略論檔案信息應變策略

王　巍

（神華國華徐州發電有限公司　檔案室　徐州　221166）

略論檔案信息應變策略

王巍

（神華國華徐州發電有限公司檔案室徐州221166）

如何提高檔案工作的應變能力，跟上時代變化的節奏，這是檔案工作中值得思索的問題。本文對檔案信息的六種應變策略作初步探討。

檔案信息應變策略

在世界科技革命浪潮的猛烈沖擊下，檔案工作作為知識積累和交流的手段之一，它必將對社會決策和社會經濟的發展起到越來越重要的影響和作用。因此，我們要審時度勢，有針對性地認真研究探討檔案信息在科學運用、交流領域中的策略，以便我們積極采取措施，大力開發檔案信息資源，盡快地適應新形勢發展的要求。

檔案信息是一種伴隨著它所記錄的活動一起形成的具有直接性的消息。如果檔案是對客觀現實的反映，其本質是現實存在，那么，我們從信息的角度來研究檔案，就可以把檔案儲存了大量知識的本質說成信息。這樣使我們能夠較多地注意檔案的內容，而不是它的載體或其它外部形式。檔案，是一個國家、一個企業擁有的資源或財富，它以信息的形式反饋應用于社會，將會是社會決策和經濟發展的決定力量。

當今世界已進入了“信息社會”的嶄新時代，檔案信息的價值也越來越被人們所重視，檔案信息得到了越來越廣泛的利用。隨著世界利技革命浪潮的到來，生產力迅速發展，科學技術日新月異。

如何提高檔案工作的應變能力，跟上時代變化的節奏，這是檔案工作中值得思索的問題。為了大力開發檔案信息資源，提高檔案信息的利用價值，要運用多種形式、多種渠道向各方面提供檔案信息，使信息利用者作出有根據、有水平的決策。現對檔案信息的六種應變策略作初步探討。

一、主動應變策略

首先，檔案工作者對自己所具有的文獻進行分類，做好加工整理等信息提供前的準備工作。

其次，根據檔案利用者的需求，檔案信息提供者及時、主動地將一些單項、專題、史料或匯編等信息資料向對方提供，供對方分析、參考。提供者提供的檔案信息越豐富、及時和深化，信息利用者越能知曉過去，把握現在和預測將來，使決策達到最優化，從而獲得最佳經濟效益。這種主動提供利用往往能起到雪中送炭的作用，產生立竿見影的效果。

如我們徐州發電有限公司堅持調查研究，確立實用、可行的編研課題，做好經常性的資料匯編工作，滿足企業生產經營各項管理需要。幾年來，我公司檔案管理人員自己編研或與有關部門合作完成了《生產經濟統計指標分析》、《安全經濟指標分析》、《徐州發電廠志》、《徐州發電廠大事記》、《年鑒》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產經營等管理工作起到了較好的指導作用。

二、被動應變策略

總結檔案信息利用者提出的各種需求，不斷地完善自己的檔案門類，必要時對自己的工作做出相應的改革，使文獻成為有價值的檔案信息，以適應對方的需求，做到有求必應。這種被動服務往往可以通過努力，變被動為主動。

企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的重要作用。例如企業檔案可以為企業經營管理決策提供必要的參考；在實施技術改造時，科技檔案作為一種技術資源，它的開發利用，可以節省人力物力財力，給企業帶來巨大的經濟效益；在處理產權糾紛時，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時，它維護企業的經濟效益和合法權益；在進行企業資產評估時，它是必不可少的重要依據。企業檔案是企業的信息資源和知識寶庫，是企業的寶貴財富。不因外部條件的影響而變化，這就為我們開發檔案這一重要信息資源提供了客觀依據。

在現階段，在我國，大量的還是紙質為載體的檔案，電子文件及電子檔案隨著我國科學技術的發展，是會大量增加的。大量紙張為載體的檔案，也要隨著我國科學技術的發展，隨著我國檔案管理實現現代化，而逐步變為采用計算機自動化檢索，并且通過信息網絡而便于企業、社會利用。而這也正是我國廣大檔案工作者所探索著的新情況和新問題。

電子文件是指在數字設備及環境中生成、以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。歸檔電子文件指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件即電子檔案。受網絡信息技術的影響，企業利用檔案信息的要求提高，企業渴求快捷有效利用檔案信息資源與傳統檔案服務受時空、地域和服務方式等因素制約的矛盾突出起來，企業檔案信息服務受傳統檔案服務框架的束縛，影響了用戶利用檔案信息的主動性與積極性，用戶與檔案部門以及用戶與檔案信息之間的距離拉大。一個檔案室只作為閱讀和儲存檔案的場所、維持開展傳統檔案服務一成不變，則不利于企業在最大范圍內發揮檔案信息資源利用的社會效益和經濟效益，不利于實現企業檔案信息資源的共享。

檔案管理現代化是企業發展的需要，也是檔案自身建設的需要。1992年開始，我廠就著手實施采用以光盤技術和網絡技術為基礎的多媒體檔案管理信息系統，結合我廠已經實行的辦公自動化（OA）系統的單軌運行，制定了建設多媒體技術數據庫信息管理、全文級圖象管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網絡的規劃，并逐步加以實施。目前，我廠已經建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網絡，開發應用了包括人事檔案、經營檔案、生產實時信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權用戶可以上網查詢所需信息，全廠各類文件的管理形成了完整的微機管理體系，基本實現了無紙化辦公。1983年以來的文書檔案已全部著錄進微機網絡，自建廠以來的科技檔案也已著錄進計算機，檔案立卷、統計、檢索、打印均實行了微機管理，科技圖書資料實現了微機管理和目錄檢索。現在，我廠檔案室配備有6臺IBM液晶顯示屏幕微機，激光打印機5臺。檔案微機管理已與廠MIS系統聯網，廠領導以及有關職能部室均可按照管理權限，在各自的工作站或檔案信息站查詢所需的檔案信息資料。

我公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統，包括繪圖儀、激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件等設備，它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖象，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現在使用的“OA”辦公自動化NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活的實現檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，我公司圖形信息系統已在公司內部網頁上線運行，包括設備圖紙、技術手冊、參數報表、設備維保等信息，并集成了其他生產和設備管理系統數據，方便了設備資料查閱和管理，提高生產技術基礎管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案（基建檔案、設備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統查閱綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案的電子文件。

筆者認為，電子檔案最好是采用紙質檔案掃描件，因為紙質檔案掃描件才能保證電子檔案與紙質檔案內容完全一致，這樣檔案用戶可以放心地不用到檔案室查閱檔案原件，只要通過局域網絡查閱檔案室的電子檔案就可以，這樣既可以方便檔案用戶，又可以有效保護檔案室的檔案原件。

企業檔案是一種重要的信息資源，企業要壯大競爭實力，振興發展，就要大力開發利用檔案信息資源，從企業檔案信息中獲取有價值的東西。例如：我公司積極開發利用檔案信息資源，主動為企業、為生產、為一線服務，取得了顯著的成績。

1、開發利用檔案，給企業帶來明顯的經濟效益

我公司從1994年開始探討對4臺125MW和4臺200MW機組全面改造方案，我公司綜合檔案科提供了汽輪機、發電機、鍋爐及其輔助設備總圖等大量有參考價值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對8臺機組進行了現代化技術改造，改造后的機組各項經濟技術指標，達到了國內同類型機組的先進水平。通過技術改造，不僅延長了機組的壽命，使老機組煥發了青春，而且大大提高了機組安全可靠性、可控性、可調性和自動化水平，增強了企業實力，對于企業參與市場競爭，迎接新世紀挑戰，無疑具有重大的現實意義和深遠的歷史意義。在改造中，以汽機通流部分改造為重點，對發電機部分、鍋爐部分以及相應輔機進行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調速系統改DEH純電調，使機組綜合技術裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經濟效益。

2、發揮檔案的依據憑證作用，取得經濟和社會效益

例如國華徐州發電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，促進企業可持續發展，根據國華電力發展規劃，決定關停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設2臺1000MW超超臨界機組。目前，關停1—6號機組的申請已通過上級主管部門審批，機組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號機組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機組拆除前和參與機組拆除出售工作的山東電力建設第三工程公司、山東金佰生物技術有限公司等單位的工程技術人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號機組基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，并以檔案為重要依據，編制機組拆除方案，使機組拆除工作順利進行。在1—6號機組設備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術有限公司，把檔案視作機組出售的一個基礎條件。當他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統的檔案，表示滿意。正是由于1—6號機組設備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號機組整體發電設備出售同時移交，能為購買企業今后設備的安裝、運行和使用提供可靠的依據，使山東金佰生物技術有限公司愿意出2億元買下1—6號機組設備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號機組拆除與出售工作中起到了關鍵的作用。否則，1—6號機組設備只能作為廢鐵或報廢設備處理。檔案價值的發揮，使機組設備變廢為寶，為企業贏得了可觀的經濟效益。再如為了減少二氧化硫排放量，保護大氣環境，完成江蘇省政府和省環境保護廳下達的“十五”期末二氧化硫排放總量控制指標和防治計劃，我公司在#7、#8機組配套安裝煙氣脫硫設備。福建龍凈環保股份有限公司上海龍凈環保科技工程有限公司和我公司生運部、鍋爐公司等部門的工程技術人員到綜合檔案科查閱了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有價值的科技檔案，為改造工作的前期初步設計、工程的順利實施提供了基礎條件。#7、#8機組安裝脫硫裝置后，每年可減少二氧化硫排放12145噸，脫硫洗滌塔具有50％的除塵效率，煙塵排放濃度可進一步降低，改善當地大氣環境質量，因此項目具有顯著的環保效益。又如2000年10月，山西省某煤礦二位同志來我公司要求查閱1995年和1996年兩筆煤款未收到，要求徐州發電廠支付此款。我公司財務部同志來到綜合檔案科查1995年度（431—1、8、9、17）、1996年度（431—6、7）燃料明細帳及1995年度（433—199、200）、1996年度（433—3、4、5、6、37、99、149）會計憑證檔案，我公司分別于1995、1996年度向對方已付過款，使對方承認了此款已匯出這一事實。為我公司挽回了經濟損失。再又如2011年9月30日，我公司與當地農民為公司大門口處一塊十畝土地歸屬問題發生爭執，為證實此地為電廠所征用我公司經營管理部查閱了0300-8030-004案卷（銅山縣政府、茅村鄉、徐州電廠等單位關于徐州電廠第二批征地問題的批復、通知、協議等文字材料），手續齊全，完全證實此地已為我公司征過，避免了糾紛，贏得了效益。再再又如2011年10月17日，我公司與某施工單位由于深井泵房看護及灰場灰壩運行維護承包問題發生爭執，我公司紀檢監察部查閱了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看護及灰場灰壩運行維護承包協議、合同審核意見單等），證實我公司確實履行了合同協議，避免了糾紛。再再再又如國華徐州發電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，決定關停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設2臺1000MW超超臨界機組。2×1000MW機組（上大壓小）建設工程2臺機組已于2012年12月4日高水平通過達標投產和工程質量評價工作。為爭創國家級優質工程金獎，我公司邀請中電建協專家組對我公司百萬機組進行兩次創優咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、電熱、汽機、綜合指標、檔案六個專業組分別進行檢查。按中國電力優質工程獎評選辦法（2013版）最新標準，對現場實際和檔案資料進行抽查和現場檢查，相關參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協會專家組來我公司進行國家優質工程金獎現場復查。國優現場復查按“兩會三查”方式對工程實體、重要部位、關鍵工序、主要試驗、檢驗項目文件及工程檔案進行核查。通過檢查，專家們高度肯定了我公司2× 1000MW機組（上大壓小）建設工程創優工作取得的優異成績。一致認為我公司2×1000MW機組（上大壓小）建設工程符合國家優質工程審定辦法2013年版及現場復查重點部位的要求，通過國家優質工程金獎現場復查。在兩次創優咨詢檢查及國家優質工程金獎現場復查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設三公司、天津電力建設公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，檔案在為我公司順利通過國家優質工程金獎現場復查工作中起到了關鍵的作用。

3、提供檔案為企業經營決策、查處經濟案件、慣標認定、編史修志等工作發揮了積極作用

如2002年12月我廠朱廠長借閱徐州發電廠征地實況及紅線圖以及#1、#2灰場等處征地問題的批準通知書及協議書等（0300-8030-1、8、9），為領導關于我公司機組擴建提供了參考。再如1997年我公司編寫《徐州發電廠志》，廠編委先后調閱了綜合檔案室大量檔案資料（89-073-45、92-601-01、02等）編寫廠志共查閱各種檔案案卷202卷次，復印資料近5000張，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。近年來，我公司累計利用檔案材料7000多卷次，創直接經濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

三、轉換應變策略

在原有文獻的基礎上，對現有的信息資料進行比較、鑒別、篩選，然后加以歸納、概括、整理。通過聯想，加上新的觀點，編制出略高一籌新的信息。

這樣的信息理論性較強，適應于領導決策者，它屬于科研成果和其它工作結果的直接體現。

檔案工作者在編研工作中要對大量文獻進行篩選，去粗取精，隨時克服自己的缺陷，發揮自己的優點和長處。

如我公司20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組的增容降耗重大技術改造，是全國首臺國產20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組改造，其成功實施不但大大提高了我廠的技術裝備水平，而且對其它單位的改造具有重大意義。我公司首臺20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組改造完成后，我們及時收集資料，組織專門班子編寫了《徐州發電廠#6機組技術改造綜述》及《追求卓絕—徐州發電廠4號機組現代化技術改造紀實》二本書，對整個改造工程從方案確定到改造后的技術經濟性能進行了全面的資料匯總，其中既有縱向、橫向的對比分析，又有對改造后機組技術經濟效益的評估，被公司內及集團系統內管理人員認為極具權威性。

四、追擊應變策略

檔案信息提供者，在現有的條件下，應隨時了解、掌握檔案信息利用者的需求和發展，預測檔案信息利用者下一步的需求。步步跟蹤信息利用者的需求，及時編制出新的檔案信息資料，從信息角度而言，隨時把“靜態”的文獻，變為“動態”的信息，使原有的“靜態”通過“動態”再變成“靜態”。

這是一條應變力較強的策略，它適應于當前的改革，能隨著改革的浪潮，根據改革的需要，不斷提出新課題，解決新問題，并使整個編研工作充滿活力。如我公司2× 1000MW機組（上大壓小）建設工程2臺機組2011年底投產后，我們根據利用者需求及時編制出《2×1000MW機組（上大壓小）建設工程合法性文件匯編》等編研材料。

五、調研應變策略

檔案信息提供者隨時將深入信息利用者的環境，探知信息利用者的需求，分析和了解對方的實際情況。針對信息利用者的需求特點，主動向對方提出編研項目，征求對方對編研內容的意見，然后編研者根據信息利用者提出的問題和意見，有針對性地編寫和確定編研內容。此策略能充分發揮編研工作者的優勢，最大限度地提高檔案的利用率，能把利用的立足點放到現代化建設服務上來。如我公司編寫的編研材料《歷年安全生產典型事故匯編》、《科研成果匯編》、《電氣設備銘牌手冊》、《征地文件匯編》等，都成為了管理人員日常辦公離不開的工具，深受工程技術人員的歡迎。

六、翻新應變策略

檔案信息是為實現某種特定的行動時起到一定的作用，它具有一定的“時效性”，因此，我們在確定一個項目

后，要盡快地進行編研，以便提供利用。但在我們編研工作中，往往因資料不全、查找困難等等，這樣或那樣的客觀因素，造成時間上的拖延，致使某項編研項目拖延很長時間才能完成，由于時間上的推移，客觀事物的變化，這條檔案信息往往失去了對當時某種特定行動的指導意義，如果我們將這條減效的檔案信息重新進行科學加工，翻新整理，從中提取對現實有價值的東西，再加上一些對現實有指導意義的新內容，并改換其題目，此條檔案信息便可以重新得到活力，能再被得以提供和利用。

這是一條較被動的應變策略，是一種補救的辦法。

從信息的角度來研究檔案信息的應變策略問題，這只是初步嘗試和探索，對其全面的認識，還有待于在實踐中進一步地研討，不斷完善。上述看法，僅起拋磚引玉的作用，希望能夠引起同行的重視，用以指導我們的工作實踐。

王巍，男，漢族，1965年11月生，神華國華徐州發電有限公司檔案室科檔主管，研究館員。

Talking about Coping Strategies of Archives Information

Wang Wei
（Comprehensive Archives，Shenhua Guohua Xuzhou Power Generation Company LimitedXuzhou221166）

How to improve the coping ability of archives work and keep up with the pace of change of times is worth thinking in archives work.Six coping strategies of archives information are preliminarily discussed in this paper.

Archives informationCoping strategy

G270

B

160316-7231