適應與創(chuàng)新：新形勢下地方院校檔案管理芻議

文/賀州學院綜合檔案室 葉景青

適應與創(chuàng)新：新形勢下地方院校檔案管理芻議

文/賀州學院綜合檔案室 葉景青

本文從檔案管理工作在信息時代的地位切入，結(jié)合地方高校實際分析目前檔案管理工作存在的問題，提出地方高校檔案管理工作創(chuàng)新的具體措施，旨在促進地方高校檔案管理事業(yè)進一步發(fā)展。

檔案管理；適應；創(chuàng)新

地方高校檔案部門保存著學校黨政、教學、科研等工作中形成的文件材料，是學校發(fā)展的真實歷史記錄，對學校、畢業(yè)生乃至社會都起到查考和憑證的作用。由于地方高校檔案部門的硬件建設、檔案意識、人員素質(zhì)等方面存在著一定的局限性，其管理模式不能適應新形勢發(fā)展的要求，創(chuàng)新工作方式方法是當務之急。

一、地方高校檔案管理工作創(chuàng)新是形勢所趨

（一）緊跟信息時代發(fā)展的步伐。檔案包含著數(shù)以萬計的信息量，要充分發(fā)揮檔案的作用，檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量的提高是很有必要的。如今，廣大群眾對檔案的需求量和需求范圍越來越廣，為了滿足群眾對檔案的需求，為檔案管理工作的發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，檔案管理工作的管理模式和方法以及相關工作人員的觀念等各方面都要進行相應的改革和創(chuàng)新。

（二）滿足檔案管理工作發(fā)展的需要。世界上的任何事物都在不斷地變化和發(fā)展之中，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式不能適應信息社會的發(fā)展，就應該做出相應的改變，以滿足檔案管理工作發(fā)展的需要。檔案管理工作要緊跟信息時代發(fā)展的步伐，就必須跨出從實體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M檔案的重要一步，但落實到實際來說，就是檔案管理工作的制度、工作平臺、工作流程、服務等方面都要有所創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代化科學技術(shù)和先進的管理手段，不斷推進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）國家全面深化改革的要求。黨的十八屆三中、四中全會就全面深化改革作出了詳細的部署，勾勒了改革創(chuàng)新的新藍圖。面對新形勢、新任務、新要求、新面貌，我們要遵循全面深化改革的要求，進一步解放思想、事實就是，以改革創(chuàng)新精神推進檔案管理工作往科學化方向發(fā)展。據(jù)悉，2016年是國家檔案工作全面深化改革的第三年，各級檔案部門圍繞黨委、政府工作大局，重點抓好檔案管理工作的改革，在全面深化改革中做出成績，做到全面深化改革推進到哪里，檔案管理工作就跟進到哪里。

二、信息時代下檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理、服務方式單一陳舊。近年，隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，檔案管理工作雖然取得了一定的成效，但是檔案管理制度和方式有待完善，不科學、不規(guī)范、不健全的管理制度導致了在檔案管理工作過程中主要出現(xiàn)了以下四個方面的問題：其一是采用傳統(tǒng)的接收-整理-保管-查閱-歸還這樣簡單的模式。其二是檔案管理工作的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、編研八個環(huán)節(jié)大都是手工進行，工作量大，效率低，提供利用效率不高。其三是檔案管理不規(guī)范，有些規(guī)模較小的地方院校，甚至沒有專職檔案人員，歸檔程序相對簡單、檔案借用手續(xù)簡單。其四是檔案數(shù)字化過程存在問題，如文件掃描時漏掃、錯掃、重掃情況突出；圖像模糊、偏斜，邊角未裁剪；掃描圖像名稱與掃描的檔案原件不相符；文件命名格式不正確等等。

（二）檔案管理工作人員素質(zhì)普遍不高。目前，地方高校檔案人員素質(zhì)普遍不高，受學校部分領導“檔案工作就是簡單收集、整理、查閱”等意識的影響，配備人員時往往沒有考慮與檔案工作相適應的檔案專業(yè)或計算機專業(yè)人才，而是使檔案部門成為一些高學歷、高職稱人才家屬的停靠點，檔案人員學習檔案管理業(yè)務知識主動性較差，對檔案管理工作的思想認識不夠，缺乏應有的工作熱情和積極性以及過硬的操作技能，無法滿足信息化時代檔案管理工作發(fā)展的需要。

（三）檔案硬件建設不合理。地方高校的中心工作是教學，學校對檔案工作的投入往往會受到不同程度的忽略。整體而言，多數(shù)地方高校檔案基礎設施投入過少，缺乏現(xiàn)代檔案管理所需的高端復印機、掃描儀等設備，無法投入足夠的資金建立檔案局域網(wǎng)，設備的相對滯后，制約了新技術(shù)在檔案工作領域的應用。

另外，學校配備的檔案用房未能達到相應標準。根據(jù)2008年國家頒布的《檔案館建設標準》，大部分地方高校存在檔案用房不足、庫房老化不安全、安排在頂樓、一樓等情況。根據(jù)2014年相關調(diào)查結(jié)果顯示，全國有36個檔案館（室）被鑒定為D級危房。廣西的24所本科院校中，有6所將庫房安排在頂樓。檔案用房的不合理，直接影響地方高校檔案保管和利用的工作效率。

三、檔案管理工作創(chuàng)新的途徑和措施

針對地方高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，要提高檔案管理工作效率，進一步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，需要全方位實行檔案管理創(chuàng)新模式。

（一）檔案管理方式的創(chuàng)新。1.完善檔案管理工作的投入機制。爭取支持，用好檔案投入資金。通過補助投資、業(yè)務工作外包等形式，逐步加大學校財政資金投入，落實項目配套經(jīng)費。如每年的學校檔案部門在接收檔案入庫前的殺蟲劑、消毒處理工作、除濕等工作不僅需要花費巨資購買專業(yè)設備，而且還需要專業(yè)技術(shù)人員花費大量的時間，費時費力，成本較高。如果檔案部門采用外包服務，交給專業(yè)的社會組織或公司來處理，既可以省了設備的購買及維護費用，又可以使檔案管理人員有時間做日常事務工作，從而有效促進檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。廣西南方電網(wǎng)賀州分公司、賀州市人防辦、賀州市交通局都采用了部分檔案業(yè)務外包的工作方式，反響較好，值得地方高校借鑒。2.增強獎勵機制，實施績效考評。“有為才能有位”，這是不變的主題。領導重視有偏差，檔案人員在加大宣傳力度的同時，爭取多方支持，用優(yōu)秀的工作業(yè)績體現(xiàn)檔案工作的價值，換取領導的支持和重視。要把檔案工作擺上重要議事日程，納入學校發(fā)展規(guī)劃，納入各部門、院（系）事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，列入年度工作檢查考核內(nèi)容。分管檔案工作的領導要切實增強責任意識，定期聽取工作匯報，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題，為本單位檔案工作科學發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境，提供堅強有力的人力、物力保障。并隨著學校其它各項工作的發(fā)展，將考核內(nèi)容和獎勵機制做出相應的變化。3.檔案管理工作的內(nèi)容創(chuàng)新。近年來，隨著檔案管理工作由單一的“政治服務”逐步向民生服務邁進，在檔案工作內(nèi)容選題上要貼近校友和社會公眾需求熱點，接地氣，聚人心。以檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)為例，首先一個好的檔案文化產(chǎn)品，應該具備信息時代風貌的特征，能夠發(fā)揮檔案的價值和作用。如地方高校檔案部門可與當?shù)貓笊绾献鳎蓹n案部門負責鑒定、審核和提供素材，報社記者出外采風，結(jié)合社會熱點話題，在檔案中查找、整理篩選題材，然后采用固定版面和欄目的形式刊登出來，或在學校的入學教育、畢業(yè)典禮、校慶等活動時放映或宣傳，讓校友、學校、教職工更好地了解學校的歷史，先進人物的事跡，激發(fā)他們愛校的熱情，從而達到德育教育的目的，這無疑比德育教育課的說教方式更為有效。

（二）檔案管理工作觀念和素質(zhì)的創(chuàng)新。1.提高檔案管理員的思想政治素質(zhì) 。檔案工作是一項具體而又繁雜的工作，并且檔案內(nèi)容有可能涉及到各方面的經(jīng)濟、政治、文化建設等機密文件，所以作為一名檔案管理工作人員，要牢記中國檔案工作者誓詞。首先必須具有較高的思想覺悟，必須堅持馬克思主義、毛澤東思想和鄧小平理論以及“三個代表”重要思想，理解和執(zhí)行黨的路線、方針和有關法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度。其次還要有保密意識，要按照《保密法》的有關規(guī)定，嚴格要求自己，并遵照執(zhí)行。最后還要不斷豐富自己的知識結(jié)構(gòu)，不斷擴大和深化自己的知識領域，不斷追隨信息時代檔案發(fā)展的知識更新速度。2.提高檔案管理員的業(yè)務素質(zhì)。檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，要求檔案管理工作人員人員具有良好的業(yè)務素質(zhì)。首先要提高自己在檔案管理工作方面需要掌握的技能，運用信息化時代賦予的環(huán)境，不斷提高自己的電腦操作水平。其次，通過參加培訓，提高自己對有關檔案管理設備的實用技能，不斷提高檔案工作效率。

（三）檔案管理工作的服務創(chuàng)新。1.建立網(wǎng)站，開展在線服務。隨著社會信息化的發(fā)展，人們的生活、工作、學習環(huán)境發(fā)生了很大的變化，更加注重信息的時效性了。傳統(tǒng)的檔案查閱方式是由專人到檔案館查閱或者閱覽檔案的復印件、參加檔案展覽會等方式才能獲得自己想要的信息，這種服務方式不僅工作效率低，而且查閱程序過于繁雜，造成了檔案利用率低的后果。因此，可以建立相應的數(shù)字檔案室，將相關的數(shù)據(jù)匯編成專題放到專門的檔案網(wǎng)站，利用數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱服務等方式實現(xiàn)網(wǎng)上快速查詢。2.建立檔案微信等公共交流平臺。微信作為目前用戶數(shù)量最大、影響最大的即時通信工具，可以快速、及時地發(fā)布檔案工作資訊，是信息化時代背景下具有個性、簡單、便捷和實用的互動交流工具。微信在檔案信息服務中的應用，具有多元化的應用平臺、多樣化的傳播方式、推送即時準確的信息、優(yōu)秀的公眾賬號等優(yōu)勢。地方高校可創(chuàng)建個性化檔案服務平臺，提供在線咨詢、傳播檔案信息服務等多樣化的服務方式，實現(xiàn)檔案信息資源的極速傳達。賀州學院分為東西兩個不同的校區(qū)，為提高檔案利用效率，綜合檔案室根據(jù)形勢發(fā)展需要，修訂查借閱檔案規(guī)定，利用QQ、微信、郵箱對校內(nèi)教職工、學生及已畢業(yè)校友提供檔案利用作出明確規(guī)定，簡化程序，大大提高了工作效率。2014年11月，廣東一用人單位為證實賀州學院一畢業(yè)生的學歷證真?zhèn)危螂娫挼綑n案室查證，檔案室提出要對方提供單位介紹信和該畢業(yè)生的畢業(yè)證掃描傳送過來，即可提供檔案查詢，前后不到半小時即完成了相應信息的查詢工作，避免了以往查檔案一定要親自帶上身份證到檔案室查詢的麻煩。

（四）檔案宣傳工作的創(chuàng)新。利用“社會檔案人”，宣傳檔案工作。隨著信息化社會信息產(chǎn)生和傳播技術(shù)的發(fā)展，廣大群眾參與檔案工作的意愿和方式有了更多機會和條件，于是，出現(xiàn)了利用網(wǎng)絡平臺上的社交媒體等工具，自愿參與檔案事務的志愿者或志愿者團體，稱之為“社會檔案人”。“社會檔案人”的出現(xiàn)不僅實現(xiàn)了他們對檔案事業(yè)的貢獻，同時也為檔案文化的宣傳提供了人力資源和發(fā)展的空間。“社會檔案人”主要工作方式是通過社交媒體參與，搭建“社會檔案人”工作平臺，以推動群眾參與檔案工作的動力。2013年，美國國家檔案館就為公民檔案工作者開辟了幾個參與平臺“公民檔案工作者”板塊、檔案產(chǎn)業(yè)“維基人”網(wǎng)站——“我們的檔案”等等。而我國檔案部門對社交媒體的研究和應用也初見端倪，如遼寧省檔案信息網(wǎng)已嘗試建立“社會檔案人”綜合平臺，以此推動公民對檔案工作的參與和貢獻，也有利于宣傳檔案工作，擴大檔案的影響力，更為我國建立一批有戰(zhàn)斗力的檔案工作者隊伍打好了基礎。地方高校可以以此為借鑒，搭建學校“社會檔案人”公眾平臺，利用校慶等活動加強交流和宣傳互動，充分發(fā)揮學校檔案服務于學校、服務于校友、服務于社會的目的，使學校的檔案工作適應時代發(fā)展的需要。

[1]柳青等.信息時代檔案管理工作面臨的問題與對策[J].中國成人教育，2005(04)

[2]趙淑梅等.“社會檔案人”的培育[J].中國檔案，2014(11).

[3]何奕忠.創(chuàng)新服務方式拓寬服務渠道[J].中國檔案，2014(08).

[4}魏鵬.檔案工作中的政府購買服務應用[J].中國檔案，2014(07).

[5]李新宇.檔案文化產(chǎn)品開發(fā)[J].中國檔案，2014(11).

[6]張榮斌.持續(xù)“三個體系”建設推進檔案事業(yè)發(fā)展[J].中國檔案，2014(09).

[7]黃霄羽.國外檔案新聞集萃[J].中國檔案2014（06）.

南嶺走廊族群文化研究基地開放基金課題。編號：2015kf10）