呂梁市城建檔案管理信息化建設的幾點思考

文/呂梁市城北供熱 李拖娟

呂梁市城建檔案管理信息化建設的幾點思考

文/呂梁市城北供熱 李拖娟

城建檔案管理工作作為城市建設的重要環節，既有城市發展的產物，又是城市長遠規劃建設的基礎。近年來，我國城市化進程快速推進，城建檔案事業進入了一個新時期。為了使城建檔案更好地服務于城市建設。本文在論述現階段檔案管理存在的不足的基礎上，著重介紹了基于GIS系統的檔案管理建設的優勢。

呂梁市；城建；檔案管理；信息化；人才

近年來，呂梁市隨著太中銀鐵路全線通車以及新城區建設、呂梁大武機場、209國道、太佳高速等一批重大項目相繼建成，城市建設正面臨著前所未有的發展。呂梁因特殊的地理、人文環境，形成了人口流動規模大，人員結構年輕化的人口現狀，所以，每個階段形成的城市發展的檔案記錄都有其重要意義。而科學的檔案管理方法對于呂梁市城市規劃管理和城市經濟發展極其重要。在信息化技術高速發展的今天，對于城建檔案的管理也開始實現現代化，為進一步滿足社會對城市建設信息的需要，在呂梁市城建檔案管理工作中，相關部門應該從以下幾方面著手建設。

一、硬件設施建設

硬件設施建設即檔案信息數字化的基礎設備建設。特別是在信息資源收集、整理、傳輸以及共享階段，更是占據舉足輕重的地位。

在傳統的檔案管理理論的指導下，嚴格遵循收集、整理、保管、檢索、利用等管理模式，其中大部分的工作需要手工完成，不僅耗費大量的人力物力，效率低下，而且有時達不到應有的效果和作用。

很顯然，電子計算機是硬件設施建設的首選，其具有邏輯性強以及信息存儲量大的優點，在文件管理上，應以計算機技術為基礎，以便更為精準地找到相關文件，同時在文件借閱、歸還等方面也會更加方便，并可以在短時間內找出需要銷毀的文件，尤其是文件歸檔工作也將進行的更加順利。為了讓各項工作都能在網絡化的模式下更好地傳輸、共享，還要逐步建立健全局域網。

二、人才隊伍及思想建設

對于檔案管理這一重大課題的建設，專業人才建設是核心，技術是關鍵。計算機信息技術的應用，提高了檔案管理水平，但在實際工作中發現，檔案管理思想還較為落后，與現代信息化要求不相符，因此應重視檔案管理信息化建設，并創新檔案管理方式，以便滿足社會發展需要。

創新的管理思想需要專業的檔案管理人才來實踐，城建檔案管理工作專業性很強，對工作人員的專業素養要求較高。從目前的發展現狀分析來看，檔案管理存在機構不全、人員兼職過多、業務不熟、檔案意識缺乏，概念模糊等問題。所以，要注意人才培養，形成合理的專業人才篩選機制，定期專業化培訓，著重培養一支理論、實踐、技術兼備的高素質人才隊伍。

三、檔案管理系統建設

檔案管理系統是本文重點論述部分，其主要內容包括檔案信息的收集、歸檔、管理、利用等方面，是一個完整、高效、安全的系統平臺。現階段，無論是城建部門還是其他政府部門都采用較強獨立性的檔案管理系統，很少會與其他管理系統相聯系，嚴重影響信息資源的使用與共享。對于檔案管理工作來說，工作量很大，也十分復雜，所涉及部門也很多，這就需要各個部門能夠相互配合，并嚴格按照相關流程開展工作，但現代檔案管理還很難實現這一目標，因此需要根據實際情況進一步完善。

在此我簡單介紹一種基于地理信息的管理系統。GIS背景下的城市建設檔案管理系統是一個集MIS、GIS、OA和INTERNET為一體的綜合性系統。

GIS桌面軟件工具主要負責城建檔案的檔案空間數據和基礎地理數據的采集以及城建檔案圖形數據與屬性數據關聯建立、圖形數據格式轉換等工作。

GIS技術屬于綜合性技術，并被廣泛應用于現代社會各個重要領域，因此，為GIS技術構建城建檔案也就顯得十分重要，GIS技術建成以后不僅可使城市規劃更顯系統化，建設與管理也更將自動化，對于城建檔案管理工作的質量與工作效率也會有顯著提升，進而是檔案管理更加安全、可靠，真正發揮檔案應有作用，推動城市化建設與發展。城建檔案依托于地理信息系統GIS，結合檔案管理自身分類分級的管理模式，因此，基于GIS城建檔案管理系統在未來的發展中極具潛力。

四、檔案管理規范化建設

檔案管理工作要想實現信息化，更好地服務于城市建設，就必須制定完善的工作規范。目前各檔案部門具有的通病是所采用的計算機的規格、型號不統一，管理系統不兼容、經濟技術投入不足等。通過制定相應規范準則來對電子文件歸檔，傳統介質檔案數字化，如此數字化檔案的利用、傳遞和保管等工作才能更加規范化、秩序化和標準化，以減少重復建設、互不兼容等不良現象的發生。

[1]許勝偉，宮輝力，石若明.基于GIS的城建檔案管理系統的研究與設計[J].2005.

[2]許盛偉，石若明，劉志清等.城市建設檔案管理系統研制報告[R]．2005.

[3]率艷萍.GIS 背景下城建檔案管理信息系統的應用.2013.