辦公自動化軟件研究與應用

曹　靜

（吉林石油裝備技術有限責任公司，吉林 松原 138000）

辦公自動化軟件研究與應用

曹靜

（吉林石油裝備技術有限責任公司，吉林 松原 138000）

摘要：互聯網、多媒體、數據庫技術的快速普及和發展，促進了自動化軟件在政企單位辦公中的應用，許多政企單位引入了先進的分布式管理系統，可以實現企業業務協同、信息共享等作用。辦公自動化軟件主要功能包括公文管理、請假管理、協作配合、新聞管理、個人工作任務管理、信息資源管理等，并且引入了先進的虛擬化技術、數據和程序隔離、數據遷移技術、平臺支持技術，可以提高辦公自動化軟件應用效率，具有重要的作用和意義。

辦公自動化；公文管理；協作配合；新聞管理

辦公自動化是計算機發展的時代產物，是一個動態的、與時俱進的概念，其發展經歷了3個關鍵階段。第一個階段是20世紀80年代到90年代，辦公自動化在美國和日本等國家興起，其最初是利用計算機實現信息的記錄和查詢，利用當時新興的PC電腦和Office辦公套件，實現基本的數據統計、文檔寫作，將辦公信息載體從傳統的紙質模式轉換為比特模式，初步實現了無紙化辦公。第二個階段是20世紀90年代末到21世紀初，許多企業和計算機學者聯合進行研究和開發，利用局域網開發一個辦公系統，該系統能夠實現局域網內部協作配合，傳輸政企單位的業務信息。第三個階段是21世紀初發展至今，自動化辦公系統已經積累了海量的數據資源，并且數據挖掘、專家系統等智能化技術也發展起來，自動化辦公軟件開發過程中開始融合信息處理、業務流程管理、知識決策管理等技術，這樣可以大大地提升辦公自動化軟件的智能性。

1.辦公自動化軟件功能設計

辦公自動化軟件功能需要覆蓋企業的日常業務管理功能，比如生產經營、人事財務等多方面，同時需要保留一個良好的接口，以便未來能夠適應企業的業務規模、種類的多樣化變化，進一步改進企業辦公智能化。目前，通過對政企單位需求進行調研和分析，辦公自動化軟件主要應用功能包括電子郵件管理、公文管理、請假管理、新聞管理、個人工作管理、協作配合、全文檢索等幾個顯著功能。

（1）電子郵件管理

電子郵件是政企單位職員之間溝通、交流的一種重要途徑，也是信息共享的一種關鍵方式。電子郵件管理模塊主要包括收件箱管理、發件箱管理、垃圾箱管理等功能，同時配備了新建郵件、刪除郵件、查詢郵件、郵件標注等具體操作。

（2）公文管理

公文是政企單位創建、完善生產經營和行政管理制度的一個方式，其可以幫助企業完善各項規范和制度，比如績效管理、財務管理、員工守則管理等。公文管理過程中，其可以有效地實現公文流程自動化，具體的公文管理功能包括收文管理、發文管理、文檔庫管理等功能，能夠實現新建公文、審核公文、簽發公文、接收公文、查看公文、保存公文等具體操作。

（3）請假管理

政企單位日常工作過程中，職員由于生病、探親、結婚、生育等具體情況需要請假，因此辦公自動化軟件需要設計一個請假管理功能，保證員工的自身權益得到實現，也更利于企業實現人文管理，更好地籠絡職員。請假管理主要包括創建事假、審批事假、事假執行、事假取消等功能。

（4）新聞管理

政企單位為了廣告宣傳通常需要發布新聞，這些新聞信息可以投放到網絡上，針對網絡進行營銷和管理。因此，新聞管理是政企單位自動化辦公軟件的一個關鍵功能，其主要操作包括新聞稿創建、新聞稿發布、新聞稿刪除等功能，能夠實現新聞信息填寫、修改、審批、發布、車銷等具體的操作。

（5）個人工作管理

個人工作管理可以根據職員自身的辦公情況，由職員管理與自己相關的邏輯業務，比如個人日常管理等。個人工作管理是為了方便員工個人提供一種管理子系統，其僅僅由員工自身能夠可見，因此個人工作管理的邏輯業務功能包括代辦事宜管理、流程傳閱管理、個人跟辦管理、日常管理、個人設置管理等。

（6）協作配合

協作配合是政企內部部門之間協同、合作的一個辦事途徑。目前，隨著政企單位部門的增多，一項工作需要多個部門進行配合完成，因此協作配合能夠實現各個部門之間的協作管理，具體功能流程如下：創建部門職員發起協作，流程轉至另外一個部門，部門完成自己的工作繼續流轉到下一個部門，直到該項工作完成為止。

具體的，政企單位自動化辦公系統的業務功能及處理流程如圖1所示。

圖1　政企單位辦公自動化軟件功能流程

2.辦公自動化軟件開發關鍵技術

（1）云計算

云計算技術可以將政企單位的所有終端設備、服務器設備集成在一起，為企業辦公提供聯網服務功能，提供一個強大的存儲功能。同時，云計算可以將硬件資源虛擬化，為學校提供數以百計的用戶登錄操作，降低硬件資源的購買容量，同時可以應用程序及其運行所需的數據獨立出來，按照不同的分配策略賦予用戶邏輯存儲空間，這樣就可以均衡應用服務器和存儲服務器負載，實時地監控數據資源的使用狀態，改進數據中心的利用率。

（2）數據遷移技術

數據遷移技術是自動化辦公軟件數據庫智能存儲的一個關鍵內容。自動化辦公軟件運行過程中，其產生的數據是動態變化的，因此數據庫訪問也具有優先層次劃分，利用數據遷移技術可以將不同的數據遷移到不同的優先級位置上，自動化辦公軟件就可以提高數據訪問效率。自動化辦公軟件智能分級存儲系統中，數據遷移技術包括同級遷移和異級遷移兩種方法。同級遷移模式發生在同一優先級位置的存儲系統硬件配置發生變化，為了能夠均衡硬件的負載情況，可以在同一級進行數據庫中進行遷移，確保存儲器具有足夠的容量。異級遷移模式是指根據數據估值，可以將重要的、訪問頻次較高的數據遷移到優先級較高的位置，異級遷移模式是系統最為常見的模式，可以更好地優化存儲系統，異級遷移過程中是自動化的，遷移過程可以是高性能存儲設備向低性能存儲設備遷移，也可以相反遷移。

（3）平臺支持技術

隨著企業辦公自動化系統的增多，這些系統可以與其他系統集成在一起，部署在企業門戶網上，門戶網采用了企業總線、異地透明傳輸、異構數據共享等多種平臺支持技術，可以注冊多種業務，這些業務可以實現異構系統數據共享；利用Mapreduce技術實現數據的分片存儲，能夠提高系統的利用率，進一步改善政企單位辦公自動化系統門戶網遷移能力。

結語

隨著大數據、云計算、數據挖掘等技術的快速發展和進步，有效地提升了辦公自動化軟件的應用效果，可以實現政企單位的業務流程協作配合，提高公文、新聞等數據信息的共享程度，具有重要的作用和意義。

[1]徐敏.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究[J].科技展望，2015，21（15）：25-26.

[2]吳昊.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用探討[J].數字通信世界，2015，12（8）：111-113.

[3]胡勇，沈宏平.基于計算機信息傳輸技術的辦公自動化研究[J].計算機光盤軟件與應用，2014，21（7）：123-124.

[4]宋華.基于JAVA技術的辦公自動化系統研究[J].計算機光盤軟件與應用，2014，12（5）：163-163.

TP317

A