論檔案數字化及數字檔案館的發展

李維娜

【摘 要】隨著社會發展，科技的發展，信息化、數字化，已經成了大眾人群生活的一部分，且現在全社會都在重視大數據的發展，只要掌握了大數據，可以了解過去，發展過程，通過集中這些數據并分析，來預知末來，就像是電影中可以預測未來的情節，不同的是電影是虛幻的，而現實中我們是通過現代化的手段。

【關鍵詞】檔案館；檔案數字化；檔案管理

隨著社會發展，科技的發展，信息化、數字化，已經成了大眾人群生活的一部分，且現在全社會都在重視大數據的發展，只要掌握了大數據，可以了解過去，發展過程，通過集中這些數據并分析，來預知末來，就像是電影中可以預測未來的情節，不同的是電影是虛幻的，而現實中我們是通過現代化的手段。而且我們存儲的檔案文件 ，不在是單一的紙質文件，而是有圖像、多媒體、聲音等多樣化的檔案，使檔案更加完整。

我們的檔案也是如此，歷史上檔案給人們的印象就是一個大大的屋子做為庫房，里面一排排的架子，按一定順序或索引方式排列著各代各年各類的檔案，而查詢也是需要依靠厚厚的目錄，需要很長的時間才可以查詢到所需要檔案所在庫屋里的位置，當然前提是要有人去周而復始的詳細記錄，保存完好并完整的目錄臺賬，否則你什么都無未能查詢到。

當前社會，科技發展，信息發展，我們的檔案事業也融入了檔案數字化的隊伍中，檔案從收集到最后歸檔上架都可以通過電子數字化完成，通過計算機及網絡及時實現檔案的收集、整理、編號、裝盒、上架進庫等工作，也同樣方便日后查詢及調取。

檔案的收集工作：通過與合同相關電子系統對接按一定條件讀取數據進入檔案系統，可以保證數據的完整與齊全，完全避免了合同丟失的問題。對與讀入檔案系統的合同可以設置自動篩選條件，可以大大降低無用工作，如一些沒有生效履行的合同等按電子的篩選條件不會被讀入數字檔案館的記錄中，不會對后面的一系統歸檔工作產生影響。

檔案的整理工作，目前因為檔案數字化剛剛開如，大家還心存疑慮，故而紙質合同無法完全放棄，會雙向存儲，既保留紙質也保存電子，即使這樣，紙質合同也可以做到有證可查，可以歸檔一份完整的內容，檔案沒實現數字化前我們是無法確定歸檔時紙質合同是否與審批時完全完整。當然，隨著科技及電子的成熟及發展，及人們對檔案數字化信任度的改變，檔案的整理過程可以完全實現數字化、自動化。

檔案編號工作，過去的檔案都是通過檔案人員手寫編號，會造成很多客觀錯誤，比如重號、漏號等，但實現檔案數字化后就不出會現這種問題，因為電子系統會按檔案管理人員預設的條件將檔案分類進行編號，也就是大家常數的二維數，每份檔案的二維碼都是單一不重復的，二維碼會自動顯示在相關電子檔案的首面相關位置中，一切的操作均由電子自動完成，用時幾分鐘而已。由于是上述操作都是系統自動完成，大大減少因為人為因素造成的錯誤，為檔案的查詢工作做好基礎保證。當然目前有些單位是紙質與電子雙路保存，那么電子的編號已經完成，紙質可以按照電子系統中的順序進行整理排序，最后在每份經質檔案上打印系統顯示的編號，或打印出二維碼粘在紙質檔案上，方便查詢紙質文檔。

檔案的裝盒工作，傳統檔案工作時期，裝盒工作量十分巨大，需要估算盒的可裝容量，手動錄入打印盒內目錄、備考表、盒脊內容，需要將檔案按順序放入，并放入相關目錄備考，再盒面上蓋上相關年份等印章，并粘貼盒脊。但檔案數字化以后，這些問題都十分輕松的解決，我們通過電子管理界面只需要設定一盒的電子容量，將電子系統已經排好順序的檔案按預設盒的容量選中放入電子盒中，完成裝盒工作，在點擊相應報表選項，自動生成所有盒的盒內目錄及備考，這些工作最多一個多小時，而傳統時期這項工作的完成少說需要一個月或更久，而且還是一個最大的好處，就是省去了買實物檔案盒的成本，為企業的運營成本節省了一大批開支。針對目前雙路保管過渡的單位，則需要將紙質合同與電子記錄相對應并裝入與電子相對應的盒號的盒中，盒內目錄及備考表都是系統自動生成，需要打印出來后，分別裝入相應盒中。

檔案的上架進庫工作，傳統時期的上架工作可是就考驗檔案人員體力的工作，需要檔案人員將檔案按順序依次移到庫房，中途要保證檔案安全完整，到庫房后需定位庫架，粘貼相關標簽后，人工將每盒檔案按層依次擺放。檔案數字化，這些工作完全不用體力，因為在電子系統中，可以建立電子庫房，用時幾分鐘將電子庫房的庫架進行設定，一層電子層可以放多少盒，一個架的層數等，然后將已經裝盒的檔案依次點擊裝電子架，檔案的一個完整歸檔工作結束，整個上架工作用時不會超過20分鐘，如果檔案量少幾許幾分鐘就完成了，傳統時期的這項工作最少用時也要幾天。當然傳統時期存放檔案還需要實物庫房，需要投入很多人力及物力，但檔案數字化后，庫房完成電子化，所以完成可以不再設立實物庫房，而且也節省的配置檔案管理人員的投入。雙路保存過渡的單位則還需要將已經裝好檔案的盒按順序般運到庫房，按電子庫的架號順序將文檔盒上架，以后查詢檔案就十分方便了。

前面分別介紹了檔案歸檔工作的各環節的操作，但最終是為方便查詢而做的前期工作，檔案數字化后可以通過近期及遠程調用查詢檔案，可以開發軟件直接連接到檔案管理人員處，提出查詢需求，或如果有保存電子檔案的二維碼，可以直接發送二維碼給檔案管理人員，檔案人員在電子臺賬中可以直接搜索，查到相應電子架號后可以能過電腦調出電子內容提供閱覽，這樣不管查詢的人是在本地，還是在外地，只要通過網絡與企業內部的電子檔案館聯接，就可以即時的查詢到所需要的資料，大大提高了工作效率。當然，雙路保管的企業，可以實現上述的電子查找，也可以通過檔案人員查詢到電子庫架號后前往實物庫房，調取紙質檔案，提供給查閱者實場閱讀。但是隨著檔案數字化的不斷發展，最終要實現的目標是查詢電子化、閱覽電子化。

當然檔案數字化的優缺點。首先，我們總結一下數案數字化的優點：（1）于部門及公司立卷歸檔制度的落實，檔案不會出現缺失。（2）檔案管理、調用不再受時間及工作環境及地點的限制，大大提高了工作效率。傳統時期，我們查詢檔案可能需要在工作時間，而且需要前往在檔案館所在地方查詢，實現檔案數字化后，我們可以通過電腦、網絡、手機終端等都可以連接到公司的數字檔案館，需要檔案管理人員授權或批準后在一定時間段內可以進行查閱，這樣就可以快速的得到你所需要的資料。（3）檔案數字化管理提高了檔案利用率及檔案內容的信息開發。傳統時期我們查詢檔案，可能只能查詢到一份檔案，實現檔案數字化后，我們可以通過數字檔案館中的檢索條件或工具，找到所有符合或相關的文件，這樣可以不僅可以實現單份文件的查詢，也可以查詢到同一事件的若干歷史性的電子文件。

綜上所述，隨著社會的進步，科技的發展，效率要求的提高，檔案數字化，實現數字檔案館是必須的趨勢，使我們的檔案不再只是一堆厚重的紙張，而是變成了多元化的電子數據檔案，所以，我們需要努力的去推動數字檔案館及檔案數字化的實現，從而將它變成一個強有力的巨大數據庫，為我們的大數據分析提供能量。