草專賣局（分公司），陜西寶雞 721300）

淺析煙草商業企業人事檔案管理中存在的問題及思考對策

王亞玲

（陳倉區煙草專賣局（分公司），陜西寶雞 721300）

人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案代表單位組織和上級領導對個人進行全方位的跟蹤監督，相伴終身，是個人從事政治、軍事、經濟、文化、宗教等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。煙草人事檔案是煙草行業改革發展的真實記錄，是行業的寶貴財富。人事檔案工作是行業整體工作的基礎性工作，搞好新時期的檔案工作，對煙草的可持續發展有著十分重要的作用。檔案與管理相輔相成密不可分，人事檔案完善了企業管理的內在質量，是企業基礎管理的重要組成部分，人事檔案管理水平高低又是衡量企業管理水平的重要標志。隨著煙草商業企業人事用工收入分配制度改革力度的不斷加大，單位員工人事檔案管理顯得更為重要。筆者主要就煙草企業員工人事檔案管理工作中存在的問題與對策略作探討。

企業 人事 檔案 管理

煙草企業人事檔案管理在現代煙草企業管理中具有重要作用，特別是在從嚴治黨、從嚴管理干部工作的深入開展中，人事檔案管理在管理中的作用越來越突出，但在實際管理中卻仍然存在很多問題。在全球煙草市場激烈競爭條件下，企業要重視對人事檔案管理工作的領導，將這項工作擺上重要議事日程。由主管領導親自抓，加強對人事檔案管理工作的領導和協調。主管人事檔案管理工作的領導，定期聽取工作匯報，切實解決工作中遇到的實際問題。辦公室和具體工作人員，堅持一切從實際出發，明確分級管理責任，制定了切實可行的，并認真組織實施，全面、準確、真實地保存好各種檔案。檔案工作者能夠充分認識到檔案工作的重要性，切實增強做好檔案工作的使命感和責任感，建立煙草檔案信息網絡平臺是適應煙草經濟高速發展的現實需要，也是走向全球煙草市場競爭的需要?；诖?，分析討論新時期煙草行業人事檔案管理存在的問題和相應的解決策略，以期促進現代煙草企業人事檔案管理水平的不斷提升，確保人事檔案管理工作順利和深入的開展，努力開創干部人事檔案工作的新局面。

1　煙草企業人事檔案管理工作中存在的問題

近幾年來，在上級部門的正確領導下，煙草企業人事檔案管理工作能規范有序地進行管理，但與上級要求還有一定差距。少數部門對人事檔案工作不夠重視，檔案工作相對于前沿的業務工作而言，是幕后服務性工作，容易被領導忽視。一些單位檔案室辦公條件及設施離檔案規范要求還有差距，有的檔案材料填寫格式不規范，紙張不符合要求，有的存在內容填寫前后不一、記載不實、審核不準等問題，不利于檔案的保存和利用，也使人事檔案的真實性、動態性、完整性功能逐漸趨于弱化。通過對人事檔案的整理審核，依舊發現問題的存在，那說明我們的工作還不夠嚴謹，存在一定的漏洞，今后的工作，我們還需更細心，更規范，特別是對新進人員的檔案應及時審核，發現材料缺少可及時追回。面對新形勢新任務的要求，下一步打算就是要在人事檔案的信息化管理上下功夫，完善所有人員的相關信息，并認真對信息逐項復核，使人事檔案的信息化管理更精確、到位、規范、科學，不斷提升檔案人員的信息化管理的能力和技術水平。

2　新時期煙草企業人事檔案管理工作的對策與思考

（1）強化管檔意識，提高地位作用。要進一步強化管檔意識，提高對人事檔案工作地位和作用的認識，堅決避免出現“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象，還需要定期了解工作情況，積極研究并解決發現的問題，加強監督、檢查與指導。為了進一步完善人事檔案管理工作的機制體制，及時成立了以主要領導為組長的人事檔案管理工作領導小組，由分管干部檔案工作，并配備專職工作人員，具體負責日常管理工作，將人事檔案管理工作作為組織工作的一項重點工作來抓，通過召開人事檔案工作專題會議，向各部門負責人講清人事檔案管理工作的重要性和必要性，提升“一把手”關注、支持人事檔案管理力度。同時將人事檔案管理工作納入局辦公會議研究議題，定期研究協調工作，及時督促整改薄弱環節，做到了檔案工作有計劃、有安排、有督促、有檢查、有落實，逐步形成了“檔案工作無小事、部門聯動齊配合”的工作格局，從整體上提高了人事檔案管理工作的水平和質量。

（2）把好兩個關口，保證檔案質量。首先要從材料來源入手把好“入門關”。在接收人事檔案時，要嚴格審核，該由原單位負責的材料要求原單位負責收集，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響。在審核和鑒別歸檔材料時，要達到“完整、真實、精練、實用”的要求，避免形成新的遺留問題。將人事檔案工作所需經費列入部門財務計劃，先后投入資金，規范軟硬件設施建設，配置防盜門窗、滅火器、空調、控溫控濕等設施，安裝防盜守護系統，保證檔案室的防光、防火、防盜、防蟲、防潮和防高溫，確保了檔案安全，庫房使用鐵質新檔案箱和新型檔案卷夾，統一購置新型干部檔案專用檔案盒，對在職干部檔案進行全面改版裝訂。同時配備了切紙機、打孔機等整理檔案設備，使檔案日常管理更加制度化、標準化、規范化。鐵質檔案柜、防盜防火、控溫控濕等設備，人事檔案庫房“六防”措施得到落實，日常管理和業務工作正常運轉。

（3）加強制度建設，規范管理程序。建立健全一套完整科學的人事檔案工作規章制度，使工作有序、有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。各部門確定綜合素質好、愛崗敬業、工作細致的黨員同志專門負責人事檔案資料的收集、整理和報送，組建起一支管理員隊伍。綜合辦公室牽頭抓好人事檔案管理人員隊伍建設，經常與各部門檔案管理員加強溝通聯系，開展指導培訓，幫助解決業務問題。同時，利用隨機調研、黨建工作月抽查季檢查等機會對各部門人事檔案管理工作進行檢查指導、督促整改，提升交接、轉存、整理、歸檔等工作的質量和效率。檔案人員更要注重自學，既要學習檔案專業知識，又要學習計算機知識等與檔案管理相關的知識，做到知識面廣、業務精通。在一定時期，保持檔案隊伍的穩定，才可以使檔案工作進一步發展，提高機關的檔案管理水平。

（4）注重管理創新，提高利用效率。建立健全工作人員職責、查（借）閱制度、收集補充制度、鑒別歸檔制度、保管保密制度、檢查核對制度、轉遞制度和檔案室“六防”管理制度，完善檔案移交、借（查）閱、（5）注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。通過對煙草企業檔案管理工作流程的信息化改造，能夠發現現存工作流程中存在的不足，通過及時改進后從而有效提升檔案管理水平。將有利于檔案管理人員的檔案管理工作依據一定標準作業流程進行自然分解，也將極大地提升工作人員的工作規范化程度，降低工作人員崗位交接的管理和數據風險，為煙草企業知識資源的完整提供了有力保證。硬件上要按照檔案規范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計等必要的安全設施。軟件方面，要加強檔案信息化建設。首先要立足現有信息化設備，對文件材料實行電子存檔，對歷年文件材料掃描錄入，以備將來檔案信息化建設需要。其次要由國家檔案局或省檔案局開發統一的檔案管理軟件，使人事檔案的管理更加統一化、規范化、科學化、簡便化，檔案的利用更加高效化。

轉遞、接收等制度，建立健全各類臺帳和登記薄，切實做到名冊與檔案相符，人員與內容相符，內容與要求相符。同時對人事檔案實行了動態化管理和維護，按照《檔案管理制度》、《檔案查、借閱制度》等規章制度，堅持按制度辦事，使檔案工作有章可循、有據可依，實現了檔案工作的制度化、規范化。檔案部門要圍繞機關工作，積極挖掘檔案信息，在服務領導決策、服務機關、指導基層、服務經濟建設上下功夫，把檔案變成可利用的信息資源，通過檔案資料的充分利用，使檔案的價值得到充分的體現。

屈原云：“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索”?？傊?，煙草商業企業要發揮干部檔案在管理工作上的作用。在日常工作中，干部檔案的服務功能還體現在能為干部個人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出據年齡憑證、任職憑證、工資變動憑證、業務職稱憑證、學歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、解決老干部待遇、機關機構改革等提供有價值的服務。我們應該抓住時機，從制度上和觀念上更新，按照“四定”工作的要求，切實采取有效措施，積極探索新形勢下人事檔案管理工作的新模式、新方法，為人事用工收入分配制度改革的順利推進奠定堅實的基礎。煙草企業檔案管理信息化是現代的企業整體信息化一個重要環節，在推進過程中，固然可能遇到種種困難，但是我們圍繞著煙草企業中心工作，堅定不移，穩中求進，積極探索，在不遠的將來，煙草企業檔案管理信息化必將成為企業整體信息化助推器。