關于檔案管理工作的幾點看法

張晗，閆立君，馬靜，關崴，唐諒

（哈爾濱東安汽車發動機制造有限公司技術中心，黑龍江 哈爾濱 150060）

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關于檔案管理工作的幾點看法

張晗，閆立君，馬靜，關崴，唐諒

（哈爾濱東安汽車發動機制造有限公司技術中心，黑龍江 哈爾濱 150060）

摘 要：文章從檔案工作現狀出發，從檔案部門的管理模式、如何完善檔案管理制度、建立檔案管理技術標準、建立現代化的科研成果管理模式以及對檔案工作人才的培養闡述了對搞好檔案工作的幾點看法，并且對如何利用檔案資源更好地為企業服務提出了意見。

關鍵詞：檔案管理；技術標準

10.16638/j.cnki.1671-7988.2016.02.063

CLC NO.: U472.1 Document Code: B Article ID: 1671-7988(2016)02-176-03

引言

檔案是原始的歷史記錄，具有很高的查考價值。企業檔案是特定的形成者在當時當地直接使用的原始文件的轉化物，不是事后編寫或隨意收集的材料。所以注重原本、原稿，且往往只有一份孤本，是企業檔案變得更為寶貴的原因之一。我們要利用好寶貴的信息資源，多途徑、多形式的開發和編研檔案信息，加強檔案管理，使其盡快轉化為生產力，切實發揮檔案部門在企業振興中保駕護航的作用。

1、目前檔案工作的現狀

檔案工作不僅是要收集、整理和保存有價值的檔案信息，并且還要采取各種形式開發檔案資源，為企業的發展提供服務。因此，檔案工作不能單純停留在整理和分發檔案上，更應該強化檔案工作的管理職能。目前造成檔案工作管理職能弱化的原因包括領導的重視不夠導致的人才流失，缺少相關部門的支持等。其中檔案人員沒有時間和精力開展檔案管理工作也是原因之一。由于型號研制任務不斷增加，而檔案人員不能同比增長，因此檔案人員以削弱自身擔負的管理職能為代價將精力投入到檔案整理事物中，逐漸走進了檔案工作等同于檔案整理的誤區。由于沒有精力學習檔案工作的法律、法規、標準，沒有時間摸索檔案工作的規律和方法，長此以往，檔案整理工作就代替了行政管理職能，其結果就是削弱了檔案業務的指導、監督、執法和管理的職能。

2、如何加強檔案工作的管理職能

要想強化管理職能，把檔案人員從繁重的檔案整理工作中解脫出來，就要將更多精力放在履行檔案的監督、指導和執法上，放在探索和調研檔案工作出現的新情況、新問題上。

2.1 檔案部門的管理模式應順應生產發展的現狀

要想加強檔案工作的管理職能，首先應從檔案部門自身做起，使檔案部門的管理模式順應生產發展的現狀。當前，隨著計算機輔助設計和應用軟件的日益成熟和完善，電子文檔的管理和利用已經成為檔案工作的重中之重。我們必須搞好電子文檔的收、管、用，加強檔案部門與設計生產部門的職責協調，調整與之不相適應的工作模式，適應科研生產、數字化的發展趨勢，轉移工作重點將檔案人員從瑣碎的整理工作中解脫出來。只有這樣，才能更好地為科研生產服務，才能為加強檔案工作的管理職能奠定基礎。

2.2 確立檔案是企業獨有的信息和知識觀念

在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業的技術秘密和獨有知識。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。

2.3 完善檔案管理制度

無規矩不成方圓，要做好檔案管理工作，就必須要建立一個完善的檔案管理制度，這樣才能保證檔案管理工作的有效展開和有序進行。通過結合本單位實際的檔案管理工作情況來建立科學合理的檔案管理制度，使之能適應單位檔案管理工作的需要，這樣才能有效促進單位檔案管理工作的推進。同時，檔案管理制度的建立還要以簡明實用為前提，保證其可行性，避免流于形式。建立檔案管理制度要以簡明易行、方便實用以及良好的可行性為目標，這樣才可以在實際的檔案管理工作中充分發揮其指導性作用，并規范管理人員的工作行為。另外，制定檔案管理制度對于員工和領導都要有同樣的約束作用。在檔案管理制度實施的過程中，要體現出其嚴肅性和權威性，避免制度流于性質，空有一張文書。

2.4 統一規范，建立檔案管理現代技術標準

加快相關法規的完善，保護知識產權、提高信息的可獲取性 。檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。因為現代檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區、一個系統、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，都要嚴格按照統一的標準進行規范整理。國家相繼出臺了一系列相關標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規范，如《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/ T 15 -1995） 、《CAD電子文件光盤存儲系統的一致性測試》（ GB/T17679 - 1999） 、《CAD 電子文件管理》（ GB/T17825.1～10-1999）、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）、《公務電子郵件歸檔與管理規則》（DA/T 32-2005）等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關法律，進一步為檔案管理信息化提供法律依據。

2.5 加強與其他各部門檔案工作的協調監督

我公司設有設備科、動力廠、機加廠、裝試廠等多個部門。它們對于檔案工作的順利開展起著重要作用。在實際工作中，檔案工作需要跨部門進行協調的任務很多，單純依靠檔案部門自身來推動檔案工作的深入開展非常艱難。例如，有些企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案掌管在相應的當事人手中，事后不能及時歸檔。有的即使歸檔也不注意歸檔原件，經常歸檔復印件。有的領導為了方便工作，把一些重要的資料積壓在手上，并沒有移交檔案部門統一管理。這就容易造成部分設備資料、產品資料或流失或分散在各個職能部門得不到統一保管。因此，必須有各部門的積極配合和支持，才能實現有效通暢、實時性強的檔案管理。由此可見，各部門要設立兼職檔案員，由檔案部門對其進行檔案工作指導。通過制度建設、人員培訓和執法檢查，促使公司檔案工作的規范發展。

2.6 加強對檔案人員的集中培訓

加強人才的培訓是實現加強職能化管理的前提和重要基礎。檔案管理工作對于檔案管理人員的專業性和技術性要求比較高，而且一般還具有比較強的政策性，這就要求檔案管理的工作人員就要有較高的業務素質和專業技能。但是由于認知偏差，認為檔案部門就是收容站，因此對檔案人員不重視學歷、層次和知識結構的搭配，造成檔案人員素質不高、業務不精、待遇也隨之下降，使檔案工作無人能做，無人安心做，給檔案工作的延續性帶來了嚴重危害，也成為系統發展檔案工作的阻礙。因此，急需加強從業人員素質，培養一支精良的檔案隊伍。要想充分發揮檔案作用，加強檔案工作的管理職能，實現其可持續性發展，除提高檔案工作的地位，檔案人員要樹立良好的職業道德，鉆研專業知識，具備一定編研工作的專業素質，提高檔案編研能力，在工作中善于發現新情況、掌握新信息、探索新辦法，才能適應知識經濟環境下的現代化管理需要，從而加強檔案工作的職能化管理。

2.7 建立現代化的科研成果管理模式

充分利用信息和網絡技術，采用現代管理手段加強檔案管理，建立文檔一體化管理系統。實現辦公自動化環境下的文檔一體化管理，要重新設置合理的工作流程，將文件和檔案工作的要求一同嵌人管理系統，實現前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。科研檔案管理現代化是科研檔案管理規范化的重要手段。科研檔案管理規范化管理必須依據現代化管理理念，所以，檔案工作人員應該主動以現代管理學方面的知識武裝自己，不斷優化自身知識結構和能力結構，提高綜合素質，以適應信息化社會對檔案管理人員的要求。學習應用現代化辦公技術，徹底擺脫長期沿襲的手工管理辦法，盡快依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，從而實現科研檔案管理規范化。其次，鼓勵電子文件收藏，在收集成果的同時可以收集電子版，以便在局域網上發布。科研檔案利用形式關系到它在科研信息中的地位和作用，科研檔案管理部門應以“用戶至上”和“周到服務”為宗旨，充分發揮科研項目檔案的作用，滿足利用者的要求。辦好科研成果閱覽室，印發科研項目信息指南，采取多種形式來提供科研項目檔案信息，充分利用計算機檢索目錄，同時加強網絡安全的管理。

3、結論

總而言之，企業的檔案資源已成為企業快速發展的動力源之一。企業發展的同時又為檔案工作創造了優越條件，也提出了新的更高的要求。檔案工作要抓住這個機遇，積極地投入到服務于企業生產經營工作中，真正發揮自身的存在價值。

參考文獻

[1] 鄧紹興,陳智為.檔案管理學[M].

[2] 馮惠玲.主編.電子文件管理教程.[M].

[3] 電子文件歸檔與管理規范.[M](GB/T 18894-2002).

Opinions on Archives Management

Zhang Han, Yan Lijun, Ma Jing, Guan Wei, Tang Liang
（Center of Technology, Harbin DongAn Automotive Engine Manufacturing Co., Ltd, Heilongjiang Harbin 150060）

Abstract:From the current situation of archives from the archives department of management. how to improve the file management system. Establish technical standards for records management. Establish a modem management model research and archival work to cultivate talents elaborated on the work of a few do well archives view. And how to better use of archival resources made observations for business services.

Keywords:file management; technical standard

作者簡介：張晗，就職于哈爾濱東安汽車發動機制造有限公司技術中心。

中圖分類號：U472.1

文獻標識碼：B

文章編號：1671-7988(2016)02-176-03