淺談加強企業房地產檔案信息管理

張寶琦

【摘 要】文章闡述了企業房地產檔案的涵義及重要性，并從建立健全企業房地產管理體系構建科學管理規章和管理體系、明晰目前企業房地產信息檔案的歸檔范圍、提高企業所屬房地產檔案管理意識、加快房地產檔案信息數字化建設，實現信息整合和便于查詢、提高企業房地產管理人員職業素質和管理創新四個方面提出了信息化背景下加強檔案管理的各項舉措。

【關鍵詞】企業房地產；信息化管理

企業房地產檔案是指企業房地產行政管理部門在房地產購置、產權登記和變更、裝修改造、房屋修繕及房屋租賃和交易買賣等活動中，經過收集、整理按一定的要求形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用狀況，應當歸檔保存的文字材料、圖紙、照片、錄像帶、錄音帶、光盤等各種載體內容的文件材料。是擁有較多房屋、土地資產的非房地產管理機構的大型企業對所持有房屋、土地資產進行科學管理，為企業正常的經營、生產提供保障支撐及節約成本性支出的前提和保障，為后期的房屋維修、維護、買賣等提供可循依據，從而提高企業房地產管理工作質量。

一、規范管理企業所屬房地產信息，建立健全企業房地產信息管理制度和檔案管理體系

隨著社會科技進步和信息化的發展，檔案管理工作無論是管理內容還是服務方式、方法、途徑等都在發生了很大變化，各企業房地產管理部門和檔案管理部門結合房屋土地管理需要和實際情況，對所屬生產用房、辦公用房、公有住房及土地等實施檔案管理，制定房屋檔案管理的規章以及相關制度，加強規范管理力度。

企業房地產作為企業價值較高的固定資產，隨著房地產價格日益上漲而越來越受到各企業重視，與之相關各項資料檔案也尤為重要。隨著企業生產經營結構實施了分級管理。企業房地產資源也隨著房屋使用單位實行二級單位屬地分散管理的模式，總部房屋管理部門要進一步加強統一的業務指導，進一步理順檔案管理部門與各分公司等房屋主管部門在房地產檔案管理各環節中的關系與職責，建立以公司總部檔案館為主體、各分公司中心等各主管部門配合的房屋檔案資源監督管理體制，變房地產檔案的“多頭管理、分散保管”為企業檔案館引導下的“集中統一”管理，最大限度地優化配置檔案資源。

隨著企業房地產管理的規范，產生了大量數字化檔案。在數字化背景下，房地產檔案管理工作的規范和標準尤為重要。特別是一些生產用房和辦公用房裝修改造歸檔標準、公有住房檔案管理標準、檔案目錄錄入規范、紙質檔案的數字化標準等，使檔案工作有章可循，有規可依，從而實現對房地產檔案工作各個環節的有效管理。

隨著企業檔案管理的進一步深化，企業的房地產檔案管理也要加強制度建設，明確管理規范，責任明確到人。要把房地產檔案管理工作的所有涉及的方方面面和人都列入管控范圍，特別要保障數字化檔案管理中的信息數據的可靠性、完整性、保密性、安全性。采取物理隔離和邏輯隔離等多種安全保障措施，以防來自于其他各方面的“病毒”和網絡 “黑客”的威脅，確保檔案的保密和安全。

二、當前形勢下企業房地產檔案的歸檔范圍

房地產檔案不同與其他類型的檔案，它具有很強的復雜性、多樣性、分散性、專業性等特點。這是由于房產管理和房地產使用情況復雜的活動，尤其是隨著房屋使用部門的更換及使用年限的增長，隨之而來房屋改造、裝修、維修等發生頻繁，由此而帶來相應房屋管理檔案資料的不斷累積。

通常情況下企業的房地產檔案至少要收錄上級主管部門及本企業下（發）的有關文件、房屋大修批復文件，房屋改造裝修等設計、施工檔案、監理資料、竣工驗收及審計等材料，房屋買賣、租賃相關合同、產權證明各種房地產買賣、裝修會議決策會議紀要、各種統計報表、和房地產評估等。

三、加快推進房地產檔案數字化建設，便于信息整合和方便查詢

推進企業房地產檔案的數字化是推動企業房地產檔案管理的重要部分，檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的房地產檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化形式進行存儲，以網絡化的形式互相連接，并利用計算機系統進行管理，基于互聯網進行聯機檢索和閱讀，實現資源共享。加強企業房地產行政管理部門及各二級單位的相關管理部門的檔案管理信息化。同時，要注重檔案信息整合，優化企業檔案信息資源的結構設計，把企業房地產檔案數字化看作是企業信息化的重要組成部分。把企業各部門的房地產檔案信息納入相同結構的數據庫中進行管理，納入“檔案管理系統”，采取統一的軟件對檔案及檔案數據進行計算機處理和網絡化管理，以整體優勢實現企業內部信息資源共享，從而達到我們所需要的企業總部與二級部門管理環節緊密聯系的目的。

數字化檔案建立起來以后，可以便捷實現文字、聲音、影像等多種媒體信息的存儲和傳遞，并且信息存儲容量大，用戶通過數據庫、檢索軟件等技術，借助某些關鍵詞，便捷實現檢索瀏覽，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，可以足不出戶地遠程訪問檔案材料，網上下載檔案信息，或遠距離、高速度的傳輸，真正實現了信息資源的共享，大大方便了房地產管理部門對相關檔案的使用查詢。

四、提高房地產管理人員職業素質，鼓勵創新管理。

房地產檔案管理人員除了要求有很強的檔案意識和高度的責任心，還要有一定的檔案知識和處理技能，要有基本的檔案價值判斷能力。要加強房地產檔案管理人員的職業素質培養，提供條件讓房地產檔案管理人員有機會去參加各種業務培訓，學習掌握檔案專業理論與知識，檔案工作的方針、政策、標準、辦法，學習計算機使用技能。

房地產檔案管理是房屋管理部門的一項重要工作，房地產檔案的收集、整理、保存和利用是房地產管理工作的重要組成部分。企業要研究房地產檔案管理創新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高房地產檔案管理的科學性和規范性，更好地為提高企業教育房地產質量服務。

房地產管理部門和檔案館和聯合起來對房地產管理人員定期舉行各種培訓活動，通過集中培訓、或是利用內部培訓課件自學授課等方式為企業提供檔案信息技術、信息理論、信息檢索等方面的培訓，進而提高企業員工的檔案信息素質，使其了解檔案信息資源的種類、形式和檢索方法，更有效地實施檔案信息化管理工作，更好地完成企業房地產檔案的搜集和歸檔工作。

同時，企業檔案管理部門要加強學習，了解房地產管理過程中形成的各類檔案資料，掌握房地產管理的各項規章流程，全面推進企業房地產信息化建設，協助各部門管理人員自覺融入信息管理系統，使檔案工作與企業生產經營、維修服務、施工管理等工作流程相銜接，以加強對企業包括房屋檔案管理等各種類型檔案材料運行的監控。隨著信息技術的高速發展，社會發展的方方面面都在不斷向著信息化 和現代化發展。隨著房產檔案的日益增多，傳統的管理模 式已難以滿足現代房產檔案管理的需要。管理部門要在傳統的管理體制的基礎上，明確房產檔案管理的特點，對房產檔案管理進行創新，使企業檔案管理深入到職工思想意識深處，使檔案管理再上新臺階。