檔案管理轉型研究

文/云南森林自然中心 李曉婷

檔案管理轉型研究

文/云南森林自然中心 李曉婷

隨著社會信息化的快速發展，檔案管理當前已經實現了管理模式的轉變，而成為信息管理模式，結合社會環境、檔案管理工作特點，本文提出了檔案管理應該如何實現轉型。

社會信息化; 檔案管理; 轉型

隨著人們信息意識的不斷發展，當前利用信息已經成為大眾的共識，因此開展更為有效的社會服務活動得到了人們的重視。傳統的檔案管理理念和服務方式受到了前所未有的沖擊，檔案信息的獲取和利用越來越呈現出多種方式，傳統的檔案利用者、科研人員和社會公眾對檔案的信息需求也越來越呈現出個性化和多樣化。在這種背景下，傳統的檔案管理理念和服務方式已經無法有效地滿足公眾的信息需求，制約了檔案工作的進一步發展。

檔案信息在信息資源中占有重要地位，主要記錄著大量的原始信息，有利于維系社會時空性與聯系性，檔案信息要想為人民大眾提供更全面更系統的服務，則需轉變服務模式，逐步淘汰傳統意義上的“實體管理”，而成為“信息管理”模式，主要依靠綜合檔案館與內部管理機構，全面收集社會檔案信息，以及存在于不同系統不同行業的檔案管理信息，逐步建設完成一個相對完善的檔案信息數據庫，將大量的檔案信息集中于此。

要想達到這一目標，則要求檔案管理部門應用最新技術手段和實現服務模式的創新，有利于全面推進檔案管理工作與檔案事業發展。

一、社會信息化視角下檔案管理轉型的闡述

檔案管理要想淘汰傳統管理模式，將全社會的檔案信息集中在一起，創建大信息時代，從而實現更加全面更加優質的服務，就需掌握社會信息化模式下的檔案管理內涵，基于社會信息化視角下的檔案管理轉型就是把存在于全社會不同領域、不同行業的信息集中在一起。但依據當前的實際情況來分析，我國的檔案信息資源分布較廣，不同信息缺乏必要的聯系，出現了信息孤島。我國規定，檔案管理部門只負責管理一級部門的檔案和有代表意義的二、三級部門檔案，導致大量的檔案信息不能進入檔案館，造成了信息資源浪費的現象，信息不能實現全覆蓋。在社會信息化要求下實現檔案管理的轉型則需依據大眾對信息的需求，應用當前信息技術手段，將存在于全社會的信息資源集中在一起，達到檔案信息的全覆蓋，創建應用數字化的檔案信息服務，分不同階段將大量的社會檔案信息集中在一起，從而將更全面更優質的檔案信息服務提供給人民，逐步形成科學化、規范化、合理化的管理模式。應用信息化手段實現檔案管理有著一定的特點，并不是通過信息管理來使信息發揮更大的作用，沒有認識到檔案實體的作用。實現社會信息化檔案管理，要認真落實不同部門的管理職能，依靠網絡技術建立互動性強、廣泛交流的平臺，逐步淘汰傳統意義的服務模式，順應大眾需求，開展更為廣泛的服務，建立分布式數據庫，積極收集大眾的檔案信息需求，提供個性化服務。

二、社會信息化視角下檔案管理轉型的內容

在社會信息化發展下實現檔案管理模式的轉變是一個長期任務，要求耗費一定的人力物力，檔案工作才能順利開展。基于社會信息化的檔案管理模式的轉變是一個不斷發展的過程，在信息技術的不斷發展中，用戶的需求也出現了千差萬別的變化。所以，實現檔案管理模式的轉變主要依靠數字化技術與網絡技術，有效集中檔案信息，不但要集中、處理、加工大量的信息，而且還需進一步創建全國性的檔案信息服務中心。

（一）要實現檔案的數字化轉換。要想進一步開拓現代網絡信息服務渠道，則需大力應用數字檔案，不受時空限制。檔案信息數字化就是利用數字化技術、數據壓縮技術、高速掃描技術，將紙質文件、音像文件等轉變為電子檔案，形成檔案數字信息庫。檔案信息數字化主要內容涉及目錄信息與全文信息的數字化。一是目錄信息數字化，這在檔案信息數字化轉換中發揮著重要作用。只有具備有序的目錄信息，才能做到科學管理檔案與分類，有利于大眾在應用檔案時準確及時找到檔案。有利于推動檔案管理的轉型。二是全文信息的數字化，檔案管理部門發揮掃描技術的作用，轉變卷宗內容為影像信息，利用文字識別技術轉變影像的格式存儲在計算機當中。然后，再根據不同大眾的需求，對其進行分類和整理，大眾可以在館內查詢也可以在網上檢索，從而實現有步驟有重點地開展檔案數字化工作。

（二）要完善檔案信息網絡化的服務渠道。檔案信息服務應該依靠互聯網，建立本地區的檔案局域網。進一步設立檔案門戶網站，明確所在省份的省級檔案館為中心，集中當地檔案信息資源，達到資源共享，提供“一站式”服務。大眾在利用信息時可以登陸門戶網站，點擊相關鏈接，從而找到自己需要的信息。這種管理模式不但有利于提供更加廣泛的服務，而且保證將真實安全的信息提供給大眾。再有，檔案管理部門還可以利用檔案微博與微信，將掌握的檔案信息及時公布給民眾，實現與民眾的合理交流，掌握民眾的檔案信息需求狀況，從而確定信息專題，將經過處理的檔案信息公之于眾。

（三）要完善數字檔案的社會功能和管理功能。檔案館要建立數字化的檔案館，并充分發揮其社會和管理功能。數字化的檔案館社會功能主要是突出其社會服務性，要通過網絡獲取更多的有效信息，并將紙質檔案信息轉化為數字信息，保存大量的電子文件和數字檔案豐富館藏。數字化的檔案館管理功能主要側重于合理整合、科學集成不同類別、不同區域、不同領域的檔案信息，并運用信息技術供大眾所使用。數字化的檔案館要鑒定和整理已形成的電子文件和檔案信息，還要制定相關的業務標準，比如制定元數據標準。同時要注意確保數字檔案的安全性，維護數據庫系統的安全，對檔案信息進行加密與備份。

（四）要構建區域性的檔案檢索與利用服務中心。一般區域內的省市級檔案館要設置一個信息檢索與利用服務中心，包括對實體檔案和數字檔案的檢索、利用，信息服務中心的服務對象主要是該區域內的用戶。檔案館要先建立區域內各種檔案機構的檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫。這種模式的運行，大眾就能運用計算機檢索到所需的開放信息，或找到實體檔案所在位置，進行閱覽、復印，減少了再去檔案室或其他檔案機構查找的環節。

信息服務中心是以該區域的數字檔案館和門戶網站為依托，向大眾提供遠程服務。信息服務中心包括對區域內各個檔案機構的介紹，使得大眾能夠了解該區域內檔案機構的情況。同時，要在信息服務中心的門戶網站上設置一鍵式檢索服務，依據檔案信息的來源、類別等設置，用戶通過輸入關鍵字就可檢索到信息。

總之，社會信息化視角下檔案管理轉型是一個動態的、持續的過程。檔案管理的轉型不僅需要國家對檔案信息化建設的扶持，出臺相關的法律法規、政策來提升檔案工作的地位，還需要檔案管理部門、檔案研究人員等相關各界要充分認識到信息化給檔案管理帶來的挑戰與機遇，認識到當前實施檔案管理轉型是必然趨勢，大力推動檔案管理的轉型，不斷探索檔案管理轉型的新路徑，推進我國檔案事業的繁榮發展。

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