高職院校檔案信息化建設探究

文/遼寧水利職業學院 田野

高職院校檔案信息化建設探究

文/遼寧水利職業學院 田野

文章闡述了高職院校檔案信息化建設的現狀，并從檔案工作本身、學院和社會發展角度分析了高職院校進行信息化建設的必要性，并指出高職院校在進行檔案信息化建設過程中具體實施的對策。

信息化；檔案工作；對策

隨著信息時代的到來，網絡和計算機技術已經深入到社會生產、生活的每個領域，檔案管理工作也順應時代的發展而以新的信息技術來取代傳統的管理方法和手段。高職院校檔案信息化建設是以計算機信息技術建設為基礎，以數字化紙質檔案為重點，以為檔案信息資源利用拓寬渠道為目標的一項重要工作。信息化建設能夠使檔案工作職能更好地實現帶來便利，信息化水平是衡量學院檔案工作現代化程度的重要標志，所以高職院校檔案信息化建設的需求也就顯得尤為迫切。

一、高職院校檔案信息化管理現狀

現階段，高職院校檔案管理過程中，雖然檔案室已普遍配備了計算機，但數字化程度不高，一般只能對其標題、目錄等基本信息進行數字化工作，檔案利用無紙化、網絡化程度不高，對于檔案的具體內容，無法快速、準確查找，究其原因，有些高職院校對檔案信息化建設的必要性認識不足，沒有從根本上意識到檔案資源只有進行有效的開發利用才是有價值的信息。

在面臨學校擴招，在校人員數量急劇增多的情況下，一些學校在進行決策規劃時，把校園硬件建設放在首位，面對檔案載體種類的變化，檔案信息資源急劇的增多，學校缺乏足夠的重視，出現了經費短缺、制度落實不到位、管理人員沒有經過專業的培訓，不能滿足檔案信息化管理的需求等問題，致使檔案信息化硬件、軟件等基礎性設施建設及檔案信息化進程呈明顯的滯后性。

二、高職院校檔案信息化建設的必要性

（一）高職院校信息化建設是檔案管理工作的需要。檔案信息化建設的前提是檔案數字化，檔案信息管理數字化、網絡化使高職院校檔案管理工作變得更加便捷高效，數字化檔案使傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，通過計算機讀取，不僅能減少原件的使用頻率，有效地保護檔案原件，還能夠通過建立檔案網站、檔案管理系統與校園網、辦公軟件聯接，改善檔案利用方式的局限性，豐富利用形式，拓寬服務渠道提高檢索利用效率，為學校教學、管理、科研提供方便快捷的查閱方式，檔案信息化建設還能夠使檔案收集、整理更加方便。

（二）高職院校信息化建設是學院發展的需要。高職教育大幅度改革，辦學規模的擴大，學生數量增加，教學任務加重，高職教育數據資源優化整合，雖然豐富了館藏資源，但加大了檔案管理的難度，迫使檔案信息化建設成為高職高專院校適應高等教育改革與發展的必然趨勢，檔案信息化管理突出的易存性和檢索利用的便捷性，能夠使電子檔案更好地服務于科研、教學，促進高教工作的開展，更在一定程度上解決了檔案館藏量急劇增加所帶來的管理上的難題，更好地適應高等教育改革與發展。

（三）高職院校信息化建設是社會發展的需要。隨著社會的發展、計算機電子技術的普及應用，使傳統的檔案管理模式暴露出不適應信息時代發展的新問題，而運用計算機網絡技術進行現代化管理，使檔案信息資源的收集、整理、利用變得更加方便、快捷，數字化檔案信息資源能夠讓用戶不受時間、空間的限制，在網絡上根據自身權限查閱檔案資源，更好地為用戶服務。

因此，信息時代的高速發展，需要與之相適應的信息數據資源的支持，高職院校綜合檔案室的館藏檔案作為社會信息資源重要組成部分，應在傳統的檔案收集、保存、利用服務功能基礎上，建立網站、數據庫平臺實現資源共享，加快信息化基礎設施建設，不斷提高檔案保存功能和利用效率，適應當今社會發展的需要。

三、高職院校檔案信息化建設實施對策

（一）轉變傳統觀念，提高認識水平。高職院校應轉變傳統的觀念，重視學校的檔案信息化建設工作，將檔案工作信息化建設納入總的信息一體化建設的規劃之中，與學校的各項工作協調發展，把各種文件歸檔收集、整理工作列入學校的崗位責任制之中，納入到教學、科研和各項管理人員的職責范圍之中。加強宣傳力度，讓廣大教職工能夠進一步認識到檔案工作的意義和作用，積極支持檔案部門做好信息化建設工作。

檔案信息化建設是轉變傳統觀念的一項創新性檔案工作，檔案管理員要不拘泥于傳統的手工管理模式，主動轉變管理觀念，將檔案信息化系統應用起來，所以，要求高職院校要加強學校檔案數字化人才培養，根據學校和個人實際情況，采取不同的學習、 培訓模式，通過崗位培訓、繼續教育、專題研討等多種方式提高信息化管理知識，培養一批檔案信息化建設及應用人才，發揮檔案信息化在管理中的紐帶作用，加快檔案信息化建設的步伐。

（二）增加經費投入，加快基礎建設。高職院校應該增加對檔案信息化建設的經濟投入，尤其是信息化建設所必要的硬件的投入，而引入一個符合高職院校實際的檔案信息化管理系統顯得尤為必要，高職院校可根據實際情況，制訂檔案業務工作標準、技術、設備等方面的具體方案，自行開發或購買與學校檔案管理相適應的軟硬件系統，實現資源共享，提高辦公效率。

還可以利用現有的網絡和安全標準，對原有辦公自動化OA進行二次開發，可以對電子檔案庫進行管理、提供案卷和文件等各種操作，實現在線檔案收集、整理、編目等主要管理功能，并能夠根據設置的權限實現檢索、利用等自助服務功能，拓寬檔案室的服務功能和手段，提高服務質量和工作效率 。

高職院校要加快檔案信息化建設進程，使檔案管理工作適應教育發展需要，為學校的教學、科研提供更好的信息資源服務。

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