信息時代檔案保密工作研究

夏海紅

摘要：電子檔案是時代發展的新型產物，它是通過計算機以及相關設備對社會人物活動信息事宜，具有保存價值的資料進行儲存、處理等的電子機構。在信息時代如何加強檔案的管理成為當前急需解決的問題，本文主要是對信息時代檔案保密管理工作進行分析和論述。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；保密

一、引言

根據當下形勢發展，針對我國信息電子政務的發展狀況與趨勢，為更加恰當的處理好我國保密工作中可能會面臨的新情況，新問題，人大常委于2010年頒布了“保守國家秘密法”新法律，并在本年十月開始施行。在這樣一個信息發達的時代，國家機關和相關部門要切實的維護好國家利益和安全，有效利用國家保密法保護這些檔案安全，為國家的改革開放和現代社會主義社會建設保駕護航，是當下必須考慮的問題。

二、電子檔案的優越性

自從進入電子信息化時代以來，電子檔案就以其便捷、快速的優秀特點很快得到大眾的接受和認可，并得到了快速發展。電子檔案的具體優點可以分為以下幾點：

（1）增加了信息收集、利用效率的同時降低了相關工作人員的工作量，有緩解了工作人員的工作壓力。

（2）增加了檔案的系統質量，檢索更加方便快捷，提高了工作人員的辦事效率。

（3）可以隨時查閱、修改以及增添相關所需文檔，有效解決了先前文件收集難，查找難以及分類復雜的問題。

（4）方便了檔案的管理，增加了信息利用效率。

三、信息時代檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案信息管理意識薄弱

對檔案管理的保密意識淡薄，在以前很長一段時間里，很多企業對檔案信息的管理都沒有足夠的重視，只是根據自身想法主觀的認為，檔案信息只是一些普遍資料對公司發展沒有實際意義，只要做到檔案安全、保密就足夠，讓公司檔案束之高閣。并且在公司檔案的收集整理工作上沒有培訓專業的人員，并且缺乏人手，讓公司檔案信息一直落后于市場，嚴重阻礙了公司檔案信息在公司發展中應該起到的合理安排公司工作重點，資源的合理分配等積極作用的發揮。

（二）檔案信息錄入問題

到目前為止，企業實現計算機信息化管理是一個逐步漸變的過程，在由紙質檔案到電子檔案轉變過程中有著很大的錄制工作需要完成，不可避免的會出現各種未知的問題。首先，由于紙質型檔案存在的形勢多樣，工作繁雜，對工作人員有極高的要求，仍然有很高的出錯率，讓檔案信息的準確度和有效性都有極大的降低。再者，雖然目前科技進步很快，各種掃描儀的出現為檔案錄制提供了便捷，加快了實現計算機系統化管理，但是也仍有工作人員由于大意，出現檔案信息漏掃、錯掃，造成檔案信息的漏頁、錯頁的情況時有發生。最后，檔案信息的繁雜狀況，造成系統管理的凌亂，造成空間極大的浪費。

四、強化信息時代檔案保密工作的措施

（二）加強新形勢下電子檔案的保密管理

首先，嚴格區分機關檔案信息外網和檔案信息內網。外網主要與互聯網相連接，負責檔案信息的發布和為公眾提供利用檔案信息的平臺；檔案信息內網主要負責內部各機關電子檔案的接收、傳輸、備份等內容。

其次，提高技術防范能力，確保電子檔案安全。要真正做好電子檔案的加密保護必須做到以下幾點：（1）采取責任人具體到位原則，做到使用、管理以及負責都為同一人；（2）對管理人員進行專業培訓，對于違規現象嚴肅處理。（3）使用國家規定計算機安全殺毒防火軟件，并及時升級更新。（4）對保密工作隨時檢測，完善防范漏洞。（5）對儲存介質采用科學規范的程序進行清點、登記以及銷毀等。

（二）提高檔案管理人員的素質

機關檔案信息管理是一份技術工作，也是一份服務性的工作，人員的素養高低很大程度上決定檔案信息的安全程度。所以要提升檔案信息管理工作人員的全面素養，對其進行全面的培訓與指導。首先，要加強檔案信息管理人員的安全意識，時刻警醒檔案安全的重要性。再者，加強檔案管理工作人員的專業技能和管理技能，避免出現失誤或者錯誤操作，同時擁有抵抗檔案信息被盜的能力。最后，提升檔案信息管理工作人員的基本素質和法律素養，嚴禁人為的進行保密信息的泄漏。

（三）建立完善的保密機制

做好機關檔案信息的審核工作，一方面可以有效保護國家安全利益；另一方面可以最大限度的實現公民知情權的保護。國家相關部門應及時快速的公開非機密檔案，增加檔案信息溝通渠道，建立健全信息交流平臺，例如：建立圖書館、博物館以及科技信息機構等，并實現網絡同步一體化，讓群眾快速接收、了解這些檔案信息，并通過這些檔案信息合理的開發運用，實現社會快速發展。主要的制度措施如下：

（1）有效判定保密檔案保密等級。

（2）做好檔案保密范圍的詳細劃分。

（3）公開信息不會造成國家利益安全損失。

（4）及時對可公開的信息進行公開。

參考文獻：

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