如何利用計算機技術進行縣級機關文書檔案管理

文/平山縣機關事務管理局 封軍華； 平山縣城市供水管理辦公室 仇曉燕

如何利用計算機技術進行縣級機關文書檔案管理

文/平山縣機關事務管理局 封軍華； 平山縣城市供水管理辦公室 仇曉燕

本文主要研究計算機技術在縣級機關單位文書檔案管理工作中的應用。縣級機關由于辦公設施配置的相對落后，導致檔案管理工作效率不高，重復勞動多，應用計算機技術與電子檔案技術進行縣級機關文書檔案的管理，能夠提高檔案管理工作效率和工作質量，但是電子文檔的安全性尚面臨著一定的挑戰，需要采取必要的安全管理措施保證檔案的安全性和可靠性。

計算機；檔案管理；文書

計算機網絡技術不斷發展，在各行各業都得到了廣泛應用，深刻改變了生產方式和人們的工作方式，在檔案管理方面，計算機網絡技術的應用給實現檔案資源的科學管理提供了技術支持，應用現代化的計算機網絡技術進行檔案管理成為了檔案管理自身發展的客觀方向，自動化、機械化、無紙化成為檔案管理工作的新趨勢，在縣級機關，機關文書檔案管理工作同樣可以應用計算機技術實現高效化管理，對提高檔案管理效率和質量有著很大幫助。

一、縣級機關檔案工作現狀

（一）文書時效性不強。一些比較關鍵的文書，尤其是上級部門文書基本上只有一份，導致許多領導或者部門需要輪流查看，即便在查閱過程中存在著急用的情況，也只能排隊等待，導致文書使用影響率不高，文書的共享性和時效性不強，影響了文書價值的發揮。

（二）文檔查閱與管理不便。當文書在重復使用時，需要填寫借閱登記，管理流程冗余，重復低價值勞動。而且紙質文件的存儲都按照類別的不同進行存放，當查閱條件不完備時，需要逐一查找，導致每次文書的使用查找都十分困難，花費很多不必要的時間。

（三）文件歸檔、整理操作重復。機關單位的文書檔案每年都需要歸檔整理一次，原文檔在存放時就已經分門別類地整理完畢，歸檔工作是將已經整理完畢的檔案重新整理一次，存在著重復勞動。

二、計算機技術在縣級機關文書檔案管理中的應用

（一）計算機檔案存儲。傳統檔案多為紙質文件或者影音錄像光碟等等，這些傳統的檔案存儲介質存儲密度低，文件容易損壞，如紙質文檔需要注意防潮防蟲，照片會逐漸失真。文書檔案工作量越來越大，直接將文檔存放在庫房中，手工抄寫目錄的方式不再適應現階段縣級機關的文書工作。但是應用計算機實現檔案的歸檔，卻能夠有效減少歸檔需要的空間，并且能夠容納的檔案容量也非常大，如一個T的移動硬盤，能夠存放2700億個漢字的文檔，除了文檔，紙質文書還可以掃描成為PDF或者應用高清相機拍攝成為照片格式，無論是圖文聲像等各類檔案類型，都能夠存入硬盤中，數據的檢索和備份也十分方便。

（二）檢索查找十分迅捷。采用實體排列的方式保管的紙質文檔，大多數都應用類似圖書館的檢索信息列表，如果查閱者的檢索條件不同或者查詢條件不完整，或者需要的文檔分別歸在不同的類別中時，紙質文檔的檢索查找就十分讓人頭疼，僅僅依賴人工查找效率不高，并且容易遺漏。但是計算機卻有著先進的關鍵字檢索系統，借助計算機強大的并行計算能力，能夠在幾乎瞬間就根據關鍵字檢索到需要的文書檔案。例如國家檔案局的檔案管理系統，將幾十萬條檢索信息存放在計算機數據庫，一般來說查找某個文書檔案只需要幾秒鐘，效率高并且檢索結果十分準確。

（三）編制電子版檔案檢索目錄。現代檔案管理中一般有文件目錄、案卷目錄、全引目錄三種，傳統的紙質文檔中只能實現文件目錄和案卷目錄兩種。紙質文檔的檢索目錄通常都是人工抄寫的，如果想要獲得全引目錄，就需要對全部檔案進行重新抄寫，工作量大，不切實際。但是計算機檔案數據庫卻能夠實現一次數據的多次輸出，減少了大量的重復勞動，索引目錄準確性和效率都遠遠高于傳統的文書檔案管理方法。

三、電子檔案的安全防護

（一）建立安全管理體系制度。正是因為如此，對電子文檔的安全管理工作需要格外重視。首先需要提高機關內檔案管理工作人員的整體素質，加快人才培養，建立專業化的檔案管理隊伍，熟練掌握計算機技術，將電子文檔的安全責任牢記于心。與此同時，需要建立計算機電子文檔的安全管理體系，進行敏感電子文件信息的訪問控制，形成完善嚴密的權限體系，明確規定哪些賬號能夠接觸哪類級別的檔案，賬號注冊和登錄都需要進行嚴格的審核，保證賬戶自身安全。

（二）應用計算機安全技術。除了必要的備份，應用安全性強的檔案管理系統也是提高電子檔案管理安全性的重要措施，一些先進的計算機檔案管理系統能夠完成自身安全性的檢測和文檔存儲介質健康狀況檢查，配合局域網和防火墻技術，能夠有效攔截木馬和后門程序，同時還能夠避免機關內文檔的非法流出。

四、結語

縣級機關文書檔案管理工作應用計算機技術能夠大幅度提高檔案管理的可靠性，實現文書檔案直觀、清晰、系統地管理，文檔查詢調用、修改歸檔等操作都更加便捷，對提高文書檔案管理水平，提高縣級機關單位工作效率意義重大。

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[3]周錦云.檔案管理系統的設計與實現[D].電子科技大學,2013.