如何發(fā)揮財務管理在物資采購流程控制中的作用

摘 要 采購活動內部控制是企業(yè)內部控制的重點之一，如何做好這項工作，企業(yè)應根據生產經營實際，采取適合自身發(fā)展的策略，合理、合法、合規(guī)進行采

購業(yè)務流程的內部控制，防范流程疏漏控制帶來的經營風險、法律風險和廉政風險。

關鍵詞 內部控制 采購業(yè)務 財務管理

一、 采購業(yè)務的內部控制目標

一般來說，采購業(yè)務是包括制訂采購計劃、明確審批流程、設定采購時機、選擇供應商、確定采購方式、確定定價機制、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)。

采購業(yè)務的內部控制目標即是促使企業(yè)建立和完善采購業(yè)務相關的管理制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責和審批權限，確保物資采購滿足企業(yè)生產經營需要。

二、 采購業(yè)務內部控制的關鍵點和控制措施

1、采購計劃的制訂環(huán)節(jié)。這個環(huán)節(jié)要解決的問題是“買多少？什么時間買？”

這個環(huán)節(jié)風險在于采購計劃安排不合理，市場上同材、同質、不同價，地域不同和運輸方式多樣變化趨勢預測不準確，這個環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)失控和漏洞，價格差、地域差和運輸方式的不同都會造成庫存短缺或積壓的失控，可能的漏洞導致企業(yè)生產停滯或資源浪費。企業(yè)應當建立建議預算管理制度和采購申請制度，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序，按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，同時合理確定庫存，明確再進貨點庫存范圍（即保險儲備）。在保障生產正常進行的同時防范庫存積壓帶來的資源浪費。

2、供應商選擇環(huán)節(jié)。即“向誰買”的問題。企業(yè)應當建立供應商管理信息系統(tǒng)和科學的供應商評估和準入制度，對符合準入條件的供應商經評估確定合格供應商名單。企業(yè)根據供應商所提供資金的物資和勞務的質量、價格、資信、經營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據評價結果對供應合理調整和選擇。

3、定價機制的選擇。主要解決“用什么價格買”以及“用什么方式買”的問題。企業(yè)應當根據市場情況、采購計劃、采購金額、供應商數(shù)量等，按照審批程序和相關部門職能權限確定定價機制。選擇采用協(xié)議采購、公開招標采購、談判采購、詢比價采購、直接購買等方式合理選擇供應商和確定采購價格。對于超過“三重一大”金額的采購應嚴格履行“三重一大”的決策程序。企業(yè)應當按照規(guī)定權限與通過上述方式確定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利義務和違約責任。

4、其他相關控制機制。包括記錄、驗收、付款、退貨等環(huán)節(jié)。

企業(yè)應當加強對采購過程的管理，尤其是招標采購過程前掌握準確的價格、地域和運輸方式信息。做好采購供應業(yè)務各環(huán)節(jié)的記錄，招標采購過程中的記錄應當歸入招標檔案保存，確保采購業(yè)務的可追溯性。及時咔嚓合同履行情況，對于有可能影響生產的異常情況，應及時預警，必要時出具書面報告并提出應對措施。

企業(yè)應當建立嚴格的驗收制度，有條件的企業(yè)應由專門的驗收機構或驗收人員對購買物資進行驗收，并出具驗收證明。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，根據異常情況的金額或性質，應有明確的報告渠道，以便查明原因、及時處理并追究責任。

企業(yè)應當有退貨管理制度，對退貨條件、手續(xù)、出庫、收回貨款索賠等有明確規(guī)定，對于驗收或使用過程中發(fā)現(xiàn)的滿足退貨的購入貨物辦理退貨手續(xù)，按照與供應商合同中明確的退貨事宜，辦理退貨，并及時收回退換貨貨款。對于符合索賠條件的，應在索賠期及時辦理索賠事宜。企業(yè)應當建立完善的付款流程，明確付款申請人、審核人的責任和權限。把好采購環(huán)節(jié)的最后一關。

三、會計機構在采購業(yè)務內部控制中應承擔的任務

1、采購計劃編制環(huán)節(jié)

（1）生產所需物資的采購。審核采購計劃是否滿足生產需要；是否滿足成本控制目標的需要；是否滿足庫存管理的要求。（2）工程所需物資的采購。審核采購數(shù)量是否與工程進度相匹配，采購內容是否與工程預算相吻合。

2、供應商的選擇和購貨價格的確定環(huán)節(jié)

對于直接采購和詢比價采購來說，這個環(huán)節(jié)中會計機構可發(fā)揮的作用有限。對于協(xié)議采購、招標采購、談判采購、招標采購等采購方式來說，企業(yè)的相應工作組中都會有會計機構或會計人員的參與。會計人員在審查供應商資質、經營業(yè)績、資信調查等方面有著天然的優(yōu)勢和不可推卸的責任。在招標、談判過程中對供應商投標文件提供的成本計算、定價依據等的審核對購貨價格的確定有著重要作用。例如，在某次的定向談判采購中，供應商提供的定價計算資料中顯示：設備購入價格 76 萬元，運輸費用 2 萬元，人員工資 1.5 萬元，管理費 20 萬元，合計售價 99.5 萬元。我方談判代表中的財務人員提出管理費計算的異議，經現(xiàn)場追問，此項設備需專業(yè)安裝調試，且安裝調試工作量較大，供應商將安裝高度費用及利潤以管理費用的名義計入訂價費用中。在問清原委后，在談判過程中有針對性地逐條與供應商談判，取得了較好的效果。因此，企業(yè)應當明確會計機構或會計人員在招標、談判等過程中應當準備的資料和應當審核的內容。

3、合同簽訂環(huán)節(jié)

企業(yè)應當建立合同的會簽制度，會同的會簽應當包括經辦人、經辦部門負責人、主管領導、財務部門、審計或紀檢部門、法律事務管理部門等。各部門就自己的職責權限和專業(yè)范圍對合同的相關條款進行審核后簽署意見。

財務部門應就物資采購合同的供貨方式、供貨時間、供貨價款、計價和結算方式、付款的時間和進度安排、質保金條款等進行審核。

4、付款環(huán)節(jié)

（1）嚴格審查原始憑證的真實性、合法性和有效性。如采購預算、發(fā)票、合同、收料單等。尤其是發(fā)票的審核，是否合法合規(guī)、發(fā)票種類是否符合、是否按要求填制、發(fā)票是否按規(guī)定加蓋印章。（2）根據國家有關支付結算的規(guī)定和本企業(yè)生產經營的實際，在遵循合同規(guī)定基礎上，合理選擇付款方式。除不足轉帳起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應通過銀行轉帳支付。（3）嚴格預付帳款和定金的管理。對于大額或長期的預付款項，應當建立追蹤核查機制，發(fā)現(xiàn)有疑問的預付款項，應當及時向管理層報告，采取有效措施，防范資金風險。

（作者單位：安徽億川會計師事務所）