高校教學檔案管理存在的問題及對策

姚國勤

（羅定職業技術學院云浮527200）

高校教學檔案管理存在的問題及對策

姚國勤

（羅定職業技術學院云浮527200）

教學檔案是指教學活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學文件材料，是衡量高校教學管理水平和教育教學質量的重要標志之一。當前的高校教學檔案管理模式主要是分級、分類管理模式，高校教學檔案管理仍然存在一些比較突出問題，相應的對策有：完善教學檔案管理機制、創新教學檔案管理模式、提高管理人員業務素養、建設信息化教學檔案管理。

教學檔案 檔案管理 管理模式 教學管理

教學檔案是指教學活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學文件材料，是學校教學活動的真實記錄，是衡量高校教學管理水平和教育教學質量的重要標志之一。［1］教學檔案異常龐雜，僅與教學緊密相關的就包括專業設置、課程教學大綱、教學計劃、教學總結、教材、人才培養方案、課程信息、師生信息等。高校教學檔案有來自上級主管部門的材料如通知、文件等；有來自本校教學行政管理部門的材料如學生處的招生、分配名冊，教務處的學籍管理、成績材料等；有來自教師的教材、教案、輔導資料、聽課評課記錄、科研成果等；有來自學生的畢業論文、畢業設計、實驗報告等。教學類檔案通常以紙質材料為主，也有照片、視頻、錄音、光盤、獎狀、證書等實物材料。

高校教學檔案具有重大的參考價值、傳承價值、憑證價值以及激勵價值，特別是隨著高校學科建設、教學科研評估等重大活動的需要，教學檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來越重要。［2］因此，加強教學檔案管理工作研究對于進一步規范教學管理和教學活動，深化教學研究以及提高教育教學質量等方面具有重要意義。

一、當前高校教學檔案管理存在的主要問題

當前高校教學檔案管理模式主要是分級、分類管理模式。這種管理模式通常是對教學檔案實行校級和院系級兩級管理，學校一級主要對各教學檔案部門做統一管理，院系一級主要負責具體的教學檔案管理。從分工上講，校級管理的重點是對教學檔案進行總體全局的管理，主要任務是制定教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規定；院系管理的重點是對教學檔案的細節管理上，主要任務是保管各院系所產生的教學計劃、教學管理文件等。從管理的內容上講，學校一級主要負責教學文件及規章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務考務檔案、學籍檔案、學位檔案等；院系一級主要負責教學建設檔案（包括教材、課程、教學和實習檔案等）和教學管理檔案（包括教學質量評估、課程表、考試安排、科技制作、畢業論文等教學檔案）。

高校教學檔案管理仍然存在一些比較突出問題：［3］

1、教學檔案管理制度不健全

院系教學檔案建設與管理是全國高校教學工作重心下放過程中產生的新事物，目前許多高校還沒有制定適合院系教學檔案管理的各項規章制度，使教學檔案管理存在很大隨意性。在日常的教學管理工作中，各二級學院或教學系部缺乏有效的檔案管理規定和監督措施，參與教學活動的相關人員責任不明，規定時限要求未得到充分執行，未輔以相應的考核和獎懲措施，辦公室及行政崗位教師缺乏建立和保存教學檔案的意識，不能按時完成建檔、歸檔工作。有些二級管理部門平時缺乏檔案積累，教學工作中形成的文件材料沒有及時的歸檔，即使歸檔了也不齊全，常常發生事后補檔的情況，嚴重影響了檔案管理的嚴肅性和科學性；還有些部門歸檔范圍不明確，有些應歸檔的教學文件材料沒有收集歸檔，沒有進行科學系統的分類，歸檔材料整理雜亂無章，不方便檢索和查找。因此，無法滿足教學和教學管理工作需要，嚴重影響了院系教學檔案的利用和教學管理的質量。

2、教學檔案管理部門權責不明

教學業務部門與檔案管理部門是兩類相對獨立的部門，兩個部門各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，必然出現文件的形成與歸檔脫節，檔案部門不能參與到文件材料積累過程中，造成歸檔材料不全面。部分二級學院或教學系部領導對教學檔案管理工作的重要性認識不足，沒有把教學檔案管理工作當成一項常規性的教學管理工作來做，造成了教學檔案建檔困難，無法形成統一管理、資源共享、統一利用的良好運行模式。造成上述問題的主要原因是各部門權責不明：高校的檔案管理部門只重視對學校層面教學檔案的建設與管理，特別是那些反映學校基本歷史、重要文件、重要會議、全局性且有長遠利用價值的教學檔案進行管理，忽視了對院系教學單位日常性教學檔案的建設與管理；院系部門檔案意識不強，只注重教學工作，不重視教學檔案工作。

3、教學檔案管理人員業務能力有待提高

大多數的檔案管理員不是檔案學專業出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，檔案材料的收集與整理很不規范。特別是二級學院和教學系部的檔案管理往往是由兼職檔案員做，這些兼職教師平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，根本無瑕顧及檔案的優化管理，致使移交到學校的教學檔案材料不規范、不完整。兼職檔案管理人員大多數身兼數職，日常事務繁忙，不能潛心專注開展教學檔案各項工作；許多人也缺乏檔案專業培訓與進修，對檔案業務知識不熟悉，還有的院系檔案人員經常變動，影響了檔案材料收集的全面性和檔案整理的連續性。因此，致使教學和教學管理過程中形成的有價值的文件材料不能及時整理、立卷，大量的教學檔案成捆的堆放在一些閑置的辦公室角落里，給教學檔案的管理帶來很大的安全隱患。

二、高校教學檔案管理的優化策略

1、完善教學檔案管理機制

高校應根據《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規范》制定院系教學檔案管理規章制度，從制度上規范教學檔案管理工作。要制定各個部門的教學檔案工作職責，明確校級檔案管理部門、教務處、院系各教學單位以及單位負責人、專（兼）職檔案員、教研室主任、專任教師等在教學檔案管理和教學檔案形成過程中各自所承擔的責任；要制定出嚴謹、完善的歸檔制度，明確歸檔要求，細化各院系教學檔案歸檔范圍和歸檔時間，確保歸檔材料齊全完整；要建立教學檔案評估制度，根據院系教學檔案實際，擬定評估指標，定期開展評估檢查，促使各院系重視和支持教學檔案工作。要想使高校教學檔案的價值得到更有效的發揮，必須進一步健全和完善高校教學檔案運行機制，按照“集中管理、同步管理、專人管理”的方式和全程管理、全面管理、全員管理的“三全原則”，進一步健全和完善高校教學檔案規范化、科學化、制度化體系建設，特別是要充分調動管理人員和廣大教師的積極性、主動性，形成良好的合作機制。

2、創新教學檔案管理模式

根據目前高校教學工作的實際情況，解決辦法是建立教學檔案三級管理模式。［4］第一級是學校檔案館（處）；第二級是教務部門、學務部門、招生就業等處室部門；第三級是各二級學院或教學系部辦公室，通過三級管理模式優化教學檔案的建檔質量。借助這個服務體系建立一個良好的合作平臺，在教務處、學生處、各二級學院和系部設立專門的教學檔案資料室和教學檔案管理崗位，使得學校、教學管理部門、教學人員、各二級學院和系部的檔案工作能夠遵守統一的規范和歸檔程序，按照本校檔案管理辦法實施細則、文書檔案歸檔范圍和保管期限、教學檔案管理辦法等要求，按照“形成者——時間——類別”等分類標準收集、保管有關教學和學生管理方面的檔案材料，定期由各二級學院、教學系部將歸檔材料上交到學校教學管理部門進行信息匯總審核，審核后由學校教學管理部門把檔案材料信息再次匯總成紙質版和電子版統一上交到學校檔案館（處），對教學檔案進行合理規劃、統一編庫，入庫上架，從而保證高校教學檔案管理工作走上有序化、科學化、規范化的軌道。

3、提高管理人員業務素養

要加強高校專兼職檔案人員檔案管理專業化培訓，不斷提高其業務素質，提高檔案管理水平。通過教學檔案管理實際工作摸索出教學檔案管理人才培養的新模式，加強管理員的培訓上崗力度、健全管理員的考核與激勵機制，通過對檔案管理人員進行愛崗敬業教育、業務培訓、檔案管理理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業發展需求之間的差距，不斷提高終身學習的意識和能力，使其成為具有較高的業務素質、較強的技術技能、管理能力和創新能力的新一代檔案管理者。為加強干部隊伍建設，提高檔案人員素質，必須建設一支素質高、業務精的專（兼）職檔案干部隊伍，整合教學檔案人力資源，保證教學檔案管理人員的穩定性，尤其是各院、系的兼職檔案員，一定要選擇責任心、使命感強的管理人員，加強對兼職檔案員培訓教育，提高兼職檔案員的工作積極性，提升他們的工作能力，從而保證院、系教學檔案工作的連續性和穩定性，保證整個檔案管理工作的可持續發展。

4、建設信息化教學檔案管理

教學檔案的信息化是現代檔案管理的一個必備要求。在這個知識信息爆炸的時代，教學檔案作為一種信息儲存方式，必須要用現代信息技術提高工作效率，充分利用計算機和校園網，將網絡版檔案管理系統與學校辦公自動化管理網絡相結合，建立檔案管理局域網，做到檔案收集、管理、利用的網絡化，把靜態的教學檔案信息變成動態的信息，實現教學檔案信息資源共享，從而更好地為學校教學和其他各項工作服務。信息化教學檔案的管理，首先是要改進基礎設施，將所需的硬件系統以及軟件信息系統安裝好，培養專門型人才來進行操作管理；其次是改進工作方式，如實現辦公自動化，通過互聯網來發布教學檔案管理的制度、通知信息等，與其他部門之間溝通也可以通過電子郵件或者網絡交流平臺等，以便可以隨時隨地的進行溝通。高校教學檔案管理、開發和利用必須朝著科技化、信息化、智能化的方向發展，要將各類紙制檔案盡快轉化為數字檔案；要充分利用高校科研資源雄厚的優勢，積極引導相關科研人員開發高校教學檔案管理系統，利用信息化服務平臺，特別是要利用大數據、云技術來提升高校教學檔案的管理水平。［5］

總之，高校教學檔案是高校歷史文化中的一個重要載體，凝結了眾多教師和管理工作者的精神財富，也是反映高校教學質量的一個重要體現，它記錄著高校教學水平的發展脈絡，亦是高校未來發展走勢的一個重要決策依據。高校教學檔案是高校在教學實踐、教學研究以及教學管理過程中積累起來的智慧和經驗，對教學管理工作、教學管理評估都具有重要的價值意義，必須提高高校教學檔案的管理水平。

［1］孫碧平.談高校教學檔案的價值體現［J］.蘭臺世界，2008，（08）：31－32.

［2］范麗娜，劉騰.高校教學檔案的價值與優化對策分析［J］.南方論刊，2014（01）：103－104.

［3］馬衛軍.淺談高校院系教學檔案的建設與管理［J］.中小企業管理與科技，2010，（10）：177－178.

［4］王顥.高校教學檔案三級管理模式初探［J］.中國管理信息化，2015，18（21）：201－203.

［5］王茹熠.高校教學檔案資源整合研究［J］.蘭臺世界，2011，（30）：26－27.

姚國勤（1980～），女，廣西桂林人，廣東羅定職業技術學院檔案室助理館員，主要從事檔案管理研究。

Existing Problems&Countermeasures of Teaching Archives Management in Colleges&Universities

Yao Guoqin
（Luoding Vocational and Technical CollegeYunfu527200）

Teaching archives are pointed to possess the preserved value formed in the teaching activities and filing the teaching docs material，and one of the important marks to measure the college teaching management level and education quality of teaching.The current university teaching archives management mode were mainly classification，classification management mode，the teaching archives management，there are still some prominent problems，corresponding measures are:perfecting the teaching archives management mechanism，the innovation teaching archives management mode，to improve business management personnel quality，information construction of teaching archives management.

Teaching archivesArchives managementManagement modeTeaching management

G278.6

B

160725-7350