底圖檔案管理的科學化與工作者的綜合素質

文/上海市城市建設設計研究總院技術管理部 賴宇凌

底圖檔案管理的科學化與工作者的綜合素質

文/上海市城市建設設計研究總院技術管理部 賴宇凌

底圖檔案管理是一項科學而嚴謹的工作， 管理工作者必須準確把握底圖檔案管理的特征，在歸檔驗收、分類編號、更改修訂、保管護理、數字化等環節中建立科學而健全的管理制度，做到每個環節有規可依、有章可循。在新時代背景下，要真正做好底圖檔案的科學管理，檔案管理工作者必須具備全面、高超的綜合能力。主要體現在思想政治覺悟，職業道德素養，業務水準能力，強大的心理素質等方面。

一、底圖檔案的特征

各城市建設單位在完成工程設計生產時，在工程項目的可行性研究開始到最后竣工的過程中，將形成大量的設計圖紙、硫酸圖，通常稱為底圖。這些紙質的底圖真實記錄了工程的具體情況和實際面貌，對工程進行施工及交工驗收使用、維護乃至改建、擴展或工程事故的分析及責任追查都起到了很重要依據作用。

(一) 底圖檔案具備原始參考性。紙質底圖是設計藍圖的母版，也是科研生產活動的歷史記錄，它不同于一般的信息資料，這是由特定的設計者在工作中即時使用的原始文件轉化而來，并非事后補充編繪或隨手搜集的普通材料，因而具有原始性的特點。

(二) 底圖檔案利用率相當頻繁。為了更好地為工程項目建設服務，相同的一份底圖，反復曬上幾十份甚至上百份的藍圖也不足為奇，除此之外，在工程完工驗收、質量考評、設計咨詢參照、以及建筑物擴展改建等環節中，底圖檔案都需要被大量地調閱使用。如果設計底圖紙出問題，工程項目建設將失去方向。

(三) 底圖檔案具有唯一性。每一套圖紙都是工作人員精心設計的寶貴財富，由于繪制出稿相當不易，因此原始底圖往往只有一份，一旦遺失或是損毀嚴重，也就無法發揮作用，施工、設計、科研也將受到嚴重損失。因此，加強紙質底圖檔案的科學管理，相當地重要。

二、科學管理底圖檔案必須建立健全機制

加強底圖檔案管理的科學性，主要在于梳理工作流程中的每個環節，建立健全底圖管理制度，做到每個工作步驟都能有規可依，有章可循。

（一）底圖檔案的歸檔驗收。底圖的重要性毋庸置疑，出圖的頻繁性也無可避免，底圖作為藍圖的母版，底圖質量不能得到保障，就無法出品高質量藍圖。

首先，底圖的歸檔驗收必須嚴格把關，工作人員必須仔細檢查底圖是否平整、字跡是否清晰，平面有無污痕破損。

其次，底圖簽署也必須嚴格排查，如果簽署信息不完整，那么底圖檔案的憑據作用將無從發揮。

第三，仔細對照底圖的文件號與工程項目名的一致性，項目文件號就如同圖紙的身份證號一樣具有唯一性，如果多份底圖共用統一編號，將嚴重影響在今后底圖檔案的檢索、利用、保存、統計。

（二）底圖檔案的科學分類編號。底圖檔案管理工作者應按照“流水號-課題分類號-袋號-底圖按明細表排列的順序號”的規則，對已歸檔底圖進行科學編號，同時認真填寫底圖總賬、打印柜簽、袋簽及底圖明細表。如果有借閱的情況，還需打印備份借圖明細表，以提高底圖檔案利用的查全率和查準率。

（三）底圖檔案的更改、修訂。一個城市建設工程項目的完成是復雜漫長的過程，其中施工條件或甲方主體發生變化是相當正常的事，如遇此情形，歸檔發圖的底圖檔案便需修改。因此，底圖檔案中將出現相同的工程項目文件號擁有多個版本底圖，同一版本底圖的目錄下包含著不同班次的文表號和圖號的情況。

在底圖檔案的日常管理中，如遇有高版次替代的低版次底圖，工作者在臺賬中做好標識，定期提交給鑒定組，鑒定是否存毀。確認作廢的底圖，實體下架，按檔案銷毀程序處理。如遇借閱使用，工作者應認真辨析確保任務執行者得到的都是底圖有效版本，以免影響工期。

（四）底圖檔案的保管護理。底圖檔案管理工作者首先要認真維護底圖檔案的秩序狀態，確保底圖檔案在存放與使用中能夠始終有序。其次，保護底圖檔案的安全性，盡可能減少人為或自然因素損害，遵循不撕、不折、不受擠壓，盡量減少磨損的原則，實行防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜等措施，盡量延長其自然壽命。例如，嚴謹折疊放置底圖保管，以免底圖斷裂及不平整，確保圖面復印時的清晰度。底圖的存放最好采用平放或卷放的方式。另外，也可采用邊緣加固等方法保護底圖，如通過壓邊機將膠紙粘在底圖四周的方式，提升周邊強度，減少底圖破損率。

（五）底圖檔案的數字化。隨著科技的進步，計算機和網絡現已全面普及，工程圖紙掃描儀及大容量存儲設備不斷推陳出新，將底圖檔案數字化成為新時代背景下有效保存和利用底圖檔案的新方法。底圖檔案數字化主要是通過掃描儀將底圖檔案轉化成計算機文件的過程。該過程主要分兩種情況，一是將底圖掃描后以圖像文件（也稱光柵文件）保存，二是將底圖掃描后形成的圖像文件進一步轉化成CAD能識別的矢量體或稱矢量文件。目前，光柵圖形矢量化是圖形處理的新技術。在底圖檔案數字化以后，必須考慮底圖檔案在信息網絡中的安全與保密問題。工作者必須對圖紙的下載、打印設置相應的權限，禁止不相關用戶隨意下載或打印圖紙文件。

三、實現底圖檔案科學化管理必須提升工作者綜合素質

21世紀是以高科技為基礎的信息時代，是高速、快節奏、競爭激烈的時代，在新時代背景下，要想真正將底圖檔案的科學管理工作做到完善，檔案管理工作者必須具備全面、高超的綜合能力，這些能力主要體現以下方面：

(一) 提升思想政治覺悟，樹立正確三觀。底圖檔案管理人員是城市建設設計單位的重要一分子，檔案管理工作的重要性決定著檔案管理人員者必須具備較高的思想政治覺悟，在政治方面堅持走正確道路。那么如何提高自身的思想政治覺悟呢？檔案管理人員在工作之余應認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表科學發展觀重要思想，以之作為武器，結合檔案工作自身的發展規律來開展工作。檔案管理人員應在生活中樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，在工作中應當擁有正確明晰的政治立場和觀點，分清國家企業和個人利益之間要分清孰輕孰重，在重大原則問題上要與黨中央保持高度一致，嚴謹遵守檔案法律法規及規章。

(二) 培養高超的職業道德素養，嚴格履行崗位職責。檔案管理工作中，各種地圖檔案的維護保養工作必須細致耐心，但回報卻較低。基于檔案管理工作的這種特殊性，檔案管理人員必須培養起高超的職業道德素質，強烈的責任感和崇高的事業心，堅定信念，忠于職守，嚴格履行崗位職責， 兢兢業業做好本職工作。

底圖檔案管理工作本身是服務性質的，但卻又具備了一定的機密性，這就要求管理人員在提供熱情服務的同時，正確處理好底圖利用與底圖保密之間的關系，具備警覺性，既要確保底圖進出的通暢高效，又要盡到保密人員的責任，認真貫徹執行《檔案法》及相關的各項規定，依法管理，維護底圖檔案的安全。

(三) 提升業務水準能力，高效開展底圖檔案管理工作。業務水準能力是指從事業務的人員在完成業務活動的過程中所具備的綜合能力體現，底圖檔案管理工作者必須要具備以下的水平和能力。

1.為了更好地指導工作，底圖檔案管理工作者立足本職崗位，不斷加強專業知識理論的學習，與平時的工作密切相關的《檔案管理學》《檔案保護技術》《科技檔案管理學》等學術著作更應反復研讀。

2.為提高基礎素質，提高底圖檔案的管理水平，工作者還應熟悉與工作相關的其他領域的知識，檔案管理學與其他相關學科的理論知識可以說是相互滲透，熟悉相關的科學知識，例如工程中相關的重型機械設備的設計、生產等專業知識，城市建設方面的相關知識如市政工程、城市環境、市政工程設計施工等等。

3.底圖管理工作應在工作中加強對底圖檔案所存儲信息的認識，有助于更好地發揮底圖檔案作為信息資源的重要作用。從底圖檔案中獲取信息、整理信息，并且將之正確傳遞，能清晰展現工作者的業務素質高低。具體而言，面對入庫的底圖，工作者可首先根據生產建設需要進行整理和提曬藍圖，當工程竣工后，再根據檔案管理的要求以及參考以后服務利用的需求進行再次整理，存檔入柜。前后兩次不同的整理，背后所展示的是底圖檔案作為信息資源，在不同階段所起到的重要作用。工作者對于底圖檔案的認識越深刻，就越能在收集和整理的過程中，將它的利用和服務考慮得更完善。

4.順應時代要求，學習計算機及網絡知識，能做到熟練操作，應用順暢。時代在進步，科技發展日新月異，承擔城市建設任務的單位，負責檔案管理工作的單位也都在不斷發展，從建設規劃到生產計劃，設計出稿到資料管理，都已建立了數據管理系統。作為新時代的底圖檔案管理工作者，必須熟練掌握數據管理系統，并將自身積累的計算機及網絡知識熟練靈活應用到管理工作中，這是是實現檔案現代化的重要手段，也是勝任本職工作的必備條件。

5.培養組織協調能力，搭建設計與建設之間的重要橋梁。所謂組織協調能力，是指根據工作任務，對資源進行分配，同時控制、激勵和協調群體活動過程，使之相互融合，從而實現組織目標的能力。底圖檔案管理人員的工作中，需要經常與設計人員、底圖借閱人員進行溝通，需要底圖管理人員充分發揮自身的組織協調能力，搭建起城建設計與生產、制造環節之間的橋梁。

6.積極學習和提升外語閱讀、寫作、溝通水平。世界的開放程度越來越高，經濟實現一體化，城市建設單位、檔案管理單位在國際上的交流越來越多，這就要求底圖管理工作者根據自己的實際情況，積極學習和提升外語閱讀、寫作、溝通水平，不僅有助于提高自身的檔案管理基礎素質，也可以大幅提升工作質量。

(四) 保持良好心態與工作熱情，培養強大心理素質。底圖檔案管理工作者任務繁重，但收獲較低，容易形成心理落差。通常，一名普通底圖檔案管理工作者每年需累計登記歸檔底圖10萬張左右，其中經過認真核對后登記作廢底圖也有1萬多張，發現并通知設計人員修改錯誤圖號底圖2000多張，每日常規工作內容包括：1.整理、登記新出底圖，對底圖根據年份—項目—階段—專業進行分類。2.核對新出變更圖紙和其對應的作廢單，對作廢底圖進行登記。3.認真核查新出圖紙。包括及時發現工程編號、工程名稱、圖號、圖紙名稱、標段號等存在的問題等等。4.每天注意對庫房溫濕度進行記錄，濕度過高時及時打開抽濕機降濕。

普通的底圖檔案管理工作者建立良好的心態，培養強大的理素質，應做到以下幾點：

1.深刻體會到底圖檔案管理工作是為城市建設添磚加瓦，具備重大意義和價值，堅持奉獻的精神信念，堅定不移地做好本職工作。

2.控制自我情緒，不要將不良情緒帶入工作中，平時多通過體育鍛煉、集體聚會娛樂等手段放松身心。

3.保持工作熱情，自我激勵，增強自信，不斷進取。在計算機和網絡技術已經普及的現代社會，底圖檔案管理工作仍人不可或缺，這就表明此崗位仍然在城市建設的設計、制造、生產的過程中起到相當重要的作用，因此工作者應明確工作意義，積極調整心態，追求更高目標。

保持底圖檔案管理的科學性，是維持檔案管理事業可持續發展的有效途徑。做好底圖檔案管理工作，充分發揮底圖檔案信息資源的作用，為社會主義現代化建設服務，是底圖檔案管理工作者義不容辭的責任。在新的歷史條件下，底圖檔案管理工作者必須緊跟時代發展的要求，更新觀念，積極探索底圖檔案的科學管理模式。

[1]吳玲.也談計算機管理后底圖及藍圖保存的必要性，科技檔案，2002（3）：28-29.

[2]黃立新，鄧琦.電子檔案與紙質檔案的比較，林業科技情報，2009（03）.