人事檔案管理與信息化建設

王一楠（煙臺市技術監督信息研究所，山東煙臺 264003）

人事檔案管理與信息化建設

王一楠
（煙臺市技術監督信息研究所，山東煙臺 264003）

人事檔案是人才的信息儲備庫，是為領導提供人才決策的重要信息來源。通過人事檔案，能夠反映一個人的職業軌跡、德才狀況、工作獎懲、家庭背景等等，這是了解人、善用人的重要工具。人事檔案管理工作的好壞與否，可以直接影響到單位的工作效率，涉及到每一個人的切身利益。如何管理好人事檔案，發揮檔案的最佳用途，是每一名工作人員應該思考的問題。本文分析了人事檔案管理的措施與信息化建設的要點。

人事檔案 檔案管理 信息化

1 加強人事檔案管理方法對策分析

1.1 加強單位日常事宜中檔案管理的內容

必須將人事檔案管理提上單位日常工作的議程當中，這樣才能使得單位內部領導及工作人員更加重視人事檔案的管理。在有關檔案管理的規章制度中仔細規定人事檔案管理的內容，并且單位領導層定期舉行有關人事檔案管理的會議，探討單位內部近期人事檔案管理中存在的問題并提出解決措施。同時，也要加強對單位內部工作人員有關人事檔案管理的宣傳，例如開展有關人事檔案管理主題的有獎知識競答活動等。

1.2 建設專業化的管理隊伍

許多單位在進行檔案管理時，一般招聘的都是沒有檔案管理的人員，許多檔案管理經驗人員是領導的親屬，不僅專業知識沒有，并且文化素質也較低，導致了檔案管理的落后。單位要加強人事檔案管理首先要從高校高薪招聘與檔案管理專業相關的專業人才，并且再進行嚴格的人事檔案管理重要事項的培訓。其次要制定嚴格的檔案材料收集整理、存檔以及使用制度，保證人事檔案充分利用的同時也加強了其保密性能。只有打造一支專業化的人事檔案管理隊伍，檔案管理工作才能得以順利實行。

1.3 加強檔案信息化建設

21 世紀是信息化的時代，各個行業都在加強信息化建設，檔案管理也不能落后。單位要實現紙質版人事檔案與電子版人事檔案并存的檔案管理化模式，并且保證兩者的同步性和真實性。單位相應的人事檔案管理部門要及時更新每個人員的信息，并建立人事檔案管理信息交流平臺，單位領導要調閱相關工作人員的工作進度等情況，可以通過既定的合法程序及時地調閱，一方面可以評估員工工作能力，另外一方面可以及時地進行工作調整，加強內部控制。只有人事檔案信息化加強，才能保證其時效性和實用性。

1.4 完善檔案管理硬件設施配備

在檔案管理時相應的硬件設備是建設的基礎，例如辦公區及網絡設備等。據2014年某省對一些事業單位進行調查發現，在調查的單位內，有近90%的單位在檔案建設時候沒有足夠的辦公區域，辦公室與檔案儲存室在一起，并缺乏相應的電腦設備，僅有的電腦設備一般都被用于來記錄人員的名字和檔案號，便于及時找出紙質版檔案，并沒有記錄詳細信息。所以單位要加強對硬件設施的配備，只有充足的辦公區和電腦網絡，人事檔案的管理和信息化建設才能保證其可行性。

2 人事檔案信息化建設的要點

2.1 樹立新的檔案管理理念，增強檔案主動管理的意識

傳統的檔案管理理念已經不適合企業的常規管理，需要樹立新的檔案管理理念。企業屬于非營利性的公共醫療服務機構，其中人力資源是企業的主要力量，沒有優秀的醫學人才資源，企業是無法發揮應有的社會效益的。人事檔案管理的不斷改進，不僅能夠完成企業相關的人事任務，對企業人力資源進行合理的調配，在薪資以及福利方面發揮出巨大的優勢，有利于發揮人力資源管理的作用。因此，企業檔案的管理工作需要企業全體人員齊參與，樹立人事檔案管理的意識和大局觀，特別是推動企業服務水平的意識，在資金和人才的繼續教育上加大投入，使用最先進的檔案管理的相關軟件和設備，健全單位內的檔案管理體系。

2.2 采用信息化管理手段，提高檔案管理的效率

信息化管理和人事檔案相結合，是管理工作的大勢所趨，要求人事檔案工作要運用新的科技手段，提高工作的效能，實現信息化技術促進人事檔案管理方式的徹底轉變。國外先進的國家已經基本實現了人事檔案的信息化建設，信息化程度很高，我國的三級甲等企業已經全面普及了計算機輔助管理檔案，正在進一步向鄉鎮地區擴大。

2.3 加強思想道德和職業道德素質，提高檔案管理人員的業務水平

企業可以配備專職的檔案員，開展的培訓活動要包括對檔案管理人員的培訓，培訓的方式有很多，如在職進修、外出考察以及參加研討會等各種方式，以不斷適應新時期對人事檔案管理工作的要求，作為檔案管理工作人員，要樹立正確的價值觀，增強自己的責任心和團體意識，學會運用先進的檔案管理設備和手段，使工作的效率得到提高，掌握檔案管理的綜合技能，以從容的應對檔案業務的發展需要。

2.4 實現人事檔案管理的信息化、科學化、現代化

為了順應信息化時代的發展，企業檔案管理部門應該建立電子檔案，力求人事檔案管理工作的科學合理，并用現代化的手段進行管理，提高檔案信息的真實度，通過現代化信息采集的設備，建立企業人事檔案數據庫，并及時的升級和更新，使人事檔案管理的信息呈動態化的趨勢，保障檔案信息不過時，增強信息的可信度，便于隨時檢索和查詢，只有做到檔案信息的規范化和科學化管理，才能提高人事檔案管理的工作水準，服務于企業的中心工作。

2.5 給予政策、資金等方面的支持，加強對檔案管理的重視

（1）制定科學合理的檔案管理制度，規范檔案管理流程，加強檔案審核，避免人檔分離、檔案不全、檔案失真現象出現，保證檔案的科學性、完整性。（2）給予政策上的支持，適當提高企業檔案管理人員的工作待遇，為其提供參加檔案信息化管理學術會議機會，以提高其工作積極性。（3）加大檔案管理資金投入，改善企業檔案管理的設施設備，如建立恒溫檔案管理室、更新軟硬件設施等，以全面提高企業檔案信息化管理水平。

3 結語

綜上所述，實現人事檔案管理的信息化，能夠不斷提高人事檔案管理工作的效率，降低人事檔案管理工作的成本，提高管理中的安全性和可靠性。通過信息化手段，對管理人員進行云儲存，實現管理的方便快捷，從而促進檔案資源的相關的開發和利用，不斷推動檔案工作向更高的水平和層次發展，不斷使檔案管理適應新形勢的要求。

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［3］郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究［J］.辦公室業務，2012（15）.

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