工程管理中的溝通管理問(wèn)題淺述

蔣濤

【摘 要】伴隨著我國(guó)建筑業(yè)數(shù)量上巨大發(fā)展的是人們對(duì)于提高建筑工程質(zhì)量的迫切要求。在建設(shè)工程中，甲占雙方的矛盾時(shí)常體現(xiàn)在利益上的沖突。引發(fā)這些沖突的原因經(jīng)常是因?yàn)榧滓译p方的溝通存在問(wèn)題，工程管理團(tuán)隊(duì)的溝通管理是就起著重要的作用，是很重要的一個(gè)因素。本文分析了工程管理中的溝通中的問(wèn)題原因，提出了解決策略，以供參考。

【關(guān)鍵詞】工程管理；溝通中問(wèn)題；原因；策略

一、溝通中問(wèn)題原因分析

在工程項(xiàng)目的發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的很多問(wèn)題，究其原因其實(shí)質(zhì)都是溝通管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。比如在施工過(guò)程中因?yàn)榧追降脑蚧蚴且驗(yàn)椴豢梢?jiàn)因素造成的施工工作増加，施工單位從項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的施工經(jīng)理處得到的答復(fù)是："先施工，保證工期；再和甲方議價(jià)。"甲方從施工管理團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目經(jīng)理處得到的建議是："先確認(rèn)工程量和新增造價(jià)，再行施工，免為今后的定價(jià)工作造成麻煩。"送種都是從項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)得到的，對(duì)一個(gè)問(wèn)題的指令內(nèi)容卻是截然相反答復(fù)的情況反復(fù)發(fā)生，尤其是處于工程項(xiàng)目的核也和主導(dǎo)地位的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)經(jīng)常向外發(fā)送彼此矛盾的信息，其對(duì)整體工程項(xiàng)目的實(shí)施開(kāi)展帶來(lái)的危害可想而知。還有的情況是，比如工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)中的繪圖員在計(jì)算工程量時(shí)發(fā)現(xiàn)施工方申報(bào)的核算數(shù)據(jù)有出入，在不通知己方項(xiàng)目經(jīng)理和施工經(jīng)理的前提下就獨(dú)自與施工方的預(yù)算報(bào)價(jià)人員直接溝通。甚至在對(duì)工程現(xiàn)狀不完全了解的情況下，就工程量，單價(jià)，晶牌等工程敏感話題與乙方或甲方有關(guān)人員展開(kāi)討論。其討論工作的結(jié)果，因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的流程支持，所從反應(yīng)到施工現(xiàn)場(chǎng)上，必然是各說(shuō)各話，互不相讓。

二、管理中的溝通管理問(wèn)題的策略

（一）項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的溝通管理建議

在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，整體項(xiàng)目尚處于設(shè)計(jì)和明確用戶(hù)需求階段。這時(shí)工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的對(duì)溝通的管理應(yīng)該，以專(zhuān)業(yè)的態(tài)度從全局角度，適時(shí)分階段的安排各設(shè)計(jì)服務(wù)單位與甲方最終用戶(hù)分別溝通。用于在此階段，用戶(hù)方對(duì)自身的具體需求還不是十分清晰，需要通過(guò)與各設(shè)計(jì)單位的多輪溝通論證后，才能最終清晰地表明自己的真實(shí)的，客觀的需求。而在此階段，設(shè)計(jì)單位在前期往往不愿意投入過(guò)多人力資源。因?yàn)樗麄儠?huì)任務(wù)開(kāi)始幾輪對(duì)“草案設(shè)計(jì)”的討論，最終不一定能體現(xiàn)在最終方案上，因此在初期階段，其主要設(shè)計(jì)人員不愿意參與用戶(hù)方的溝通工作。

工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)提前預(yù)計(jì)到這種情況，做到未雨綢繆。首先，應(yīng)在項(xiàng)目的準(zhǔn)備期上多投入時(shí)間預(yù)算。為用戶(hù)方和設(shè)計(jì)方流出足夠的時(shí)間對(duì)前期的規(guī)劃設(shè)計(jì)盡量做到，要點(diǎn)不遺漏，對(duì)總體設(shè)計(jì)的溝通驗(yàn)證很充分。在這個(gè)階段，工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)因該由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭，設(shè)計(jì)做配合，參與到用戶(hù)方和設(shè)計(jì)方的溝通中，在用戶(hù)和設(shè)計(jì)方中間起到見(jiàn)證人的作用。并在不影響用戶(hù)方和設(shè)計(jì)方溝通的前提下，適當(dāng)參與意見(jiàn)，并作及時(shí)總結(jié)。爭(zhēng)取以定期例會(huì)的形式，為雙方創(chuàng)造對(duì)話溝通的環(huán)境和工作交流習(xí)慣。每次設(shè)計(jì)溝通例會(huì)后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，以書(shū)面的形式發(fā)送雙方，并要求雙方及時(shí)反饋。發(fā)現(xiàn)雙方就某一問(wèn)題有理解不一致的地方，以見(jiàn)證人的身份，立刻展開(kāi)單向溝通，以更正對(duì)方的理解偏差，避免時(shí)間浪費(fèi)，做無(wú)用功。如果電話單項(xiàng)溝通不能解決問(wèn)題，就需要在下次例會(huì)中作為專(zhuān)項(xiàng)議題進(jìn)行集中討論。設(shè)計(jì)例會(huì)一般以?xún)芍軙r(shí)間安排一次為宜，時(shí)間過(guò)短，影響設(shè)計(jì)方的工作質(zhì)量。時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，使用方會(huì)對(duì)自己的建設(shè)意圖構(gòu)想產(chǎn)生過(guò)多的設(shè)計(jì)驗(yàn)證需求，對(duì)整體建設(shè)項(xiàng)目的時(shí)間安排產(chǎn)生浪費(fèi)。

在項(xiàng)目初期對(duì)使用方和設(shè)計(jì)方的溝通管理，應(yīng)該以全面，充分為原則。一旦形成結(jié)論，就應(yīng)該如實(shí)記錄，并通知雙方。為下一步的工作做好鋪墊。工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)價(jià)值表現(xiàn)在：要根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整體設(shè)計(jì)流程有清楚地預(yù)判，合理的把設(shè)計(jì)工作分成幾個(gè)相互連接的階段。即需要包括全部的工作內(nèi)容，又不會(huì)對(duì)雙方的工作造成重復(fù)浪費(fèi)。一般的步驟是：工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)先行溝通用戶(hù)方就某一內(nèi)容提出使用需求：再由工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)傳遞給設(shè)計(jì)單位；設(shè)計(jì)單位完成工作后，由工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)安排使用方和設(shè)計(jì)方例會(huì)討論；然后由設(shè)計(jì)方劉一設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改或由使用方便更使用預(yù)想；最終，使用方和設(shè)計(jì)方意見(jiàn)達(dá)成統(tǒng)一，并雙方共同遵守執(zhí)行，作為下一步工作的基礎(chǔ)。在以上的工作中，加強(qiáng)溝通管理是取得成功的關(guān)鍵。工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目經(jīng)理因該居于主導(dǎo)地位，發(fā)起，推進(jìn)，鑒證整個(gè)溝通過(guò)程。該項(xiàng)目經(jīng)理適當(dāng)?shù)倪x擇溝通參與對(duì)象，并對(duì)溝通結(jié)果達(dá)成的合理時(shí)限有清晰的預(yù)判，是在設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段完成項(xiàng)目管理的重要條件。

（二）項(xiàng)目施工階段的溝通管理建議

在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工期間的溝通管理尤其重要。項(xiàng)目準(zhǔn)備期間所有工程建設(shè)構(gòu)想都需要在施工期間具體實(shí)現(xiàn)，同時(shí)為今后的項(xiàng)目竣工并順利交付使用打下良好基礎(chǔ)。另外由于這一時(shí)期的項(xiàng)目參一與方最多，所以加強(qiáng)溝通管理尤其重要。在這一時(shí)期項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的主要溝通方式是組織設(shè)計(jì)方和各施工協(xié)作方參與的項(xiàng)目例會(huì)和為甲方傳遞現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際施工進(jìn)展情況的工程報(bào)告。

建筑施工項(xiàng)目的完成是一個(gè)需要各施工協(xié)作方共同合作的過(guò)程。在施工期間內(nèi)各協(xié)作方有必要設(shè)立周期性的例會(huì)以溝通協(xié)調(diào)在實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題。

（三）項(xiàng)目竣工階段的溝通管理建議

項(xiàng)目竣工交付使用時(shí)期的溝通，主要是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)最終完成項(xiàng)目管理，收集所有工程信息，并按一定的方式整體提交給甲方以備查詢(xún)的過(guò)程。 在項(xiàng)目收尾階段，一般施工協(xié)作單位的主要精力都已轉(zhuǎn)到了其它工程項(xiàng)目上，除催請(qǐng)支付工程尾款外，對(duì)本項(xiàng)目的其它工組已不會(huì)積極參與。這就要項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)提前規(guī)劃溝通方案，以避免后期掃尾工作沒(méi)人干的尷尬。在這一時(shí)期項(xiàng)目例會(huì)安排一般不要提早結(jié)束，以使溝通參一與方能即使參與有關(guān)問(wèn)題的溝通；同時(shí)在發(fā)送會(huì)議紀(jì)要時(shí)分項(xiàng)明確每一個(gè)遺留問(wèn)題的解決方案，解決方案執(zhí)行方，和問(wèn)題解決時(shí)限，再要求有關(guān)施工協(xié)作單位及時(shí)反饋確認(rèn)。并在隨后的工作中安排專(zhuān)門(mén)人員隨時(shí)以電話，Email的形式督促執(zhí)行人確實(shí)遵照約定開(kāi)展工作和了解工作進(jìn)展?fàn)顩r。

在這一階段，溝通的主要議題的特點(diǎn)是涉及合同金額和施工規(guī)模都比較小，問(wèn)題比較瑣碎，各個(gè)問(wèn)題之間一般相互獨(dú)立沒(méi)有關(guān)聯(lián)性。針對(duì)這些特點(diǎn)，必須施行切實(shí)有效地溝通管理方案。在這一時(shí)期可以不遵照項(xiàng)目前期準(zhǔn)備和主要施工期間的溝通管理程序。由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況，把需要跟蹤解決的問(wèn)題分配到項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員。大家共同開(kāi)展點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的溝通檢查工作。其溝通的對(duì)象主體一般也可以根據(jù)實(shí)際情況由設(shè)計(jì)單位或施工單位的高層主管調(diào)整到具體實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)操作的個(gè)人。其主要目的就是在項(xiàng)目正式交付使用前，盡可能多的解決施工遺留問(wèn)題，為甲方入住后避免使用上的麻煩。

三、結(jié)束語(yǔ)

管理團(tuán)隊(duì)的溝通管理貫穿于工程項(xiàng)目的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制的全過(guò)程。在建設(shè)項(xiàng)目中由于各參與方所處位置不同，工作背景，教育程度和對(duì)建筑工程的了解程度不同，建設(shè)項(xiàng)目各參與方都有不同的溝通方法，溝通原則，溝通渠道，甚至是不同的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)和表述方式。因此居于管理位置的團(tuán)隊(duì)有必要分析溝通中的問(wèn)題原因，切實(shí)做好溝通管理工作，保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

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