技工院校檔案信息化管理的有效途徑

文/河源技師學院 葉綢英

技工院校檔案信息化管理的有效途徑

文/河源技師學院 葉綢英

近年來，技工院校招生對象和招生規模越來越大，因此對檔案信息的管理工作也越來越嚴格，要求也越來越多。本文聯系工作實際，就技工院校檔案信息化管理工作的新要求進行了新的探索和說明，同時也進行了相關的分析工作，根據最終的分析結果提出了新的看法和建議。

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加快對信息化的建設工作，不僅是現代職業教育發展的大勢所趨，也是社會進步的信號。技工學院逐漸成為我國培養高技能人才的主要場所，因此更應該提前適應信息發展和建設的趨勢，創建適應工作需要及進步的網絡化應用系統，提升目前的信息化水平，把信息技術逐漸運用到人力資源管理中去。人事檔案管理離不開人力資源管理，它們之間相互關聯、相互滲透，所以，在信息化建設過程中，一定要和人力資源管理同步進行，對其進行有機整合。

一、逐步健全信息化檔案管理工作

（一）對技工院校信息化檔案管理工作進行強化。院校檔案管理的工作之一是教學檔案管理，做好技工院校教學管理，是面對師生服務，適應技工院校評估的一項重要工作。針對課時管理方面，提出了結合專業教師所教課程進行編制學科編號任務，對每一位任課教師都需要進行編碼，安排相關的負責人使用計算機編程管理，對一些工作數據及時記錄、收集和實施規范化管理。

（二）根據技工院校特點創建學生檔案管理制度。技工院校的在校管理工作必定會經歷一些發展期，因此就決定了檔案管理的特殊性，在檔案管理工作中一定要充分發揮其作用，給招生分配制度、教學改革和管理、學生檔案管理以及學科設立等工作創設真實、準確、高效的服務。根據現實工作的需求，適當地創建學生檔案管理和調閱制度。技工院校的在校學生，大約有三分之二的實習課程，大部分時間學生在生產公司參加工作實踐。學校要對實習期間學生的表現和學生實踐成績進行及時的收錄和采集管理工作。

（三）將資料及時入檔，保證資料完整。通常技工院校進行評估工作時會注重規范性，針對本院校的辦學水平提出一系列的評估標準，但評估工作的內容較多，涉及的領域很廣，需要工作人員查閱大量的文獻資料。在評估組和主管評估機構審核期間，一定要調閱相關的評估報告，結合院校的實際情況來衡量，根據評估標準進行打分，所有查閱的資料檔案一定要真實可靠，同時還要保證其完整性。完善評估檔案材料的收集進檔體制，制定統一的評估資料入檔時間，對一些標簽、字體大小和資料盒進行統一規范的要求，保證評估資料的完整性和調閱時的方便性。

二、創建技工院校教學檔案信息化管理的重要途徑

（一）理順管理體制機制。在教學檔案管理信息化建設中，首先要理順管理工作的體制機制。一定要知道教育教學檔案分類的標準和范圍，明確信息數據收集工作人員的身份和權限，確保數據采集過程中不會出現錯誤和遺漏，并且要求教學信息資料的真實性。另外數據的出處必須是一些指定的人員和單位負責，同時數據的填報工作不得違反規定的程序。在處理數據過程中，除工作人員之外所有的人都不得對數據進行干擾，確保數據填報工作的規范化、制度化和科學化。在教學檔案數據采集之前，應該對數據采集工作人員進行專門的培訓，甚至組織相關工作人員到一些重點高校進行學習參觀，不但要求采集數據人員對數據填報工作的熟悉程度，還要保證其對學校的各項工作都掌握得很清楚。

（二）進行檔案集成化管理。技工院校教學檔案之所以進行集成化管理，一方面是為了提升教學檔案信息化管理建設的整體效果，另一方面是為了發揮資源整合的優勢和調動學校的一些部門力量，增強學校各部門間的協作能力，從而提高檔案管理工作的效率。技工院校本就應該結合自身的實際情況和設備條件，創建符合自身發展的集成化檔案管理模式。一些學校引進的教學檔案管理集成系統，在使用之前一定要進行匹配性分析，采集一些教學工作者的構思和想法，及時解決存在的問題，例如操作繁雜、資料不能共享、系統互不兼容等等。然后對其進行適當的修正，并且在實際使用過程中進行最后改進工作，使其符合學校的要求和辦學理念，使得教學檔案的結構運行和存在方式均在學校教學檔案集成管理的范圍之內。

（三）創建標準化建設程序。教學檔案的最大特點是工作非常細致繁瑣、信息量大、種類繁多，并且工作量較大，對其要求很高，周期也比較短，這樣一來，就需要設立專業的教學檔案信息化管理軟件，依靠計算機網絡辦公的優點，適當地降低人工管理檔案的工作量。在教育教學管理軟件庫管理中，一定要先前準備好各種電子數據和標準化的各類材料，方便檔案管理工作的調閱工作。實現文檔的一體化管理目標，使得檔案管理工作盡早實現信息化。在數據庫建設過程中，需要大量的精力、物力、人力等，但當該項工作完美完成后，可以給后期的使用過程帶來很大的方便。在平常工作中，學院應該制定一些較為細致的規則，保證各項教學工作都會有相應的標準化數據庫，使得所有的教學工作過程盡早地進入到信息化管理當中去，盡早實現教學檔案的標準化建設。

三、結語

總而言之，在技工院校信息化建設工作中，把人事檔案管理和人力資源管理進行恰當地結合，可以跟得上大型技工院校信息化發展和建設的要求，為全面提高技工院校的教育教學質量有著非常關鍵的作用。

[1]同文娟.技工院校教學檔案特點與管理芻議[J].陜西教育(高教版),2011(05).

[2]申祖霞.技工院校加強聲像檔案管理工作的幾點思考[J].時代教育,2012(11).