從信息化的角度談科技檔案管理

文/ 中國核動力研究設計院二所科技信息檔案室 孫紅梅

從信息化的角度談科技檔案管理

文/ 中國核動力研究設計院二所科技信息檔案室 孫紅梅

本文以中國核動力院二所為例，分析了在科技檔案管理工作中加強信息化建設的一些措施與想法。

科技檔案； 信息化

當今世界已經進入創新密集時代，知識加速涌現，技術爆炸發展，科技創新與產業變革同時迸發，歷史性地聚集在一起。信息化已經成為經濟社會發展的一個重要標志。

一、科技檔案管理背景

隨著信息化社會的到來，信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演著越來越重要的角色。檔案基礎業務建設的重點已經開始向信息化轉移，檔案信息化建設成為檔案事業發展的必然趨勢。同時，檔案信息化建設也是檔案部門進一步深化改革、推動科技進步、提高服務效率的必然選擇。

二、科技檔案管理信息化項目建設

（一）制度與組織機構建設。科技檔案管理的信息化建設可由信息化管理部門牽頭，建設信息化項目組織機構，制定信息化建設管理制度及流程、為項目建設提供制度保障、技術支持、溝通協調等支持。

項目組織機構應包括所主管領導、檔案部門主管、信息部門主管、檔案管理人員、信息管理人員等。

由所主管領導擔任項目主管，負責信息化建設的總體規劃、重大問題的解決、決策、指揮等工作；檔案部門主管負責科技檔案信息化規章制度的制訂，檔案資源的數字化、系統建設等工作的協調；信息部門主管對檔案信息化建設過程中遇到的問題進行協調，檔案管理人員負責數據信息的著錄、收集、整理、入庫、保管、利用和維護等工作；信息管理人員負責檔案信息系統的軟硬件的調試、升級維護、網站的維護、信息的安全與保密等工作。

（二）信息系統建設。一是科技檔案信息資源的數字化。科技檔案信息資源的數字化是信息化項目建設的關鍵步驟，數字化程度的高低、數字化質量的好壞直接影響著信息服務質量的優劣。

檔案數字化包括紙質檔案的數字化、照片檔案的數字化、音像檔案的數字化等，其中大量的工作是紙質檔案的數字化。紙質檔案的數字化包括兩個不同層次:一是檔案目錄的數字化，二是檔案全文的數字化。

可采用掃描錄入等方式，按檔案原貌逐頁存儲為圖像文件，并為其編制目錄索引，或是經光學字符技術識別后，采用文本格式存儲檔案內容輔之以全文檢索數據庫兩種不同方式。

相對于傳統的手工檢索工具，檔案目錄的數字化已經突顯了極大的進步，這一點是有目共睹的，但檔案目錄的數字化遠不是檔案管理的全部內容，而檔案全文的數字化能夠全面、系統地顯示檔案管理的全部內容，在不觸動檔案原文的條件下，可以借助計算機網絡的優勢，方便快捷地查閱各類檔案的詳細內容，通過局域網、磁盤、閱讀器等工具，即可實現異地查詢、瀏覽及信息交流等，有效地拓寬了檔案信息資料的傳遞空間，因此檔案全文的數字化才是檔案數字化管理的發展方向，也是信息化項目建設的主要內容。

檔案全文的數字化不僅包括紙質文件的數字化，還應包括音像文件、數據文件的數字化。對于音像文件、數據文件，除了將其運用光盤進行復制、保存外，還應通過專業的軟件進行處理，并可進行在線瀏覽，而不是將光盤存在庫房里，需要利用時，再將光盤借出使用。

由于大多數光盤中的文件占用空間極大，所以對這部分文件的數字化工作，應好好規劃其存儲方式、存儲地點。

二是科技檔案管理工作自動化。摒棄傳統的手工工作，將科技檔案管理的各個工作環節都設計在信息系統里，借助計算機及系統來完成日常的管理工作，從而實現科技檔案管理工作的自動化，這也是信息化系統設計的主要內容。結合文件生命周期理論與前端控制理論，文件從產生到作為檔案被保存并利用，直到失去價值被銷毀的整個生命過程都應在信息系統中完成。

在系統的設計中，管理工作自動化的內容應包括文件生成與審批系統、文件收集、整理、分發、入庫歸檔、組卷、檢索、提供利用、回收、鑒定與銷毀等內容。文件生成與審批：在系統中設置編寫、校對、審核、審定、QA審核、批準、歸檔等功能，使文件產生后，由編寫者發起流程，依次經過校對、審核、直至歸檔的流轉過程，參與流程的角色與編寫者進行的任何交互都在該系統中完成。文件的所有校審記錄也在系統中自動生成，并可查看與下載。文件的整個流轉過程可實時監控。

歸檔完成后，由科技信息檔案室統一下載打印，并做后續的歸檔處理。該功能省去了紙質審批的繁瑣，減少了紙質打印量，節約了時間，提高了工作效率，將文件的產生環節納入了管理自動化的范疇。

三是科技檔案管理工作流程化。在科技檔案管理工作中，涉及的流程主要有文件生成流程，文件審批流程，文件分發流程、試驗數據分發流程、文件更改流程、文件作廢流程、全文瀏覽審批流程、文件借閱（調閱）流程。

文件生成過程流程化：為各類型的文件設置相應的生成流程，作者點擊相應的文件類型，在文件的各模塊中，輸入相應的內容，即在系統中自動生成一份完整的報告。

檔案借閱（調閱）流程化：包括紙質檔案借閱、光盤檔案借閱及會議（現場）檔案調閱流程化；紙質檔案借閱流程化：申請人輸入相應的查詢條件，檢索到需要的檔案條目，點擊“紙質檔案借閱”，填寫借閱用途，發起借閱申請，系統自動進入紙質檔案審批流程，依次為申請人所在科室領導審批、項目管理部門領導審批、主管所領導審批，審批同意后，由檔案庫房管理員在后臺檔案利用模塊，根據申請的相關信息及審批情況，調用《紙質檔案借閱審批表》，進行下載打印并作借閱處理。光盤檔案借閱流程化：申請人輸入相應的查詢條件,檢索到需要的光盤檔案條目,點擊“光盤檔案借閱”，填寫借閱用途，發起借閱申請，系統自動進入光盤檔案審批流程，依次為申請人所在科室領導審批、項目管理部門領導審批、主管所領導審批，審批同意后，由檔案庫房管理員在后臺檔案利用模塊，根據申請的相關信息及審批情況，調用《光盤檔案借閱審批表》，進行下載打印并作借閱處理。

會議（現場）檔案調閱流程化：由申請人輸入相應的查詢條件，檢索到需要的檔案條目，點擊“會議（現場）檔案調閱”，填寫調閱用途，發起調閱申請，系統自動依次提交給申請人所在科室（即組織單位）領導、科技信息檔案室領導進行審批，審批同意后，檔案庫房管理員即可在后臺檔案利用模塊，根據申請信息與審批情況，調用《會議（現場）調閱檔案申請表》，進行下載打印并作調閱處理。

三、前景展望

科技檔案管理的信息化建設是一個系統工程，它是科技檔案管理工作方式隨著社會進步不斷創新的過程，不可能一蹴而就。我們要不斷總結信息化建設過程中的經驗，不斷推進信息化項目建設向前發展。

信息化建設過程中也將產生更多的問題，需要我們去解決與克服。比如：數據長期保存和可用、信息安全、數字資源標準化、憑證問題、著作權、知識產權保護、技術設備過時更新、管理理念與方法等。同時，科技檔案管理工作應在信息化的基礎上與知識管理、項目管理工作進入深度融合，使科技檔案管理更好地與業務流程相結合，并為知識積累，技術創新而服務，促進企業的產業升級、結構調整，從“中國制造”走向“中國智造”。

[1]霍妍琳,徐敏.國內外視頻檔案數字化的技術現狀分析，北京檔案，2011（04）.