對檔案工作的深思

鄭曉薇

【摘 要】檔案工作是一個容易大家忽視的工作，一說起檔案工作，大家的想法都是那是不重要，十分輕松的工作，是可有可無的工作，是任何人都可以干的工作，不想要腦子的工作。但是，我要告訴他們，這種想法完全錯誤，如果沒有檔案，我們的歷史記載就無從而來，我們就不會知道我們?nèi)祟悾覀冎腥A民族的歷史，不知道我們民族從何而來，從什么時候產(chǎn)生，那時候人們的生活及社會狀態(tài)，我們的語言及文字如何生成而來等從歷史到今的變化過程，就是靠這些檔案文獻(xiàn)才了解了這些真實的歷史事實 。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案文獻(xiàn)；數(shù)字檔案館

檔案工作是十分重要及專業(yè)的工作，工作人員需要具備專業(yè)的工作經(jīng)驗及知識，而且檔案人員在體力和腦力上都要求十分的高，不僅需要強(qiáng)大的工作體力，同樣，因為檔案館中存放著不同年代的檔案，數(shù)量十分眾多，經(jīng)驗豐富的檔案人員有時僅憑經(jīng)驗就可以找到大概的存放地點，而且檔案工作不管是從收集、整理、編號、裝袋、裝盒、上架入庫各個環(huán)節(jié)都需要工作人員保持高度精神集中進(jìn)行工作，而且都需要與相關(guān)部門溝通，檔案人員都有強(qiáng)大的責(zé)任心，才可以做到保證檔案的完整與齊全，所以檔案工作人員并非他人所說的不需要專業(yè)，不需要腦力的工作，而且需要極強(qiáng)的專業(yè)知識、責(zé)任心，且是體力及腦力雙路進(jìn)行的工作。檔案事業(yè)是我們企業(yè)、黨、國家發(fā)展必不可少的重要方面，檔案的記錄，檔案中傳繼的經(jīng)驗及數(shù)據(jù)，是我們企業(yè)、國家進(jìn)行決策的重要依據(jù)，重要憑證，如果沒有這些檔案，我們將不知道從何入手，如何去做，特別在在企業(yè)發(fā)展領(lǐng)導(dǎo)人決策及企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中表現(xiàn)的作用尤為重要。檔案做為一種原生的信息，其作用的重要性表現(xiàn)的日益明顯，而且企業(yè)中各個專業(yè)都開始重要檔案信息資源，不管是生產(chǎn)經(jīng)營、還是企業(yè)財務(wù)、人事管理、經(jīng)營者決策，檔案都在發(fā)揮著十分重要的作用。作為檔案工作者的我們，也面臨著更大的挑戰(zhàn)，專業(yè)知認(rèn)的深造、經(jīng)驗的積累，辦公自動化的學(xué)習(xí)，多元化多媒體技術(shù)的掌握，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作帶來的幫助與輔助。

當(dāng)然，我們也清楚的意識到我們的檔案工作也肯定存在著一些不足之處。主要表現(xiàn)在：

一、檔案管理人員素質(zhì)、專業(yè)水平急需大幅度提高，目前檔案管理人員年齡偏老齡化，應(yīng)不斷吸收年輕、綜合素質(zhì)高的新生力量，更快的壯大檔案人員隊伍，可以通過外出學(xué)習(xí)，或?qū)I(yè)培訓(xùn)，提升檔案人員的綜合素質(zhì)，及確定新入職檔案人員培訓(xùn)機(jī)制，利于檔案新生力量快速成長，成為檔案團(tuán)隊的主干力量。

二、加大對檔案工作重要性及有關(guān)執(zhí)行法規(guī)的宣傳力度，由于以前宣傳力度較為薄弱，制約了大家對檔案事業(yè)及檔案工作的重要視的認(rèn)識，給檔案工作帶來阻礙和困難。只能通過大力的宣傳，提高大眾對檔案工作重要性的認(rèn)識，提高歸檔意識，才可以更順利的開展檔案工作。

三、加快檔案現(xiàn)代化檔案管理工作突的突破，目前，已經(jīng)建立了多元化的數(shù)字檔案館，加快了信息化建議的步伐，使檔案管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，檔案工作從收集、整理、裝袋、裝盒、上架都可以通過互聯(lián)網(wǎng)及電腦系統(tǒng)來進(jìn)行，而且有利于保證數(shù)據(jù)的完整性，比如檔案內(nèi)容的完整性、檔案數(shù)量的完整性等，可以通過審批系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接，來實現(xiàn)數(shù)據(jù)按一定條件篩選后，符合歸檔條件的文件或合同等文件進(jìn)入數(shù)字檔案館記錄中，保證電子記錄的無縫過渡，不再需要檔案人員再去人力的進(jìn)行翻找檔案，對大量的實物檔案進(jìn)行人力排序，這樣會花費大量的時間及人力勞動，而且會造成丟失或缺失，通過數(shù)字檔案館，這些工作可以準(zhǔn)確的、快速的解決，通過數(shù)字檔案館只需要通過選中需要歸檔的電子文件檔案，可以進(jìn)行核對查看，也不需要再手寫實物檔案的頁數(shù)，在數(shù)字檔案館中這項工作系統(tǒng)是自動統(tǒng)計的，且電子系統(tǒng)可以自動生成相應(yīng)的唯一的檔號，避免了人工操作時造成的重號或缺號的情況。檔案整理工作中最費人力的文件裝袋及裝盒工作，但是在數(shù)字檔案館中無需在浪費這種人力操作，只需要選中需要歸檔的電子記錄，選中相應(yīng)檔案盒，將定量的文件通過電子方式裝入相應(yīng)檔案盒中，只需要通過一個裝盒鈕，就可以完成裝盒操作，只需要幾個小時就可完成。緊后還有一個同樣費時費體力的工作就是將實物檔案裝盒以后需要將盒排序，且需要逐盒的打印盒內(nèi)目錄及備考表等，還有盒的測標(biāo)簽等，這類工作估計要用掉好幾個月的時間，但是實現(xiàn)數(shù)字檔案館后，我們的裝盒操作只需要一到二個小時的時間，只需要選中相應(yīng)電子文件就可以完在，同時可以用極短的時間完成電子庫房的庫架的規(guī)劃，并將電子盒選中直接點入相應(yīng)黽子庫架上來完在上架操作，從前幾個月完成的工作現(xiàn)在幾個小時就完成了，而目錄方面更加的方便，無須再按盒手動錄入，當(dāng)電子裝盒工作完成以后，盒內(nèi)的目錄入備考表都會自動生成，完整的一個歸檔的工作就完成了。

四、積極轉(zhuǎn)變工作及服務(wù)意識，拓寬服務(wù)渠道，積極開發(fā)檔案工作服務(wù)的廣度及范圍。檔案工作最終的目的是為了檔案方便利用，如果沒有利用工作的實現(xiàn)，檔案管理就失去了利益，如何給經(jīng)營者提供決策依據(jù)，如何圍繞企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中心使檔案發(fā)揮他的作用，為推動企業(yè)生產(chǎn)發(fā)揮作用，就是通過提高檔案的服務(wù)工作，從前檔案的利用工作沒有深度推廣，大家沒有意思要通過檔案來尋找歷史的經(jīng)驗，或通過提取不同時期的檔案來分析提取出有利于工作的方法及經(jīng)驗，大部分都是依靠大家的工作經(jīng)驗來決定，必須有造成失誤的可能性，檔案利用在國外非常的普及，從每年國外的各大檔案館檔案資料的調(diào)取數(shù)據(jù)就可以看了，可我們國內(nèi)的檔案館的調(diào)取據(jù)相對而言要少很多，這就證明我們國內(nèi)檔案利用工作還沒普及，所以我們要加大檔案的宣傳力度，努力推廣檔案利用工作的普知性，這樣人們才可以認(rèn)識到檔案中記錄的歷史數(shù)據(jù)，通過大數(shù)據(jù)分析同，對我們現(xiàn)在的決策可以起決定性用作。

適應(yīng)社會的需要，社會的發(fā)展與變革，努力推動新時代檔案工作的步伐，開辟新的檔案服務(wù)模式，促使檔案信息化、電子化更加成熟，是我們盡期各檔案部門著重要做的工作，面對新的時代，新的挑戰(zhàn)，檔案部門及檔案工作者更需要努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高自己的專業(yè)技能，提高檔案人員的信息化操作水平，冷靜思考，沉著應(yīng)對，及時調(diào)整及優(yōu)化檔案管理工作的制度及規(guī)范，突破傳統(tǒng)時期檔案工作的思想模式及工作方式 ，努力開拓更適應(yīng)現(xiàn)代社會的工作方式，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，努力在開拓中發(fā)展，提高創(chuàng)新發(fā)展，提高服務(wù)意識，拓寬檔案服務(wù)范圍，使檔案工作跟上時代的節(jié)奏。