淺談通信科技檔案管理

趙民

【摘 要】隨著社會進入信息時代和知識經濟時代，通信技術在社會各領域中得到了更為廣泛的應用，人們更清晰的認識到了記載通信科技成果及通信信息的通信科技檔案的重要性，檢索、查閱、分析和研究通信科技檔案也越來越被重視，因此，做好通信科技檔案管理工作已成為通信企業建設與發展的一項重要任務。

【關鍵詞】檔案概念；檔案特點；檔案管理

一、通信科技檔案的概念

通信科技檔案是指直接記錄和反饋通信企業在生產、基建、科研等科技活動的、有保存價值并通過整理歸檔的科技文件材料。其中包括應歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件，是通信企業檔案管理的重要組成部分。通信科技檔案的種類較多，如工業生產技術檔案、基本建設檔案、設備檔案、自然科學研究檔案、測繪檔案等。通信科技檔案具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能，能夠促進通信生產發展和提高科技效益。

二、 通信科技檔案的特點

1.專業技術性：通信科技檔案的專業特點是通信科技檔案最突出的特點之一，不僅使它們同一般檔案有所區別，而且使不同專業形成的通信科技檔案彼此之間互相區別。因此，專業性是實現通信科技檔案科學管理的重要依據之一，例如通信科技檔案工作管理體制的確立、通信科技檔案的整理分類等，都建立在通信科技檔案專業性特點的基礎上。

2.成套性：相對于其他通信檔案，通信科技檔案最鮮明的特點就是成套性，即圍繞一個科研項目的進行，有規律地形成一系列配套的相關科技文件資料。

3.可變動性：在各門類通信檔案之中，以通信科技檔案的種類最為繁多、類型最為復雜，且不斷的更改和補充。通信科技檔案在使用過程中，發現有錯誤，可立即在文件上修改。如該項目采用了新技術、新標準、新材料而變更設計，既可以在文件上修改，也可以更換新文件。

4.復用性：通信科技檔案可以重復套用。它記錄和反映著企業的科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然可以大量地、重復多次地照搬套用。

三、 通信科技檔案的重要性

隨著時代的發展，通信科技檔案在整個通信檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。通信科技檔案的重要性在于：

（1）通信科技檔案是通信科技發展的催化劑；

（2）通信科技檔案是通信知識形態的生產力；

（3）通信科技檔案是通信企業文化的重要組成部分，是企業成功的金橋；

（4）通信科技檔案是通信企業經濟效益和社會效益的記錄載體。

四、 通信科技檔案管理目前存在的問題

（一）單位領導重視程度不夠

通信企業領導更注重生產環節可以直接產生經濟效益的部分，而因為通信科技檔案的管理工作一般都是在最后的環節來進行，短期內無法看到由其帶來的效益，因此對于通信科技檔案管理所能產生的經濟效益并沒有被直觀的認識到，在思想意識上沒有上升到一個高度，使得通信科技檔案管理工作的發展比較遲緩。

（二）從事科技生產活動的人員檔案意識不強

在工作中，同喜科技生產活動的人員歸于自己產生的生產效果一般都看的非常重要，不愿將自己的研究成果公布于世或者是上報相關管理部門，往往是字及偷偷地收藏著，這種狹隘的行為往往造成了資源的浪費甚至是流失，造成了不可估量的損失；個別的即使將自己的成果公布出來或者是去相關部門備案的，也存在不完整，在信息科技發展如此快的今天也落在了別人的后面，造成了不可估量的損失。

（三）從事通信科技檔案管理的人員能力普遍不高

通信科技檔案管理看似是將通信檔案進行收收發發，但是真正的能夠從事這種工作的人員需具備相對的專業知識，專業知識的欠缺往往造成資源的浪費及流失，使得原本應該整合的信息出現紕漏，不自覺的就會引起誤導及錯誤，往往人員能力的不高常常引起檔案管理工作的效能低下及工作浪費，造成許多不可挽救的后果。

（四）順應社會發展潮流，加強自動化投入、人員培養

就目前的中國現狀來看，通信科技檔案管理需要政府部門的扶持與投入，但是現狀確實政府部門主要抓經濟建設而忽略了通信科技檔案管理的資金投入，資金投入的減少，往往造成應有的規模達不到預期的想發，引起通信科技檔案建設只停留在口頭上沒有真正的實際去操作，成為了形象工程，使得通信科技檔案管理落后與其他國家，造成后期信息查找的不必要工作；其次，相關專業人員的確實也使得我國的通信檔案管理工作步履維艱。

（五）通信科技檔案管理工作較為復雜

傳統的通信科技檔案是是以紙質的文字和圖的形式進行來反映相關項目的技術及進行保存，這種以紙質的實行造成的最大的弊端就是：你需要用大量的空間、時間、人力和物力進行整合及保存看管，往往一次的查詢就造成很大的人力資源的浪費，而這種負責的體力活就引起了相關管理人員的不情愿情緒，造成了無人愿意從事這種檔案管理工作，使得原本應該歸檔的檔案和需再次使用的檔案不翼而飛。

五、改善通信科技檔案管理的相應方法

（一）轉變觀念，加強全體人員檔案意識

改變固有的傳統思想，加強現代通信科技檔案管理相關知識的學習，使得現代通信科技檔案管理留與相關從業人員心中，這種學習不僅僅是個別專職人員的學習，而是從上到下的全方位的人員的學習，加強相關領導對現代通信科技檔案管理的重視意識。

（二）完善通信科技檔案管理的基礎設施建設

相關部門應該出臺相關政策對通信科技檔案管理進行扶持及資金、人員的投入，學習并借鑒相關先進的現代通信科技檔案管理的方法及經驗，在與我國的相關實際相結合，建設一套符合我國現有基本國情的通信科技檔案管理方法，并加強相關基礎設施的建設。

（三）標準化、規范化管理，完善相關規章制度

通信科技檔案管理的相關工作應在遵循客觀規律的前提下充分發揮人的主觀能動性，而這種主觀能動性的發揮應建立在相關的標準與規范的規章制度之下，完善的規章制度是建立符合我國需要的通信科技檔案管理的前提，只有這樣才能規范相關從業人員的行為及道德水準。

（四）按照通信科技檔案管理規定，嚴格規范從事人員行為

通信科技檔案管理的建設工作是一項極為細致有復雜的工作，相關從事人員必須保證所收集的通信檔案具有正確性及完整性，因此應建立相應的獎罰措施以規范從事人員的行為和提高收集工作的積極性。同時，只有按照通信科技管理規定來進行操作，才能保證通信檔案的前期收集、中期整理、后期管理減少失誤的可能性，保證通信檔案管理工作的良好的、正確性的開展。

六、結束語

通信科技檔案管理的建設與完善不僅僅是對通信行業發展產生積極作用，它還會對我國的社會主義現代化建設產生積極地影響，通信科技檔案的完善將會對我國的相關企業及全體民生產生積極地影響，促進我國的現代經濟建設及完善。因此，只有建設完善的符合我國現代經濟建設的通信科技管理檔案，才能更好地推動我國的社會主義現代化建設，不斷地、更好地適應我國企業及人民發展的需要；建立現代化的適合我國的通信科技檔案管理勢在必行。