疾病預防控制中心檔案工作的新思考

文/ 貴州省黔西南州疾病預防控制中心 閆黔莉

疾病預防控制中心檔案工作的新思考

文/ 貴州省黔西南州疾病預防控制中心 閆黔莉

整合后的疾病預防控制中心檔案在疾病預防控制過程中的地位更加重要，加強對檔案工作重要性的認識，不斷完善新舊檔案歸檔建設是開展疾病預防控制工作的有效保證。在現有基礎上充分提高對檔案利用率的認識，加強檔案制度化、規范化、標準化建立，不斷探索出解決工作中出現問題的方式和方法，同時開展檔案數字化建設，新形勢下使檔案工作不落后于疾病預防控制工作的進程，為疾病預防控制中心工作開展提供更有力的支持。

疾控中心檔案；制度化；規范化；標準化；數字化

2015年5月，習近平總書記提出了新常態的治國理政新理念。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的通知。這對我們今后的檔案工作開展提出了新的目標要求，結合黔西南州疾病預防控制中心工作實際，也要求我們對本單位的檔案發展作出新的思考。

黔西南州疾病預防控制中心是中國疾病預防控制中心在地、州級的疾病預防控制分支機構，是實施疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的公益事業單位。

黔西南州疾病預防控制中心的使命是通過對傳染病、疫苗與接種、環境衛生、職業衛生等影響人們生存環境質量及生命質量的危險因素進行監測、預防和控制，它的宗旨是創造健康環境，維護社會穩定，保障國家安全，促進人民健康。

那么作為疾病預防控制中心的檔案工作應如何適應新常態下檔案工作發展的要求，為工作提供更有效的服務呢？我認為有以下幾個方面：

一、進一步提高對檔案工作重要性的認識，不斷完善疾病預防控制中心檔案工作

黔西南州疾病預防控制中心是在原黔西南州防疫站的基礎上開展工作的，防疫站1965年成立，至2001年更名為黔西南州疾病預防控制中心，2002年與黔西南州衛生監督所分離，2012年又與黔西南州安龍療養院、黔西南州皮膚病性病防治中心整合，形成了集免疫規劃、地方病、慢性病、艾滋病、麻風病、結核病、性病、職業衛生等等全方位的疾病預防控制體系。

歷史檔案的歸集整理和集中統一管理為單位工作順利開展提供了有效保證。在中心領導的有力支持下，不斷完善檔案設施，不斷發揮檔案部門的主導和協調作用，并且進一步不斷提高單位科室對檔案工作重要性的認識，不斷完善疾病預防控制中心檔案工作，為疾病預防控制中心有效開展工作發揮作用。

二、進一步建立健全疾病預防控制中心檔案工作制度體系

《檔案法》為我們建立起了一套較為系統的檔案管理制度，疾病預防控制中心也相應地制定了檔案管理辦法，為中心檔案工作的開展提供了依據。

按檔案收集、整理條例，單位每年3月底前完成上年度檔案資料的歸檔整理工作。但疾病預防控制中心重大傳染病、突發公共衛生事件以及項目工作它是一個帶有延續性的工作，跨年延展，很多項目病種資料是跟省衛生廳、省疾控中心項目檢查督導同步，因此，跨年移交檔案總跟科室工作產生矛盾，每年3月前科室交來檔案時一個督導檢查項目還沒有結束，因此資料不全，也不可能分兩年存檔，并且很多數據還要參照上一年。

另外，考慮科室先移交檔案室檔案，再借出使用，但資料的完整性又不能保證，因此，這個問題一直困擾著工作的順利開展，找不到一個完備的科學合理的辦法，我們只能在工作中不斷調整，在方便工作中不斷改進，使之為單位工作的順利開展提供便利。

三、積極助推疾病預防控制中心檔案工作轉型升級

新形式下，檔案數字化已提上日程。檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數字庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

數字化檔案管理具有高效、安全、保密、便于保管、資源共享等特點。

數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

同時，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。再有就是數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

增強檔案原件保護，將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案遭篡改的行為。

檔案數字化是我們疾病預防控制中心迫切等待實現的任務，它的實現將使我們對疾病宣傳、疾病預防、疾病控制起到積極的推進作用，同時網絡化管理將使疾病控制的資料信息跨國界、跨地區，為人們研究疾病的產生、控制、預防提供更加廣闊的信息便利，從而為人類健康作出更大貢獻。